Technologie cyfrowe w finansach firmy

Każda firma, niezależnie od branży, chce mieć jak najlepszą pozycję na rynku i osiągać jak największe zyski. Ponieważ rynek jest dynamiczny i wymagający, a konkurencja bardzo duża, aby taką pozycję uzyskać, organizacja nie może stać w miejscu. Z pomocą przychodzą innowacyjne rozwiązania z obszaru cyfryzacji i automatyzacji, które usprawniają wiele procesów operacyjnych. Dotyczą one większości działań przedsiębiorstwa, a już z całą pewnością ‒ działu finansowego.

Czego potrzeba, aby zacząć?

Najczęściej punktem wyjścia jest zebranie informacji na temat sytuacji zastanej oraz oszacowanie motywacji firmy do przeprowadzenia zmian. Należy zatem zapoznać się z obecnie używanymi systemami i narzędziami oraz ocenić, w jakim stopniu dane procesy są manualne, a w jakim zautomatyzowane. Ważna jest też ewaluacja podziału zadań i odpowiedzialności w danym dziale oraz poznanie sposobu przepływu informacji. Dopiero taka pogłębiona analiza pozwala na przejście do fazy projektowej.

Proces optymalizacji może potrwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Wszystko zależy od stopnia skomplikowania projektu i jego zakresu oraz powszechności branży, a więc tego, czy znamy już specyfikę danego biznesu.

Najważniejsze zadowolenie klienta

Ważne, aby w całym toku działań pamiętać o perspektywie klienta ‒ chodzi przecież o to, aby dzięki optymalizacji pomóc mu zrealizować jego cele. Najczęściej mowa tu o zmniejszeniu kosztów firmy przy jednoczesnym skróceniu czasu i pracochłonności określonych procesów operacyjnych. Na końcu udanego procesu digitalizacji musi być zawsze zadowolony klient.

Jaki może być największy problem przy projektowaniu takiej zmiany? Liczą się: czas, pieniądze, procedury, ale i emocje. Planowana zmiana jest często trudna dla pracowników, których dotyczy ‒ może rodzić w nich niepokój o zachowanie stanowiska pracy czy zakres dotychczasowych obowiązków. Nie można przy tym dopuszczać do tzw. „przecieków” informacji, które zawsze powodują spadek zaufania do szefostwa. A zatem bardzo ważne jest poinformowanie zespołu o charakterze i celach zmian oraz o tym, jak dana digitalizacja procesów wpłynie na ich pracę. Zwłaszcza, że korzyści z optymalizacji dotyczą wszystkich uczestników procesu.

Koniec ze schematycznymi czynnościami pracownika

Zoptymalizowane procesy to procesy efektywne, zautomatyzowane i udokumentowane, które usprawniają pracę i pomagają w realizacji celów biznesowych. W miarę wprowadzania automatyzacji do codziennych zadań związanych z księgowością, kontrolą i zgodnością ‒ które według naszych szacunków obejmują ok. 30% zadań działów finansowych ‒ dyrektorzy finansowi mogą skoncentrować się na nowych wyzwaniach strategicznych w zakresie planowania, analizy i doradztwa. Pracownicy niższego szczebla też zyskują – wykonują mniej schematycznych, manualnych zadań, które były źródłem zniechęcenia i frustracji, a zyskują więcej czasu na naukę i tworzenie nowych rozwiązań.

Jesteśmy ciągle na początku drogi. Z badań Capgemini wynika, że firmy powoli przechodzą transformację procesów biznesowych i rzadko wykorzystują automatyzację: tylko 16% z nich wdrożyło projekty automatyzacji na dużą skalę.