Prezentacja KIR S.A.: Klucz do przedsiębiorczości

Rozwój usług związanych z podpisem elektronicznym to efekt postępującej cyfryzacji współczesnego życia, która nie omija sfery relacji z organami administracji publicznej. Coraz więcej osób korzysta z bankowości elektronicznej, robi zakupy w e-sklepach, załatwia wiele codziennych spraw z wykorzystaniem internetu. Z rozwiązań elektronicznych korzystają także przedsiębiorcy. Co roku wzrasta liczba firm, które w relacjach ze swoimi kontrahentami i klientami posługują się fakturami elektronicznymi. Badanie „Wybieram e-faktury”1 pokazuje, że 76% przedsiębiorstw dostrzega korzyści płynące z tego rozwiązania. Dla ponad 80% firm planujących przejście na e-fakturowanie, główną ich zaletą jest możliwość optymalizacji czasu potrzebnego do obsługi administracyjnej firmy i oszczędność pieniędzy, jaka z tego wynika.

Stale poszerza się lista spraw, które przedsiębiorcy mogą załatwić w trybie on-line. Dzieje się tak za sprawą wprowadzania nowych zastosowań dla takich narzędzi, jak bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego czy Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP), które służą do uwierzytelniania nadawcy danej informacji. W Polsce z podpisu elektronicznego w komunikacji z urzędami administracji publicznej osoby fizyczne i przedsiębiorcy mogą korzystać od 2001 r., tj. od wejścia w życie ustawy o e-podpisie, która reguluje tę kwestię.

– Dane w postaci elektronicznej, które zostaną opatrzone e-podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego, są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom podpisanym własnoręcznie – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Dzięki temu e-podpis może być używany w wielu obszarach, w których kluczowe jest bezpieczeństwo informacji: w biznesie, administracji czy medycynie. Za pomocą tego narzędzia możemy podpisywać dokumenty w formie PDF, pliki zapisane w programie Word, a także obrazy – dodaje.

Zastosowanie e-podpisu

Możliwych zastosowań bezpiecznego e-podpisu od momentu wprowadzenia ustawy stale przybywa. Obecnie możemy go stosować m.in. w relacjach z ZUS, urzędem skarbowym, do wystawiania e-faktur, składania wniosków do KRS czy rejestracji baz danych w GIODO. E-podpis umożliwia także uczestniczenie w przetargach i aukcjach elektronicznych. Dodatkowo każdy przedsiębiorca, który zatrudnia więcej niż pięciu pracowników, jest zobligowany do korzystania z bezpiecznego e-podpisu przy składaniu cyfrowych deklaracji PIT-11, CIT-8 oraz IFT-2. Co więcej, od 1 lipca 2016 r. urzędy podatkowe mogą żądać od podatników prowadzących księgi podatkowe w formie elektronicznej przekazania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w postaci tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego. – Oznacza to, że księgi podatkowe muszą mieć formę elektroniczną, umożliwiającą organom kontrolnym analizę danych. Taki dokument będzie wymagał podpisania bezpiecznym podpisem elektronicznym – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk.

Kolejnym obszarem, w którym e- podpis jest z powodzeniem wykorzystywany od lat, jest sektor ochrony zdrowia, gdzie to narzędzie służy przede wszystkim do prowadzenia elektronicznej dokumentacji w zakładach opieki zdrowotnej. Ponadto od 1 stycznia 2016 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące zwolnień lekarskich. Teraz lekarze mogą takie zaświadczenie wystawiać w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA). E-zwolnienie musi być uwierzytelnione za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym na platformie ePUAP.

Warto także wspomnieć o Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, nazwanym w skrócie eIDAS, które weszło w życie 1 lipca br. Ma ono na celu ujednolicenie prawa unijnego w zakresie usług zaufania i wzajemne uznawanie przez państwa członkowskie podpisu elektronicznego. W praktyce wdrożenie eIDAS ułatwi transgraniczne świadczenie usług na rynku wewnętrznym, w tym także prowadzenie działalności biznesowej. Co istotne, jak zaznacza Elżbieta Włodarczyk, rozporządzenie będzie wymagało honorowania dotychczas wydanych certyfikatów kwalifikowanych, a podpisane nimi dokumenty zachowają swoją moc prawną na terenie wszystkich państw członkowskich.

