Prezentacja: Inwestycja w procesy biznesowe, czy warto?

Paweł Wolny

Możemy, więc powiedzieć – w dużym uproszczeniu – że zgromadzenie wszystkich czynności wykonywanych podczas np. zakładania rachunku bankowego i odpowiednie ich uszeregowanie zilustruje nam proces. Najbardziej rozpowszechnioną formą opisu procesu biznesowego jest model graficzny. Oczywiście prezentację graficzną procesu możemy przeprowadzić w różnoraki sposób: kartka papieru, flipchart, dowolne oprogramowanie do wykonywania rysunków lub specjalizowane oprogramowanie klasy Business Process Modeling System. Jednakże zamodelowanie procesu tylko po to, by go mieć w postaci kolorowych rysunków, nie jest celem samym w sobie.

Zastosowanie oprogramowania do zarządzania procesami umożliwia, poza odwzorowaniem graficznym procesu, jego szczegółową analizę, wskazanie słabych punktów oraz opracowanie zoptymalizowanego przebiegu działań. W przypadku działalności bankowej poprawienie wydajności procesu, np. skrócenie czasu wykonania, niejednokrotnie wpływa na koszt realizacji usługi, a na pewno na jakość tej usługi postrzeganą przez klienta. Pośrednio ma to wpływ na zwiększenie liczby klientów i zysków. To właśnie szeroko rozumiana wydajność organizacji stanowi o jej sukcesie w biznesie.

Zastanawiając się nad wejściem w tzw. zarządzanie procesowe, powinniśmy postawić sobie pytanie: po co? Jeżeli odpowiedź na tak postawione pytanie przysparza nam problemów, oznacza to poważne trudności z prawidłowym zdefiniowaniem tzw. mapy głównej procesów. Pozostawmy problemy i przyjrzyjmy się potencjalnym możliwościom wykorzystania zarządzania opartego na zamodelowanych procesach. Pierwszą korzyścią jest uporządkowanie przebiegu pojedynczego procesu. Często sama reprezentacja graficzna czynności opisanych w różnych procedurach, instrukcjach w wskazuje na dziury w opracowanych regulacjach oraz brak logiki. Już samo spojrzenie na model graficzny pozwala modelującemu na wprowadzenie zmian w logice przepływu informacji, wprowadzając ład i porządek w procesie, a to nic innego jak optymalizacja.

Analizując przytoczoną powyżej definicję, możemy zauważyć, że istotną częścią procesu biznesowego, obok samych czynności, są wykorzystywane zasoby, zarówno materialne (maszyny, urządzenia, materiały) jak i ludzkie. Dopiero uwzględnienie wszystkich wyżej wymienionych składników podczas analizy pozwoli na prawidłowe zoptymalizowanie procesu pod kątem jego wydajności. Spójrzmy zatem na procesy od strony, np. zasobów ludzkich. Zamodelowany proces nie jest jedynym ...