Temat numeru: Adaptacja rozwiązań IT do wsparcia procesów zarządzania w samorządzie

Piotr Didenkow

E-urząd i e-usługa

Przynależność Polski do Unii Europejskiej stawia przed krajami członkowskimi niebanalne wyzwania w zakresie informatyzacji. Zwiększenie dostępności klientów do usług, możliwość alternatywnego załatwienia spraw i działanie na jak najwyższym poziomie to główne zadania jednostek samorządu terytorialnego. Dla dobrego rozumienia sprawy warto na początku zdefiniować podstawowe pojęcia, takie jak e-urząd i e-usługi. Do tej pory w każdym urzędzie, gdy załatwialiśmy jakąś sprawę (meldunek, dowód osobisty, skarga itp.), wysyłaliśmy pismo lub zostawialiśmy wypełnione formularze papierowe, oczywiście, opatrzone naszymi danymi osobowymi i podpisem. W celu usprawnienia załatwiania spraw w urzędach (szczególnie przez przedsiębiorców) bez konieczności ich odwiedzania wymyślono bezpieczny podpis elektroniczny, który zastępuje identyfikację i podpis. Żeby go stosować, należy przekształcić formularze papierowe do postaci elektronicznej. Poza tym należy udostępnić je w serwisie internetowym. Wtedy możemy twierdzić, że samorząd posiada e-urząd lub udostępniliśmy e-usługi.

Adaptacja rozwiązań IT w samorządzie

Planując uruchomienie e-usług w administracji samorządowej, należy zdawać sobie sprawę z konieczności zastosowa nia wielu elementów technicznych, aby e-usługi działały bezpiecznie, skutecznie i wydajnie. Obecnie na rynku jest oferowanych wiele rozwiązań typu e-urząd. Ceny kształtują się od kilkudziesięciu tysięcy złotych do kilku, a nawet kilkunastu milionów złotych.

Najtańsze rozwiązania typu e-urząd to systemy z reguły oparte na obiegu dokumentów, który zawiera możliwość tworzenia prostych formularzy elektronicznych, zdarzają się jeszcze bezpiecznego podpisu elektronicznego. Rozwiązania droższe to z reguły takie, w których ciężar integracji przejmują specjalne elementy techniczne – silnik procesów biznesowych lub szyna integracyjna.W zależności od rozmiaru urzędu, złożoności powiązań, liczby jednostek podległych i stopnia zinformatyzowania należy przeznaczyć odpowiednie środki finansowe w budżecie samorządu na wdrażanie kolejnych informatycznych udoskonaleń.

Autor jest doktorantem Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego.

IT zmienia samorząd

Planując uruchomienie e-usług w jednostce samorządu terytorialnego, należy pamiętać, że ich zastosowanie w istotny sposób zmienia funkcjonowanie urzędu. Pisma i sprawy od momentu uruchomienia mogą docierać w postaci dokumentów elektronicznych, co wymaga zastosowania wielu elementów technicznych w celu zapewnienia sprawnej, wydajnej i bezpiecznej obsługi tego dodatkowego sposobu komunikacji między urzędem a jego klientem lub klientami. Dokumenty elektroniczne to najczęściej formularze elektroniczne, które należy traktować w podobny sposób do dokumentów papierowych, jednak teczki i rejestry muszą zamienić się w odpowiedniki elektroniczne, co często stanowi dużą barierę we wdrażaniu usług e-urzędu. Niektóre z urządzeń technicznych są obowiązkowe, jak np. serwery udostępniające formularze elektroniczne dla klientów urzędu. Inne są opcjonalne, jak choćby elementy oprogramowania narzędziowego. Opcjonalność może polegać na tym, że sama dziedzina, np. zapewnienie bezpieczeństwa, jest kwestią obligatoryjną, ale narzędzia do zapewnienia tego celu mogą być dobrane różnie. Po prostu nie ma skończonego zestawu stosowanych narzędzi. Można jednak określić podstawowe elementy techniczne w podziale na warstwy. Są to: n sprzęt i infrastruktura n oprogramowanie narzędziowe n oprogramowanie użytkowe.

