W poszukiwaniu strat, czyli jak ograniczac koszty produkcji dokumentów i zarzadzania informacja w przedsiebiorstwie

Kryzys finansowy w 2008 r. spowodował zmianę podejścia do monitorowania kosztów w przedsiębiorstwach. Zaczęto uważnie przyglądać się wszystkim czynnikom, które mają wpływ na wyniki finansowe, w tym także wydatkom na druk dokumentów. Jak wykazały analizy, większość kadry menedżerskiej nie jest w stanie określić precyzyjnie liczby zainstalowanych urządzeń drukujących w swoim przedsiębiorstwie, a ta czasami nawet dziesięciokrotnie przekracza potrzeby.

Z tego powodu dzienny wskaźnik eksploatacji niektórych z nich wynosi zaledwie 3 proc! Mniej niż połowa firm regularnie monitoruje koszty druku, a tylko nieliczne dokonują analizy infrastruktury z nią związanej. Nikt nie zastanawia się, czy każdy faks, kopiarka lub drukarka jest naprawdę potrzebna. Większość firm posiada bardzo różnorodną flotę urządzeń drukujących. Im większe przedsiębiorstwo i dłużej działa na rynku, tym większa paleta urządzeń kupionych u różnych producentów i pozostających w różnym stanie technicznym. To wynik braku skoordynowanej polityki zakupowej i jednolitego systemu zarządzania dokumentami. Jeśli firma posiada swoje oddziały w wielu miastach, sytuacja może być jeszcze gorsza, bo każdy z kierowników placówki inwestuje na własną rękę. Nie trzeba nikomu tłumaczyć, że stary i różnorodny park maszynowy niepotrzebnie generuje dodatkowe koszty. Wiąże się to głównie z serwisowaniem, mało racjonalnym wykorzystaniem urządzeń oraz zamawianiem i magazynowaniem dużej ilości różnorodnych materiałów eksploatacyjnych.

Optimized Print Services lekarstwem na wysokie koszty

Receptą na zmianę tej sytuacji i zaprzestanie marnotrawienia pieniędzy jest aktywne zarządzanie procesem druku. Konica Minolta proponuje firmom pakiet o nazwie OPS Monitoring Comfort Plus, czyli zestaw usług usprawniających funkcjonowanie firmowej infrastruktury. Polega on na zarządzaniu i serwisowaniu wszystkich urządzeń drukujących będących w dyspozycji przedsiębiorstwa, bez względu na ich ilość, lokalizację oddziałów firmy oraz producenta maszyn. Rozwiązanie pozwala monitorować ponad 23 tys. modeli urządzeń wyprodukowanych na całym świecie i zapewnić do nich ciągłą dostawę materiałów eksploatacyjnych oraz opiekę serwisową. Oprogramowanie do zarządzania urządzeniami monitoruje ich stan i informuje o tym, kiedy potrzebne są materiały eksploatacyjne. Raportowanie odbywa się automatycznie. Jeśli coś złego się dzieje, technicy serwisu są o tym od razu informowani. System jest praktycznie bezobsługowy od strony informatycznej.

Dzięki usłudze OPS klienci mogą się pozbyć kłopotów związanych z serwisowaniem, logistyką i ujednolicić system zarządzania drukiem. Każdy z menedżerów doskonale wie, że zawarcie jednego dużego kontraktu na obsługę serwisową zamiast kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu mniejszych znacznie upraszcza zarządzanie i przynosi szybkie obniżenie kosztów w firmie. Ważnym elementem zmian jest wprowadzenie mechanizmów kontroli wykorzystania sprzętu i ograniczenie do niego dostępu osób przypadkowych. Monitoring pozwala śledzić wykorzystywanie wszystkich urządzeń przez pracowników i dokładnie określić ilość stron, które każde z nich wykonało w ciągu miesiąca.

Optymalizacja druku – konieczność nie fanaberia

Pakiet OPS Konica Minolta składa się z trzech filarów: doradztwa, wdrożenia i obsługi.

