Technologie: Płynny sukces

Witold Meysztowicz,
CEO, ComBeeNut sp. z o.o. www.combeenut.com

Trudne prawdy
Pomimo dynamicznego rozwoju technologii informatycznych wspierających zbieranie, przechowywanie i przetwarzanie informacji, organizacje w swojej działalności nadal borykają się z tymi samymi zasadniczymi problemami, które towarzyszyły im od zarania dziejów. Są to:

• Zapomniane, przez co nigdy nieskonfrontowane z życiem olśnienia, idee i pomysły.
• Nieoddane do realizacji projekty, innowacje, udoskonalenia.
• Gromadzące się w hałdy polecenia, brak realizacji których ujawnia się dopiero w przypadku wybuchu pożaru.
• Trudne do odtworzenia ustalenia, mnogość oczekiwań napływających z wielu stron.
• Brak jasnego powiązania zadań z konkretnymi celami i ich stopniem ważności.
• Niejasne zakresy uprawnień i obowiązków powodujące rozmywanie się granic odpowiedzialności.
• Trudne do zidentyfikowania katalizatory rosnących wydatków.
• Nierównomierne obciążenie pracą członków zespołu i często nieefektywne wykorzystanie kompetencji.

Te problemy to krople, w postaci których sukces przecieka nam przez palce.

Calleam Consulting Ltd., amerykańska firma szkoleniowo-doradcza z zakresu Project Management, zbudowała katalog 101 najczęstszych powodów niepowodzeń pojawiających się w realizacji projektów (patrz http://calleam.com/WTPF/?page_id=2338), które można wprost zastosować do szerszego niż projekt pojęcia, tj. ogółu podejmowanych inicjatyw.

Zbiór ten zawiera bardzo szeroki wachlarz problemów towarzyszących nowym inicjatywom. Wskazane są w nim uchybienia w zakresie konstruowania definicji i uświadamiania celu, braku spójności celów operacyjnych i strategicznych, konfliktów pomiędzy podejmowanymi inicjatywami.

Raport wymienia również niedostatki w zakresie wsparcia realizacji inicjatyw przez: sponsorów oczekujących wyniku, właścicieli odpowiedzialnych za ich osiągnięcie, projekt managerów, jako organizatorów pracy oraz członków zespołów wykonawczych. Dochodzą do tego takie problemy, jak brak stałości wymagań i celów, lawina napływających wniosków o zmianę, modyfikacje priorytetów lub akcje przeciwpożarowe, uwagi, pretensje, skargi i zażalenia. Nakłada się na to wszystko wielość kanałów, którymi płyną ogromne ilości informacji – e-mail, telefon, spotkanie, szybka wymiana poglądów na korytarzu czy przy ekspresie do kawy, oficjalne pisma czy też karteczki przylepiane na ekrany komputerów i ściany gabinetów.

W rozmowach z członkami zespołów wykonawczych i ich managerami rysuje się obraz pola bitewnego, na którym każdy toczy walkę najbardziej oswojonym przez siebie arsenałem, obfitującym w rozwiązania, metodyki i narzędzia, których jest pewnie nie mniej niż wylistowanych przez Calleam Consulting Ltd. problemów. Działy HR odwołają się do modeli budowania kultury pracy na fundamencie kompetencji miękkich, ich okresowej ocenie i konsekwentnym rozwoju. IT wezwie na pomoc metodyki twarde, precyzyjne i usystematyzowane specyfikacje, czy egzekwowanie odpowiedzialności tych, co definiują wymagania. Marketing zawoła o silny sponsoring ze strony szefa sprzedaży i zaapeluje o rozwiązania uwzględniające zmienność otoczenia rynkowego, czyli pozwalające szybko zakończyć projekt. Finanse wytoczą działa w postaci budżetów, harmonogramów i timesheetów.

Pytanie, czy na dłuższą metę w tym całym zagęszczeniu spraw, nie zawsze jasnych komunikatów, często rozmywających się granic odpowiedzialności, błędnie zdefiniowanych celów i słabnących zapałów zyskuje ten, o którego walka toczyć się powinna – to jest firma?

Udział projektów/inicjatyw kończących się porażką w liczbie projektów uruchamianych, wskazywany w wynikach różnorodnych badań zakrojonych na lokalną czy też globalną skalę świadczy o tym, że trudno o pozytywną odpowiedź na tak zadane pytanie.

Można lepiej

Organizacja im większa, tym bardziej potrzebuje jasnych i wystandaryzowanych reguł pracy zespołowej oraz systemu precyzyjnej komunikacji pomiędzy wszystkimi członkami zespołów realizacyjnych. Rozwiąza- niem jest budowanie w organizacji zintegrowanych wirtualnych środowisk pracy, dostarczających narzędzi, które umożliwiają:

• Wykorzystanie momentów olśnienia – dzięki trwałej rejestracji pomysłów i wizji, nawet tych bardzo ogólnie zarysowanych w sposób trwały i w miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich użytkowników, którzy mogą być zainteresowani innowacją.