Raport Specjalny. Obsługa Gotówki: Najlepsze rozwiązania w obsłudze gotówki w sieci Poczty Polskiej SA

Poczta Polska ma unikatowy dostęp do wszystkich obywateli naszego kraju. Z jej usług korzysta ponad 90% Polaków. Spółka posiada największą sieć sprzedaży na wsiach oraz w małych miastach, obecnie blisko 5,3 tys. placówek znajduje się w miejscowościach poniżej 50 tys. mieszkańców. W sumie z usług spółki można skorzystać w ponad 7,6 tys. placówek. W całym kraju zatrudnia ponad 80 tys. osób, z czego blisko 26 tys. to listonosze oraz kurierzy. To decyduje o wyjątkowej pozycji Poczty Polskiej.

Aby listonosz czy asystent w placówce pocztowej mogli wypłacić przysłowiowemu Kowalskiemu jego pieniądze – każdy banknot i moneta muszą być przeliczone i przetransportowane. Tą działalnością zajmuje się wyspecjalizowana jednostka organizacyjna – Pion Poczta Polska Ochrona (PPO).

– PPO to optymalna sieć liczarni gotówki, rozbudowana sieć sekcji konwojowych, 400 specjalistycznych pojazdów w tym bankowozów w klasie A i B, a przede wszystkim doświadczona kadra trzech tysięcy kwalifikowanych pracowników ochrony oraz kilkuset pracowników wyspecjalizowanych w procesowaniu gotówki, odpowiadających m.in. za kompleksową obsługę obrotu gotówkowego, konwojowanie i ochronę wartości pieniężnych – mówi Jacek Jasiński, dyrektor zarządzający Pionem Poczta Polska Ochrona.

Obsługa obrotu gotówkowego, jak każdy biznes, podlega ciągłym zmianom, szczególnie w zakresie optymalizacji procesów z udziałem techniki oraz IT. Działania usprawniające procesy z zakresu obrotu gotówkowego są nakierowane na zmniejszenie czasochłonności realizowanych operacji oraz przeniesienie ich do realizacji przez wyspecjalizowane zespoły pracowników. Sieci handlowo-usługowe, banki komercyjne i spółdzielcze wprowadzają do stosowania urządzenia back office typu smart sejfy, recyklery kasjerskie itp., ograniczając przez to czynności związane z procesowaniem gotówki wykonywane przez swoich pracowników. Uwolnione zasoby są kierowane do podstawowej działalności handlowej czy usługowej prowadzonej przez daną sieć.

Także w sieci Poczty Polskiej analizowane jest wdrożenie rozwiązań technicznych usprawniających obrót gotówkowy oraz innych działań optymalizacyjnych. Zmiany w procesie obrotu gotówkowego są prowadzone w kierunku zmniejszenia czasochłonności procesowania gotówki w sieci placówek pocztowych i przekazania części czynności do realizacji przez wyspecjalizowane komórki organizacyjne w PP SA, jakimi są Centra Obsługi Gotówkowej (COG).

Procesy w COG są realizowane z wykorzystaniem specjalistycznego sprzętu liczącego dedykowanego do przeliczania danego strumienia gotówki, pochodzącego z pakietów, kaset z urządzeń. Obrót gotówkowy jest optymalizowany w tym kierunku, aby poszczególne znaki pieniężne były procesowane tylko raz. Pozwala to na oszczędność czasu oraz optymalne wykorzystanie gotówki.

IT w obsłudze obrotu gotówkowego to nie tylko zamawianie usług, ale także działania z zakresu optymalizacji stanów gotówki w poszczególnych lokalizacjach – na tym obszarze Poczta Polska także podejmuje działania, modyfikując stosowane systemy informatyczne oraz planując zakup nowych.

Poczta Polska od kilku lat konsekwentnie wprowadza nowe technologie i rozwija usługi finansowe również w obrocie bezgotówkowym. Klienci, oprócz akceptacji płatności kartami płatniczymi, mają do dyspozycji płatności mobilne, płatności w walucie karty (DCC), doładowania telefonów komórkowych kartą oraz usługę cash-back. Liczba transakcji kartami w placówkach Poczty Polskiej, od wprowadzenia w nich terminali POS, systematycznie wzrasta.

Sieć Poczty Polskiej to punkty handlowo-usługowe o zróżnicowanej wielkości, ilości pracowników oraz wartości obrotu gotówkowego. Model obsługi gotówkowej jest dostosowywany do potrzeb każdej z tych placówek, z uwzględnieniem optymalnego gospodarowania gotówką w skali danego oddziału oraz całej spółki.

Oprócz obsługi gotówkowej placówek pocztowych, w ramach podpisanych umów, PPO realizuje usługi obrotu gotówkowego na rzecz klientów zewnętrznych. Doświadczenia z zakresu obsługi własnej sieci, PPO z powodzeniem spożytkowuje przy obsłudze m.in. instytucji państwowych, spółek Skarbu Państwa, instytucji samorządowych, dużych sieci handlowych czy oddziałów banków komercyjnych i spółdzielczych. – Rozumiemy potrzeby naszych klientów, gdyż sami obsługujemy gotówkowo własną sieć placówek – podsumowuje Jacek Jasiński.

Obsługa własnej sieci placówek pocztowych oraz obsługa punktów klientów zewnętrznych jest realizowana według tego samego modelu. Jednocześnie do obsługi klienta zewnętrznego w zakresie obrotu gotówkowego, wykorzystywana jest także sieć placówek pocztowych. Udostępnienie klientom kilku tysięcy dodatkowych miejsc zdania wartości pieniężnych jest dodatkowym atutem w ofercie PPO. Dzięki temu usługa Obsługa Obrotu Gotówkowego jest dostosowana do indywidualnych potrzeb klienta, co umożliwia większą optymalizację w zakresie transportu wartości pieniężnych oraz wykorzystania gotówki.