Wolontariat pracowniczy – jak go wdrożyć ?

Forma działania CSR przedsiębiorstwa powinna być zgodna z   profilem działalności firmy, aby w pełni wykorzystać jego zasoby, uwzględniać   jej wielkość, wpływ na otoczenie biznesowe oraz możliwość uzyskania wymiernych wyników. Należy pamiętać, że szczególnie istotne jest profesjonalne zaprojektowanie i wdrożenie strategii zgodnie z wizją pragmatycznego działania.

Jednym z obszarów CSR są pracownicy, a więc w tym przypadku ich wkład w pomoc organizacjom pozarządowym bądź innym instytucjom. Pracownicy-wolontariusze świadczą różnego rodzaju prace na rzecz potrzebujących, wykorzystując swoje umiejętności i zdolności, natomiast firma umożliwia im podejmowanie takich inicjatyw oraz wspiera ich działania finansowo lub organizacyjnie.

Wdrożenie programu wolontariatu pracowniczego w firmie to niezwykle złożony projekt, a jego powodzenie w dużej mierze zależy od dobrego przygotowania się i gotowości do zmierzenia się z nieuniknionymi wyzwaniami.

Aby rozpocząć realizację wolontariatu pracowniczego przede wszystkim należy zadbać o odpowiednie przygotowanie:

1. Zaplecza organizacyjnego – zawsze potrzebna jest osoba koordynująca lub dział, który nadzoruje działania wolontariuszy. Błędnym założeniem jest, iż wolontariat „żyje własnym życiem”, czyli bez kosztów i bez zaangażowania dodatkowych pracowników
2. Zdobycie przychylności zarządu – Zarząd firmy musi wspierać i rozumieć rolę wolontariatu pracowniczego – bez wsparcia kadry zarządzającej nie uda się zrealizować programu, do którego musimy zaangażować pracowników na rożnych szczeblach w organizacji.
3. Pracownicy powinni mieć możliwość sprawdzenia, czym jest wolontariat – należy zaoferować im wachlarz projektów, możliwość sprawdzenia się w różnych obszarach. Ważny jest łatwy dostęp i przejrzysta komunikacja z osobami koordynującymi cały program
4. Wolontariat lepiej zacząć od zaproszeń do zaangażowania się w pojedyncze akcje – rzadko kto zostaje wolontariuszem od razu i na stałe
5. Warto ustalić, którzy z pracowników mają podobne doświadczenia z przeszłości i pozyskać ich do promowania idei (np. status Reprezentanta, konkurs na Wolontariusza Roku) są one doskonałymi osobami do pełnienia roli swoistych „ambasadorów” wolontariatu w firmach
6. Dobrym pomysłem na zapoczątkowanie wolontariatu może okazać się zorganizowanie wyjazdu integracyjnego dla pracowników z elementami wolontariatu – zamiast typowych zajęć integracyjnych – ochotnicy wspólnie uczestniczą w zaplanowanych wcześniej projektach.

Sam instruktaż i łatwy dostęp do informacji mogą jednak nie wystarczyć do zachęcenia pracowników do wolontariatu pracowniczego, warto zatem zadbać o motywację i dodatkowe zachęty. W przypadku osób, które już działają jako wolontariusze poza pracą, taką rolę może spełnić po prostu dobre zaplecze organizacyjne i możliwość skorzystania dzięki firmie z dodatkowego wsparcia dla swojej „potrzeby serca”. Inne czynniki zwiększające szanse na zmotywowanie pracowników to:

• Dofinansowanie danej organizacji w uzupełnieniu do określonej liczby godzin poświęconych przez pracownika na jej rzecz w ramach wolontariatu pracowniczego (fund matching)
• Bogata paleta możliwych opcji zaangażowania dla ochotników – niektórzy wolontariusze angażują się tylko raz do roku i pomagają konkretnej organizacji lub biorą udział w konkretnej, jednorazowej akcji; inni wolą bardziej systematyczną, częstszą współpracę. Ale i oni czasem potrzebują zmiany i zadań wolontariackich innych niż te, którymi zajmowali się dotychczas. Różnorodne opcje zmniejszają także ryzyko znużenia się pracowników-wolontariuszy prowadzonymi przez nich działaniami
• Uwidocznienie tzw. wolontariatu kompetencji – w przypadku niektórych osób, niechętnych do „tradycyjnych”, bezpośrednich form pomocy, dobrym pomysłem będzie możliwość wsparcia innych uczestników programu wolontariackiego poprzez podzielenie się swoją wiedzą czy swoimi umiejętnościami (np. przeprowadzenie szkolenia).

Z pewnością warto zrobić bazę potencjalnych partnerskich organizacji pozarządowych czy instytucji samorządowych, kierując się zakresem ich działania bądź też lokalizacją. Warto pamiętać, że wybór obszaru działalności organizacji, które chcemy wesprzeć należałoby wybrać zgodnie z zasadą SMART. Punktem wyjścia może być baza organizacji dostępna na NGO.pl. Często również sami pracownicy-wolontariusze wskazują organizacje, z którymi chcieliby współpracować czy które chcieliby wesprzeć. Nierzadko zaś organizacje same zgłaszają się do firm z prośbą o wsparcie – warto wówczas zorientować się, czy jest możliwość udzielenia wsparcia poprzez wolontariat pracowniczy.

Mimo szeregu korzyści płynących z prowadzenia wolontariatu pracowniczego w firmie, wdrażanie go bez wyraźnego zaangażowania ze strony pracowników i zarządu jest bezcelowe. Jeżeli mimo szczerych chęci i wysiłków nie udaje się nam przekonać do wolontariatu ani osób decyzyjnych, ani współpracowników, może trzeba zaczekać na inny moment. Tymczasem można spróbować zachęcić do wprowadzenia innych form dających pracownikom możliwość włączenia się w zaangażowanie społeczne firmy – np. payroll czy fund matching.

Milena Stańczyk
Progres HR