Sprzęt i infrastruktura

Elementy techniczne z warstwy sprzęt i infrastruktura związane są z serwerami, urządzeniami oraz z łączami sieciowymi, poprzez które następuje udostępnianie e-usług w internecie. Warstwa ta jest bardzo ważna w kontekście zapewnienia wydajności i bezpieczeństwa. Oczywiście nie istnieje jedyny słuszny zestaw sprzętu. Są jednak pewne zasady i parametry, które decydują o zastosowanej architekturze sprzętowej. W zależności od wielkości urzędu i liczby mieszkańców należy zastosować różne rozwiązania w tej warstwie, np. w małym urzędzie wystarczy jeden serwer formularzy elektronicznych, natomiast duży urząd powinien zastosować dwa serwery połączone ze sobą w klaster. Ważne jest, aby w realizowanych projektach IT przywiązywać odpowiednią wagę do projektowania architektury sprzętowej. Elementy techniczne w warstwie sprzęt i infrastruktura to: serwery, urządzenia HSM oraz czytniki kart kryptograficznych. Serwery są miejscem do zapewnienia niezawodnego działania całego systemu. Podstawowe serwery mogą być przeznaczone do obsługi elektronicznej skrzynki podawczej (ESP), podsystemu obiegu dokumentów, archiwum elektronicznego, szyny integracyjnej, silnika procesów biznesowych, formularzy elektronicznych oraz oprogramowania merytorycznego. Mogą funkcjonować zarówno na jednym sprzęcie, jak i każdy na osobnym, w zależności od przyjętej architektury. Co do urządzeń HSM (Hardware Security Model) to sprzętowy moduł bezpieczeństwa spełniający wymagania normy FIPS 140-2 poziom 3 lub wyższy (Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych – Dz.U. nr 227, poz. 1664). Moduł ten służy do obsługi dokumentów elektronicznych doręczonych do jednostki samorządu terytorialnego oraz do wytwarzania urzędowych poświadczeń odbioru (UPO). Certyfikat zastosowany do wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru musi zawierać adres elektroniczny jego weryfikacji i tutaj jedna ważna uwaga: urządzenie HSM, aby spełniało wymogi rozporządzenia, musi być umieszczone w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu. Natomiast czytnik kart kryptograficznych jest często podłączany (poprzez USB, RS232 lub PCMCIA) do komputera będącego stacją roboczą klienta urzędu lub pracownika urzędu. Klient urzędu w momencie wypełnienia formularza elektronicznego w przeglądarce internetowej wkłada kartę z certyfikatem kwalifikowanym w celu złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego. Pracownik urzędu analogicznie, ale najczęściej w podsystemie obiegu dokumentów, może podpisać dokument bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Oprogramowanie narzędziowe

Firmy informatyczne oferują też szeroki wachlarz oprogramowania narzędziowego, do którego można zaliczyć m.in. oprogramowanie systemowe czy też oprogramowanie integracyjne, a także oprogramowanie typu serwer aplikacyjny, począwszy od systemów operacyjnych, a skończywszy na bazach danych czy komponentach elektronicznej skrzynki podawczej (ESP). Oprogramowanie systemowe to systemy operacyjne (np. MS Windows czy GNU Linux) zapewniające niezawodną pracę serwerów. To także wszelkiego typu oprogramowanie wspomagające i monitorujące sprzęt, zasoby podłączone do serwera. Oprogramowanie antywirusowe również jest częścią oprogramowania działającego na serwerze i ma za zadanie sprawdzanie dokumentów obsługiwanych przez dany serwer. Na koniec można jeszcze wymienić oprogramowanie typu firewall, którego zadaniem jest zabezpieczenie dostępu do serwera i jego usług. Oprogramowanie integracyjne wraz z podsystemem obiegu dokumentów jest „sercem” systemu e-urząd. W celu sprawnej integracji tak wielu elementów oprogramowanie typu szyna integracyjna lub silnik procesów biznesowych zapewniają przejrzystą komunikację. Pośredniczą w komunikacji między wszystkimi elementami. Dzięki zastosowaniu tego typu oprogramowania urząd zyskuje otwartość w kontekście podłączania nowych formularzy elektronicznych czy integracji z oprogramowaniem merytorycznym. Oprogramowanie typu serwer aplikacyjny to platforma, na której działają aplikacje użytkowe, takie jak portal czy formularze elektroniczne. To serwery aplikacyjne udostępniają komponenty do obsługi bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wybór odpowiedniego serwera aplikacyjnego ma wpływ na wydajność aplikacji działających w przeglądarce internetowej, ich bezpieczeństwo oraz możliwości funkcjonalne. Bazy danych działają w tle prawie wszystkich aplikacji, szczególnie użytkowych. Dotyczy to formularzy elektronicznych, podsystemu obiegu dokumentów czy aplikacji merytorycznych. Oprogramowanie to ma wpływ na wydajność działania poszczególnych aplikacji, szczególnie w kontekście pobierania i wyszukiwania informacji. Elektroniczna skrzynka podawcza to oprogramowanie zapewniające m.in. wydawanie urzędowych poświadczeń odbioru (UPO) w ścisłym powiązaniu z urządzeniem HSM.

