Realizacja projektu: Opracowanie, wdrożenie i rozliczenie projektu UE – cz. IV Dotacja przyznana – i co dalej?

Barbara Nosal-Biesiadecka

W sytuacji, kiedy jako szczęśliwy beneficjent zaproszeni zostaniemy do podpisania umowy dotacji – przejrzyjmy raz jeszcze projekt i zastanówmy się, czy w harmonogramie rzeczowo-finansowym, który przedkładaliśmy do oceny, nie zaszły jakieś istotne dla projektu zmiany. Pamiętajmy o tym, że w odniesieniu do pierwowzoru projekt może ulec zmianom, jedynie w aspektach niemających znaczenia dla jego oceny. W odniesieniu do harmonogramu rzeczowo-finansowego – możemy go na etapie przygotowywania do rzeczowej realizacji inwestycji uaktualnić. Będzie nam wolno to robić także w trakcie realizacji procesu inwestycyjnego. Najważniejsze, aby ewentualnych przesunięć w harmonogramie rzeczowo-finansowym nie próbować ukrywać i na bieżąco informować o nich instytucję wdrażającą.

Przed podpisaniem umowy

Każdy beneficjent przed podpisaniem umowy ma obowiązek uregulowania należności publiczno-prawnych. W przypadku przedsiębiorców, nie wystarczy uregulowane opłat wobec lokalnych urzędów, Urzędu Skarbowego, czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – także należy odnieść się do zagadnienia uregulowania opłat za gospodarcze wykorzystanie środowiska. Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców korzystających ze środowiska (nawet jeśli chodzi tylko o użytkowanie samochodu do celów służbowych) na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 grudnia 2004r. w sprawie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska (Dz. U. Nr 279, poz. 2758).

W przypadku dotacji na projekty inwestycyjne beneficjenci mają obowiązek realizacji swoich projektów w zgodzie z Prawem ochrony środowiska – w szczególności w odniesieniu do OOŚ. (Postępowanie w sprawie oddziaływania na ochronę środowiska).

W tym zakresie – 3 czerwca 2008 r. minister rozwoju regionalnego, Elżbieta Bieńkowska, podpisała istotny dokument: Wytyczne w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych. Wytyczne te były skonsultowane z Komisją Europejską, która wyraziła akceptację do ich stosowania. W wytycznych beneficjenci znajdą cenne wskazówki w zakresie postępowań administracyjnych w procesach inwestycyjnych. Wskazówki te pozwolą beneficjentom na maksymalne zapewnienie zgodności realizacji inwestycji z wymaganiami dyrektyw unijnych. Sytuacja taka będzie trwała do czasu wejścia w życie nowych przepisów w zakresie ochrony środowiska – w pełni zsynchronizowanych z prawodawstwem unijnym.

Zgodnie ze wszelkimi wytycznymi projekty niezgodne z prawodawstwem unijnym w tym zakresie nie będą mogły uzyskać dofinansowania. Co dowodzi, że w sytuacji, kiedy potencjalny beneficjent nie przedstawi przekonujących dokumentów w zakresie wpływu inwestycji na środowisko, mino wcześniejszego wyboru projektu – umowa o dofinansowanie nie będzie mogła być podpisana. W przypadku wątpliwości należy przede wszystkim szczegółowo przeanalizować inwestycje w zakresie konieczności uzyskania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia. W tym celu każdy z beneficjentów powinien przeanalizować, czy zakres rzeczowy projektu nie wpisuje się w jedną z kategorii wymienionych w Aneksie I II dyrektywy Rady 85/337/EWG z dnia 27 czerwca 1985 r. w sprawie oceny skutków niektórych publicznych i prywatnych przedsięwzięć dla środowiska.