Optymalizacja zawsze zaczyna się od audytu. Służy on przede wszystkim poznaniu środowiska klienta. Określamy w nim wszystkie jego bolączki, z którymi boryka się przy produkcji dokumentów. Zaczynamy od inwentaryzacji sprzętu i poznania jego stanu technicznego. Zbieramy także informacje na temat wolumenów drukowanych na konkretnych urządzeniach z podziałem na dokumenty czarno-białe i kolorowe. Analizujemy również, czy nie ma spiętrzeń produkcyjnych i czy na przykład jakaś jednostka nie musi na początku czy pod koniec miesiąca wyprodukować 80 proc. wszystkich potrzebnych dokumentów. Druga część audytu to badanie wymagań i potrzeb użytkowników. Rozmawiamy z kluczowymi menedżerami w firmie o tym, czego od nas oczekują i jak nasze rozwiązania mogą usprawnić ich pracę. Pytamy użytkowników o ich problemy związane z funkcjonowaniem istniejącej infrastruktury. Całości dopełnia analiza kosztów produkcji dokumentów. Analizujemy wydatki związane z zakupem materiałów, serwisem i konserwacją urządzeń oraz koszty ich finansowania. Oceniamy także, w jakim stopniu dział IT jest zaangażowany w zadania związane z obsługą użytkowników i drukarek. Cały audyt trwa około dwóch miesięcy. Przez pierwszy miesiąc specjaliści Konica Minolta gromadzą dane. To minimalny okres, żeby poznać klienta. Kolejne dwa, trzy tygodnie to okres analizy i opracowywania zebranych informacji. Jedna lub dwie osoby przygotowują raport, a potem wspólnie z naszym działem wdrożeniowym i handlowym zastanawiają się, jakie rozwiązania zastosować i jaki model finansowania wybrać.

Jak się okazuje, choć duże przedsiębiorstwa wydają na druk nawet kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie, często nikt z kierownictwa nie zdaje sobie z tego sprawy. Wszystko dlatego, że wydatki są rozproszone pomiędzy różne działy, odpowiedzialność za zarządzanie drukiem niejasna, a pojedyncze faktury niewielkie. Dział IT wie, ile wydaje na drukarki, administracja wie, ile kosztuje ją papier, toner i serwisowanie urządzeń, ale z reguły nikt nie zdaje sobie sprawy z tego, ile naprawdę wydaje się w ciągu roku na drukowanie dokumentów. Większość z klientów jest jednak wyraźnie zaskoczona, kiedy dowiaduje się, ile one wynoszą. Z punktu widzenia banku, dużej instytucji finansowej czy handlowej wydatki na toner czy serwis drukarek w wysokości 50-200 zł to niewiele. Kiedy jednak w ciągu miesiąca zbierze się kilkadziesiąt takich faktur, okazuje się, że jest to spora suma i można na nich sporo zaoszczędzić. Na koszty druku składa się wiele czynników, a kupno najtańszego urządzenia z reguły przekłada się na dużo wyższe koszty eksploatacji, i to przez wiele lat (patrz tabela 1).

Ostatni etap to proces wdrożenia. Często wiąże się on z redukcją ilości urządzeń oraz ujednoliceniem parku maszyn. Z wieloletnich doświadczeń Konica Minolta wynika, że firmy, które zdecydowały się na aktywne zarządzenie drukiem mogą zredukować roczne wydatki na ten cel nawet o kilkadziesiąt procent. Wiąże się to głównie ze zmniejszeniem kosztów serwisowania urządzeń, ich bardziej racjonalnym wykorzystaniem oraz rezygnacją z wcześniejszego zamawiania i składowania dużej ilości różnorodnych materiałów eksploatacyjnych. Według badań IDC z roku 2009 największe oszczędności – ok. 50 proc. zanotowano w wydatkach na toner, eksploatację urządzeń i ich serwis. O blisko 30 proc. spadły wydatki na papier, a ok. 20 proc. na dział IT i helpdesk (patrz wykres 1).