Wybrane funkcje ESP to:

• przyjęcie dokumentu elektronicznego podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym przez klienta urzędu
• przekazanie dokumentu do HSM w celu wygenerowania UPO
• pobranie znacznika czasu i wygenerowanie UPO
• zwrot UPO do klienta urzędu
• obsługa urzędowego potwierdzenia nadania (UPN)
• obsługa zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO).

Przez archiwum elektroniczne należy rozumieć oprogramowanie zapewniające archiwizowanie dokumentów elektronicznych. Z reguły archiwum jest ściśle zintegrowane z podsystemem obiegu dokumentów. Oprogramowanie to powinno wspomagać przekazywanie dokumentów elektronicznych do archiwum państwowego.

Komponenty do obsługi bezpiecznego podpisu elektronicznego pochodzą najczęściej od firmy będącej centrum certyfikacji. Pozwalają podpisywać w przeglądarce internetowej formularze elektroniczne oraz weryfikować i podpisywać dokumenty z poziomu podsystemu obiegu dokumentów.

Oprogramowanie użytkowe

Oprogramowanie użytkowe, w przeciwieństwie do oprogramowania narzędziowego, jest widziane przez użytkownika końcowego. Poprzez to oprogramowanie użytkownicy mogą obsługiwać procesy funkcjonujące w urzędzie. Począwszy od obsługi formularzy elektronicznych, poprzez obsługę dokumentów i spraw, a na obsłudze zadań przypisanych danej jednostce samorządu terytorialnego skończywszy. Portal jest z reguły bramą wejściową do e-urzędu. Dlatego często określa się go mianem wrót. Oprogramowanie to nie jest konieczne z punktu widzenia technicznej obsługi formularzy elektronicznych. Większość urzędów ma własne portale i nie ma przeszkód, aby po uruchomieniu e-usług do istniejącego portalu dodać wywołanie (link) do aplikacji formularzy elektronicznych. Formularze elektroniczne są aplikacją dostępną poprzez strony w przeglądarce internetowej. Najbardziej widoczna część to po prostu strona z polami do wypełnienia przez klienta urzędu, jednak tak naprawdę formularz elektroniczny jest zapisywany jako plik XML, który następnie jest podpisywany w sposób bezpieczny. Formularze elektroniczne odpowiadają merytorycznym sprawom prowadzonym przez jednostkę samorządu terytorialnego. Podsystem obiegu dokumentów zazwyczaj jest centrum dedykowanym obsłudze wszelkich dokumentów (papierowych i elektronicznych) obsługiwanych przez jednostkę samorządu terytorialnego. Obieg dokumentów powinien w sposób automatyczny przyjmować formularze elektroniczne, umożliwiać weryfikację podpisu, a następnie, co ważne, przekazywać formularze elektroniczne do aplikacji merytorycznych. Integracja polegająca na przekazywaniu danych wprowadzonych przez klienta urzędu jest kluczową funkcją w systemie typu e-urząd.

Ważna jest integracja

Wszystkie opisane elementy z reguły są dostępne zarówno w postaci komercyjnej, jak i na zasadach otwartych i darmowych licencji. Opis elementów technicznych miał na celu wyspecyfikowanie podstawowych elementów tak, aby można się było zorientować w typach i warstwach tych elementów oraz znać podstawowe cechy czy funkcje. Warto podkreślić wagę integracji elementów technicznych. Jest ona kluczem do powodzenia przy uruchamianiu i wdrażaniu e-urzędu. W momencie odpowiedniej integracji widać korzyści z zastosowania rozwiązań informatycznych, i to zarówno dla pracownika urzędu, jak i dla klienta.