Pozwolenie na budowę – w przypadku inwestycji, które nie posiadały takowego dokumentu, obowiązek jego przedstawienia przed podpisaniem umowy będzie warunkował jej podpisanie. Pozwolenie na budowę jest związane z tematem poruszanym powyżej, czyli oddziaływaniem na środowisko. Otóż decyzje w zakresie pozwoleń na budowę powinny się w swojej treści odnosić do kwestii, czy przedłożony projekt budowlany zgodny jest z wymaganiami ochrony środowiska. Kiedy już jako szczęśliwi beneficjenci podpiszą Państwo umowę o dofinansowanie, proszę pamiętać o złotej zasadzie: umowy nie chowamy do szuflady, zapominając o jej istnieniu, ale – dokładnie analizujemy wszystkie jej zapisy.

W szczególności istotne będą takie informacje i obowiązki w niej zawarte, jak:

1. Termin rzeczowej realizacji inwestycji (w szczególności termin zakończenia realizacji inwestycji). Daty zawarte w umowie rzutować będą na terminy ponoszenia kosztów kwalifikowanych. Pamiętajmy, że koszty, aby mogły zostać uznane ostatecznie za kwalifikowane muszą być ponoszone w odpowiednim dla naszego projektu przedziale czasowym określonym w umowie o dofinansowanie.
2. Terminy składania wniosków o płatność oraz ostateczny termin końcowego rozliczenia inwestycji. Zgodnie z obecnie panującymi regułami brak płatności w okresie sprawozdawczym nie zwalnia beneficjenta z obowiązku przedłożenia wniosku o płatność. W takiej sytuacji beneficjent wypełnia część sprawozdawczą wniosku o płatność natomiast część związaną z refundacją poniesionych wydatków pozostawia pustą.
3. Harmonogram realizacji inwestycji (odstępstwa od harmonogramu muszą być na bieżąco monitorowane i zgłaszane instytucji wdrażającej).
4. Obowiązkowe do osiągnięcia wskaźniki produktu i rezultatu. Beneficjent jest rozliczany ze stopnia osiągnięcia planowanych wskaźników na każdym etapie realizacji projektu. Przedsięwzięcie inwestycyjne może w efekcie nie zostać rozliczone i poddane procedurze refinansowania, jeśli nie zostaną osiągnięte zakładane wskaźniki.
5. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Beneficjent, podpisując umowę, zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla potrzeb projektu. Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Oznacza to, że konieczne jest oddzielne prowadzenie kont, które pozwolą na identyfikację wszystkich wpływów i wydatków otrzymanych środków. Ewidencja ta powinna być wyodrębniona w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, tak aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków);
6. Obowiązek zachowania procedury promocji i informacji. Tego rodzaju działania są nieodłącznym i koniecznym elementem procesu wdrażania projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Każdy z beneficjentów musi podporządkować się tego rodzaju wymogom, które określone są w każdej z umów o dofinansowanie w zakresie ogólnym. Szczegółowy zakres natomiast informacji i promocji precyzują dokumenty, z których treścią powinien zapoznać się beneficjent.

Akty prawne Unii Europejskiej

• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.
• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
• art. 8 – Obowiązki beneficjentów w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych skierowane do opinii publicznej;
• art. 9 – Schemat działań informacyjnych dla realizowanych operacji.

Polskie akty prawne i wytyczne

• Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006 r., nr 227, poz. 1658); Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007r.

Ponadto, dokładna analiza umowy o dofinansowanie da beneficjentowi informacje na temat możliwości i terminów zgłaszania zmian w umowie i projekcie. Jest to bardzo istotna kwestia z punktu widzenia poprawności realizacji i rozliczenia inwestycji.

Każda umowa o dofinansowanie dokładnie wskazuje akty prawne, niezbędne do jej prawidłowej realizacji. Warto przed przystąpieniem do rzeczowej realizacji projektu zapoznać się z wymienionymi aktami prawnymi, które precyzować będą pewne ogólne zapisy umowy, a ich znajomość znacząco wpłynie na poprawność realizowanych inwestycji.

Autorka jest trenerem Europejskiej Grupy Doradczej.