Po pierwsze – bezpieczeństwo

Zwiększający się zakres możliwych zastosowań podpisu elektronicznego wynika m.in. z jego unikalnych cech. E-podpis weryfikowany za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego jednoznacznie poświadcza tożsamość właściciela, którym może być jedynie osoba fizyczna.

– Dokument opatrzony e-podpisem jest odporny na wszelkie próby oszustwa, ponieważ nawet najmniejsza zmiana zostanie wykryta w momencie weryfikacji podpisu. Dlatego każda ingerencja w treść jest widoczna. Warto podkreślić, że aby wykryć ewentualne fałszerstwa, użytkownik nie potrzebuje specjalnej wiedzy i umiejętności, jak to ma miejsce w przypadku podpisu pod dokumentem papierowym. Weryfikacji podpisu może dokonać dedykowana do tego aplikacja, którą można pobrać ze strony większości centrów certyfikacji – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk. Kolejnym atutem tego narzędzia jest fakt, że dokumentu z podpisem elektronicznym nie można antydatować. Dzięki wykorzystaniu znaczników czasu dokładnie wiemy, kiedy został sporządzony i wysłany. Podczas znakowania czasem dokumentów w formie elektronicznej przy użyciu metod kryptograficznych generowane jest elektroniczne potwierdzenie, które wiąże dany dokument z datą. Jest to szczególnie istotne w przypadku e- faktur. Dzięki zastosowaniu e-podpisu zarówno nadawca, jak i odbiorca tego dokumentu mają pewność, że nie zostały w nim wprowadzone jakiekolwiek zmiany w stosunku do treści wcześniej zatwierdzonej

Gdzie po e-podpis?

W Polsce certyfikaty kwalifikowane może wystawiać pięć firm, które zostały akredytowane przez organy państwa. Jedną z nich jest Krajowa Izba Rozliczeniowa, która od 1994 r. oferuje usługi z zakresu podpisu elektronicznego Szafir. Podmioty, które są upoważnione do wystawiania i odnawiania e-podpisów, są wpisane do rejestru Ministerstwa Gospodarki prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Wszystkie firmy świadczące usługi certyfikacyjne oferujące e-podpis spełniają wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 18 września 2001 r. Na rynku dostępne są różne typy zestawów do e-podpisu, m.in. z certyfikatem kwalifikowanym, zestawy z certyfikatem niekwalifikowanym oraz zestawy bez certyfikatów. Należy zauważyć, że certyfikaty ważne są przez rok lub przez dwa lata. Po tym czasie wymagają odnowienia.

Wymierne oszczędności

Tym, co dotychczas powstrzymywało niektórych przedsiębiorców przed zakupem certyfikatu, były – ich zdaniem – zbyt wysokie koszty. Ale czy koszty są faktycznie barierą utrudniającą nabycie podpisu elektronicznego? – Podstawowy zestaw zawierający certyfikat kwalifikowany ważny na rok, kartę kryptograficzną i oprogramowanie, można kupić już za ok. 200 zł. Zakup zestawu ważnego dwa lata to wydatek rzędu 240 zł. W przypadku odnawiania e-podpisu ceny są niższe – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk. Jak podkreśla ekspert z KIR, inwestycja w taki certyfikat szybko się zwraca. Firma korzystająca z funkcjonalności tego narzędzia zyskuje wymierne oszczędności, np. w postaci braku konieczności finansowania zakupu artykułów biurowych, wnoszenia opłat pocztowych, nakładów pracy związanych z przygotowaniem korespondencji tradycyjnej. – Co więcej, ponieważ certyfikat kwalifikowany umożliwia wprowadzenie obiegu faktur w formie elektronicznej, firma – oprócz znaczących oszczędności – przyczynia się do poprawy stanu środowiska. Dla wielu może to być ważny element budowania wizerunku w relacjach z partnerami i otoczeniem zewnętrznym firmy – podsumowuje Elżbieta Włodarczyk.

1 http://www.wybieramefaktury.pl/images/raport_efaktury_ B2B.pdf