Dzięki wymianie sprzętu nawet w krótkim czasie możliwe jest ograniczenie kosztów produkcji dokumentów o jedną trzecią. Koszt wydrukowania jednej strony formatu A4 za pomocą nowoczesnego urządzenia wielofunkcyjnego jest wielokrotnie niższy niż w prostej drukarce nabiurkowej. W przypadku druku monochromatycznego jest on blisko sześciokrotnie mniejszy, a druk kolorowy jest ponad dwukrotnie tańszy! Przy produkcji 5 tys. stron oszczędności z tego tytułu wynoszą blisko 2 tys. zł. W ciągu 48 miesięcy, czyli w całym okresie użytkowania urządzenia, koszty eksploatacji prostej drukarki nabiurkowej mogą sięgać nawet 40 tys. zł, a urządzenia wielofunkcyjnego tylko 12 tys. zł. Oszczędności są więc widoczne gołym okiem… (patrz tabela 2).

Jedno nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne jest nie tylko tańsze w eksploatacji, ale potrafi zastąpić kilka prostych drukarek, kopiarek i skanerów. Umożliwia także wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera bez użycia papieru. Nowoczesny software do rozpoznawania i digitalizacji znaków, po ich wcześniejszym zeskanowaniu, potrafi też szybko przetworzyć dokumenty zapisane na papierze do formatu Word, Excel lub PDF, które łatwo mogą być edytowalne na ekranie komputera i dalej przetwarzane. Aby ograniczyć wydatki na papier i poprawić bezpieczeństwo, pracodawcy często decydują się na wprowadzenie systemów umożliwiających autoryzację użytkowników. W wielu dużych firmach to już właściwie standard. Dzięki zastosowaniu kart zbliżeniowych lub kodów PIN można zidentyfikować wszystkie osoby drukujące dokumenty. Pozwala to precyzyjnie określić ilość wykonanych kopii przez każdy z działów oraz każdego z użytkowników. Sama świadomość tego faktu wśród pracowników powoduje znaczny spadek wolumenu drukowanych materiałów.

Nowoczesne aplikacje oferowane przez Konica Minolta pozwalają nie tylko na bezpieczną pracę w sieci, ale również na określenie zakresu uprawnień pracowników. Można na przykład ograniczyć liczbę osób upoważnionych do wykonywania prac w kolorze lub ustanowić dla każdego działu miesięczne limity druku. Możliwe jest także wprowadzenie standardowego, czarno-białego wydruku dwustronnego. Aby ograniczyć koszty, oprogramowanie automatycznie rozpoznaje specyfikę poszczególnych prac i kieruje je do druku na właściwych urządzeniach, np. materiały o dużej objętości wytwarzane są na innym sprzęcie niż standardowe. Z kolei ze względów bezpieczeństwa dokumenty o dużej wrażliwości pochodzące z działów strategicznych firmy są drukowane tylko na dedykowanych urządzeniach, w pomieszczeniach niedostępnych dla osób postronnych. Możliwość identyfikacji wszystkich użytkowników sieci oraz całkowita kontrola nad obiegiem dokumentów znacznie poprawia bezpieczeństwo w firmie. Nowoczesne rozwiązania Konica Minolta umożliwiają także drukowanie dokumentów w tzw. trybie podążającym i odbieranie ich z każdego zainstalowanego w przedsiębiorstwie urządzenia. Prace drukowane są dopiero po pojawianiu się osoby zamawiającej przy odpowiedniej maszynie i weryfikacji jej tożsamości poprzez wpisanie kodu PIN bądź użycie karty magnetycznej. Dzięki temu osoby nieupoważnione nie mają dostępu do zamówionych prac.

