Usprawnij działanie swojego przedsiębiorstwa z BeeOffice w Raiffeisen Polbank

Klienci Raiffeisen Polbank z segmentu małych i średnich przedsiębiorstw mogą zadbać o znaczne usprawnienie zarządzania powtarzalnymi, acz kluczowymi dla efektywnego działania firmy, czynnościami. Pomoże im w tym BeeOffice – system do wspomagania zarządzania procesami w przedsiębiorstwie, oferowany przez bank we współpracy z firmą BCC – twórcą systemu.

BeeOffice umożliwia pełną samoobsługę pracowniczą i menedżerską m.in. w zakresie rozliczeń delegacji, rezerwacji podróży służbowych, wniosków urlopowych, planowania i rozliczania czasu pracy. Oferuje możliwość skorzystania z funkcji zarządzania flotą samochodową, rozliczania paliwa oraz kilometrówki. Z kolei w obszarze zarządzanie zasobami pozwala na zachowanie kontroli nad procesem rezerwacji np. sal konferencyjnych. Dodatkowo BeeOffice może też pomóc w obsłudze zgłoszeń service desk. Przedsiębiorstwo może uruchomić dowolną kombinację modułów BeeOffice lub zdecydować się na jeden obszar, integrując wybrane funkcje z innymi systemami, np. ERP, HR lub serwisem bankowości internetowej R-Online Biznes.

Dzięki swej konstrukcji i dostępnym funkcjom BeeOffice znacznie skraca czas wykonywania codziennych obowiązków, a tym samym zwiększa efektywność i usprawnia pracę przedsiębiorstwa. Eliminacja papierowych dokumentów pozwala na redukcję kosztów, ale też oszczędza czas pracowników. Komunikacja wewnątrz firmy i realizacja czynności kontrolnych stają się prostsze i efektywniejsze, a przy tym dostęp do systemu możliwy jest z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy do tego dostęp do Internetu. BeeOffice można dopasować do indywidualnych potrzeb każdej firmy, dobierając odpowiedni zestaw funkcji – mówi Magdalena Wypych, Dyrektor ds. Bankowości Transakcyjnej w Raiffeisen Polbank.

Dostępne w ramach BeeOffice moduły wspierające kompleksowe zarządzanie firmą to: Urlopy, Delegacje i podróże służbowe, Terminarz, Rezerwacje zasobów firmowych, Wnioski, Zapotrzebowania, Samochody, Licencje, Service Desk i Forum dyskusyjne.

1. Urlopy to moduł, który umożliwia całkowicie elektroniczną obsługę procesu akceptacji i kontroli wykorzystania urlopów. Uprawnieni pracownicy mają możliwość tworzenia, wyświetlania i modyfikacji planu urlopów w formie przejrzystej tabeli, a dane o urlopach są dostępne w terminarzu. Każdy pracownik może szybko sprawdzić, jakiego typu i ile urlopu już wykorzystał oraz ile dni wolnego pozostało mu do dyspozycji.
2. Delegacje to samoobsługowy formularz dostępny online dla pracownika, przełożonego i księgowości. Cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania wniosku przez przełożonego oraz rozliczania kosztów odbywa się w jednym miejscu.
3. Terminarz umożliwia planowanie zadań, wgląd w poszczególne aktywności oraz rozliczanie czasu poświęconego na konkretne projekty, działania czy klientów.
4. Rezerwacje zasobów firmowych to moduł pozwalający na sprawne zarządzanie takimi zasobami, jak: salki szkoleniowe, rzutniki, zestawy GPS, itp. W każdej chwili można sprawdzić ich dostępność, przejrzeć zapisy z wykorzystania danego zasobu firmy. Szybko można dowiedzieć się, np. ile dni w roku korzystano z rzutnika, ale też na podstawie twardych danych rozważyć, czy opłaca się utrzymywać mieszkanie firmowe, biorąc pod uwagę jego obłożenie.
5. Rezerwacje podróży służbowych pozwalają usprawnić komunikację pomiędzy pracownikami a osobami z działów administracyjnych, które zajmują się rezerwacją hoteli, biletów, itp.
6. Składanie wniosków o zgodę na zakup ułatwia zarządzanie procesem zakupowym w firmie z podziałem na rodzaje wniosków.
7. Licencje usprawniają zarządzanie licencjami na oprogramowanie, dzięki definiowaniu listy dostępnych licencji, rejestrowaniu zakupów, wydań i zwrotów. W każdej chwili można zweryfikować, kto posiada daną licencję, kto ją wydał oraz ile i jakich licencji jest aktywnych.
8. Samochody to z kolei moduł pozwalający na definiowanie pojazdów służbowych i ich przypisywanie pracownikom, rejestrację ich właściwości, np. terminów wygasania badań technicznych, końca polis czy leasingu. Moduł umożliwia rozliczanie paliwa tankowanego do pojazdów służbowych, w tym transakcji dokonywanych kartami flotowymi.
9. Firmowe forum dyskusyjne może pełnić rolę bazy wiedzy, miejsca do dyskusji lub tablicy ogłoszeń dla wszystkich pracowników.
10. ServiceDesk w prosty sposób porządkuje obsługę wewnętrznych zgłoszeń serwisowych,  dając na bieżąco wgląd w status zgłoszonych spraw.

BeeOffice można połączyć z systemem bankowości internetowej R-Online Biznes, np. w celu wysłania płatności do banku w ramach rozliczenia delegacji pracownika lub pobrania danych transakcyjnych. Umożliwia to uniwersalny i funkcjonalny interfejs BeeOffice Connect.

Marcin Jedliński
rzecznik prasowy Raiffeisen Bank Polska S.A.