Podczas wdrożenia duże znaczenie przywiązujemy do procesu szkolenia. Pracownicy są zazwyczaj bardzo przyzwyczajeni do własnej drukarki na biurku i boją się zmian. Jeśli im ją zabieramy i każemy odbierać wydruki na korytarzu, to zawsze staramy się im dać coś w zamian, np. możliwość druku w kolorze lub różne finiszery, aby nie musieli ręcznie zszywać dokumentów. Początek wdrożenia i opieka nad klientem zaraz po przyłączeniu systemu jest bardzo ważna. Jak czegoś potrzebuje, to trzeba przy nim być i doradzać. Także z tego powodu przy każdym urządzeniu staramy się wieszać skróconą instrukcję obsługi. Od niedawna Konica Minolta proponuje nową usługą, i-training. Na naszym portalu są dostępne filmy na temat obsługi urządzeń. Zazwyczaj po pół roku od momentu wdrożenia wszyscy są już zadowoleni z nowych rozwiązań.

Jesteśmy elastyczni

Kiedy lepiej poznajemy firmę i jej problemy, to rozszerzamy obszary, w których dokonujemy optymalizacji. Jeśli widzimy, że jest dużo druku nietypowego, np. A0, lub trzeba składać dokumenty, to proponujemy stworzenie centrum reprograficznego, gdzie nasz pracownik wykonuje bardziej skomplikowane prace. Wtedy staramy się zastosować większe urządzenia, gdzie koszt jednostkowy przygotowania kopii jest mniejszy. Jesteśmy w stanie obsłużyć klienta w pełnym spektrum od formatu A4 do A0 i drukować setki tysięcy stron miesięcznie. Stworzenie centralnych punktów reprograficznych jest bardzo opłacalne zwłaszcza w dużych firmach zatrudniających powyżej 500 pracowników, gdzie produkuje się wiele różnych dokumentów. Instalowane są tam urządzenia poligraficzne o dużej wydajności. Oprócz tego, że mają one dużą szybkość, zapewniają dużo niższe koszty druku, lepszą jakość oraz większe możliwości wykańczania dokumentów. Nowe działy nastawione są na produkowanie materiałów marketingowych, a w wielu przypadkach także faktur dla klientów. Nowoczesne urządzenia Konica Minolta są w stanie drukować nawet pół miliona stron miesięcznie. Centralne punkty reprograficzne są bardzo popularne na Zachodzie Europy. Na naszym rynku jest ich póki co o wiele mniej, ale duże koncerny zaczynają doceniać potrzebę ich tworzenia. Powstają głównie w bankach oraz dużych koncernach zajmujących się produkcją przemysłową. Mamy nadzieję, że i w Polsce ta tendencja będzie bardziej widoczna.

W ramach pakietu OPS na życzenie klienta Konica Minolta może oddelegować do jego siedziby osobę, która na miejscu będzie odpowiadała za nadzór i obsługę floty drukującej. Oprócz koordynowania zleceń serwisowych, dostaw materiałów eksploatacyjnych czy generowania potrzebnych raportów, w zakres jej obowiązków wchodzić może także pomoc we wspieraniu użytkowników i rozwiązywaniu problemów, na jakie napotykają oni podczas codziennej eksploatacji maszyn. Obecnie zajmują się tym głównie działy IT, co zabiera ich pracownikom wiele cennego czasu. Zamiast zajmować się rozwiązywaniem zadań kluczowych dla banku, wymieniają oni toner w drukarkach bądź wyciągają ze środka papier, który się w nich zaciął. Jeśli firma posiada własny centralny punkt reprograficzny, który realizuje wewnętrzne zlecenia na druk dokumentów lub zleci jego stworzenie, to osoba oddelegowana przez Konica Minolta w ramach kontraktu może odpowiadać za jego prowadzenie. To wszystko przynosi kolejne wymierne oszczędności.

Jeśli jest to ekonomicznie uzasadnione, proponujemy przeniesienie produkcji części dokumentów do podmiotów zewnętrznych, które zajmują się drukiem profesjonalnie. Z doświadczeń zdobytych przez pracowników Konica Minolta wynika, że każda instytucja może sporo zaoszczędzić na zlecaniu innym produkcji korespondencji masowej skierowanej do klientów. Z jednej strony możemy być partnerem dla klientów, jeśli chodzi o działalność centralnych punktów reprograficznych i usprawnianie ich codziennej pracy. Z drugiej strony, mamy takie możliwości techniczne, żeby przejąć na siebie produkcję dokumentów, które dla klientów stanowią duże obciążenie finansowe. Chcemy kompleksowo rozwiązywać problemy związane z drukiem, a nie tylko dostarczać urządzenia.

Jak proces optymalizacji wygląda w praktyce

Niedawno specjaliści Konica Minolta dokonali restrukturyzacji procesów związanych z produkcją dokumentów w centrali dużego banku oraz w jego 400 oddziałach na terenie całej Polski. Podczas audytu przeprowadzono wizje lokalne w centrali oraz w dużych oddziałach. Do mniejszych placówek rozesłano ankiety. W wyniki procesu restrukturyzacji i centralizacji druku Konica Minolta dostarczyła około 500 sztuk urządzeń wielofunkcyjnych o prędkościach od 25 do 45 str./min. W centrali zainstalowano system kontroli kosztów oraz dostępu do urządzeń za pomocą kart zbliżeniowych. Po wdrożeniu nowego systemu znacznie spadła ilość urządzeń drukujących z blisko 1,5 urządzenia na pracownika do poziomu zaledwie 0,63! Ograniczono także koszty administracyjne związane z obsługą różnorodnego parku maszynowego oraz koszty eksploatacji sprzętu poprzez dostosowanie urządzeń do nakładów na nich powstających.

Z kolei w dużej firmie z sektora ubezpieczeniowego zrealizowano projekt, którego celem było wprowadzenie centralizacji wydruku poprzez wycofanie starych, nieefektywnych drukarek nabiurkowych. Na ich miejsce wprowadzono kilkadziesiąt urządzeń wielofunkcyjnych oraz stworzono systemu rozliczania kosztów pomiędzy trzema spółkami tej samej grupy. Po dokonaniu procesu optymalizacji wszyscy użytkownicy otrzymali możliwość korzystania z systemu digitalizacji wydruków OCR. Dzięki przejęciu części zadań przez pracownika Konica Minolta znacznie ograniczono też zakres zadań związanych z obsługą urządzeń przez dział IT i administrację. Wdrożono także system SafeQ umożliwiający rozliczanie kosztów wydruków według działów oraz usługę wydruku podążającego.

Specjaliści Konica Minolta pracowali także w jednym z największych w Polsce przedsiębiorstw sprzedających energię cieplną. Wdrożenie składało się z kilku etapów. Na początku w centrali firmy zorganizowano centrum poligraficzne, a potem zajęto się placówkami w terenie. To bardzo specyficzna firma, która potrzebuje dużo map rurociągów, węzłów ciepłowniczych, i to w formacie A0. Przy użyciu starej technologii koszt jednego metra wydruku sięgał nawet 100 zł! My zaoferowaliśmy cenę kilkukrotnie mniejszą. Trudno jeszcze wyliczyć, ile firma zyska na tym rozwiązaniu, ale naszym zdaniem oszczędności powinny sięgnąć nawet 40 proc. Im większe wymagania dotyczące druku i spektrum używanej technologii, tym oszczędności są większe. Z reguły koszty druku na urządzeniach Konica Minolta są 2,5-3-krotnie mniejsze niż w przypadku popularnych drukarek nabiurkowych.

Ciekawym przykładem procesu optymalizacji było wdrożenie w dużej agencji związanej z lotnictwem cywilnym. W firmie używano ponad 570 różnego rodzaju urządzeń drukujących pochodzących aż od siedemnastu producentów! Zapewnienie serwisu i materiałów eksploatacyjnych do tak różnorodnej floty było bardzo kosztowne. W dodatku sprzęt nie pozwalał na zapewnienie bezpiecznego obiegu dokumentów w sieci, co ze względu na specyfikę firmy było bardzo ważne. Niewystarczająca była też szybkość druku. Jakby tego było mało, większość floty drukującej była użytkowana tylko w niewielkim stopniu. Aż 60 proc. wszystkich urządzeń drukowało mniej niż 5 proc. wszystkich dokumentów w firmie! Specjaliści Konica Minolta zaproponowali redukcję floty i kupno nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych pochodzących od jednego producenta. Wprowadzono też system SafeQ, który pozwala na autoryzację wszystkich użytkowników pracujących w sieci i monitorowanie kosztów. Pracownicy otrzymali też możliwość korzystania z systemu digitalizacji wydruków OCR oraz skanowania dokumentów. Przewidywane oszczędności w ciągu pięciu lat to ok. 1,1 mln zł, czyli ponad 16 proc. obecnych kosztów!

Ile oszczędzamy?

W zależności od wielkości – firmy wydają na produkcję dokumentów od kilku do kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie, a bywa, że jeszcze więcej. Dzięki wymanianie floty i wprowadzeniu autoryzacji wydruków oszczędności sięgają od 15 do 40 proc. Z doświadczeń ekspertów Konica Minolta wynika, że dzięki wprowadzeniu optymalizacji średni miesięczny poziom oszczędności na jednym urządzeniu wynosi ok. 40 zł. Po przemnożeniu tego przez liczbę używanych maszyn, średnie miesięczne oszczędności u klientów wynosiły ponad 6,2 tys. zł. Przy takich kwotach ograniczenie wydatków tylko o kilkanaście procent przekłada się na bardzo znaczące sumy (patrz tabela 3).

W dobie oszczędności kadra menedżerska szuka wszelkich sposobów na redukcję kosztów, a najlepszym lekarstwem na zbyt wysokie wydatki jest aktywne zarządzanie drukiem. Jak wynika z badań, potrzeba cięcia kosztów jest głównym czynnikiem motywującym firmy do nowych wdrożeń. Firmy w coraz większym zakresie zarządzają swoimi kosztami, bo mają świadomość, że muszą kontrolować wydatki. Rośnie też świadomość wydatków ponoszonych na produkcję dokumentów. Im firma bardziej świadoma, tym chętniej wdraża proces optymalizacji druku. Oprócz kosztów, ważnym aspektem optymalizacji jest bezpieczeństwo. Dzięki programom zarządzającym drukiem i autoryzacji użytkowników wiadomo, co pracownicy drukują i skanują. Dlatego instytucje finansowe, gdzie bezpieczeństwo musi być na wysokim poziomie, chętnie przystają na takie projekty. Dzięki nim mają pełny wgląd w to, co się dzieje z dokumentami papierowymi i elektronicznymi w firmie.

Dla niektórych klientów bezpieczeństwo obiegu dokumentów jest nawet ważniejsze niż oszczędności i to jest głównym powodem wdrażania procesu optymalizacji.

Standardowe okresy amortyzacji to 36, 48 lub 60 miesięcy. Oferujemy różne możliwości finansowania – sprzedaż, leasing lub najem wraz z Kontraktem Obsługi Klienta (KOT). Ta ostatnia forma jest najpopularniejsza, gdyż nie wymaga żadnych inwestycji. Po wdrożeniu programu optymalizacji w przedsiębiorstwie wydatki zwracają się już od pierwszego miesiąca. Klient, który wcześniej wyda- wał miesięcznie na druk 25 tys. zł, a teraz oszczędza tylko 20 proc., już od początku zyskuje i nie musi czekać na zwrot inwestycji przez kilkanaście miesięcy. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się aktywne zarządzania drukiem.

Kolejny artykuł z naszego cyklu już za tydzień

Artykuł jest częścią publikacji pod redakcją Krzysztofa Maderaka pt.: „Technologie informatyczne w zarządzaniu bankiem spółdzielczym XXI wieku”.

Paweł Grzyb
Konica Minolta Polska