Pięć rzeczy, którymi nie jest twój email i dlaczego rozwiązania ERP stają się bardziej przyjazne

Email zmienił sposób prowadzenia biznesu, ale niekoniecznie na lepsze. Jeżeli liczba wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej jest równa liczbie rzeczy do wykonania, to znaczy, że prawdopodobnie używasz swojego maila w niewłaściwy sposób. To, co kiedyś było tylko kolejnym narzędziem do komunikowania się, dziś wymaga o wiele większych nakładów pracy. Obecnie wszystkie procesy biznesowe krążą wokół mailowych konwersacji – nawet jeśli istnieją lepsze rozwiązania.

Poniżej znajdziesz pięć przykładów niewłaściwego wykorzystania skrzynki mailowej:

1. Baza danych klientów (CRM)
   Dzięki zaawansowanym opcjom wyszukiwania, możemy odnaleźć wątki rozmów z dostawcami, współpracownikami, partnerami oraz z klientami – zarówno obecnymi, jak również potencjalnymi. Większość biznesowych użytkowników umieszcza w swoich stopkach mailowych prywatne dane kontaktowe jak np. numer telefonu czy adres.
2. Zbiór dokumentów
   Za pomocą załączników możemy w prosty sposób znaleźć firmowe dokumenty jak np. oferty, umowy czy raporty. Oczywiście dopóki pamiętasz jak je odszukać. Jest to szczególnie przydatne gdy podróżujesz lub pracujesz z domu i nie masz dostępu do firmowych baz danych.
3. Narzędzie do zarządzania projektami
   Zarządzanie projektami wymaga podziału zadań między członkami zespołu oraz ustawienia przypomnień, dzięki którym praca będzie wykonana na czas. Jednak czy faktycznie jest to najbardziej efektywna metoda zarządzania projektami, czy może istnieją lepsze sposoby komunikacji?
4. Wewnętrzny kanał social media
   Czy byłeś kiedykolwiek zaangażowany w rozmowę mailową, która wymknęła się kompletnie spod kontroli? Mailowa konwersacja między kolegami z biura łatwo może przerodzić się w bezsensowną pogaduszkę. Do tego typu rozmów służą wewnętrzne narzędzia social media jak np. Yammer. Wyobraź sobie o ile mniej maili otrzymywałbyś, gdybyś pozbył się wiadomości typu: „Dzięki” czy „Dobra robota!”.
5. System raportowania
   W tzw. wolnych zawodach, możesz używać historii mailowej do wyliczenia sumy godzin poświęconych na dany projekt. Istnieje jednak na to lepszy sposób: rejestracja czasu.

   Powyższe funkcje mają pewną cechę wspólną: wykorzystywanie skrzynki mailowej jako bazy informacji, które lepiej przechowywać i zarządzać przy użyciu specjalnie do tego celu przeznaczonych systemów.

   Interesujący jest fakt, że systemy, które zostały oryginalnie zaprojektowane do magazynowania i pozyskiwania informacji (tzw. system of records) stają się bardziej interaktywne i społecznościowe. Przykładem systemu, który jest wykorzystywany przez wiele firm i ewoluuje w ten sposób jest ERP¹, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). Dostawcy coraz częściej tworzą funkcje umożliwiające współpracę z interesariuszami poprzez dyskusję na temat procesów czy dokumentacji za pośrednictwem pogrupowanych w wątki rozmów, zamiast marnowania czasu i tworzenia chaosu przez wysyłanie setek maili.

   Podczas gdy próbujemy wykorzystywać nasze skrzynki w roli niedoskonałych systemów zbierających informacje, rzeczywiste systemy tego typu (jak ERP) stają się coraz bardziej przyjazne. Prawdopodobnie w najbliższej przyszłości granica pomiędzy systemami zbierającymi wiedzę, a tzw. systems of engagement, ulegnie jeszcze większemu zatarciu. O wiele bardziej naturalne jest rozpoczęcie konwersacji na temat dostępnych danych, niż ich poszukiwanie w archiwalnych rozmowach.

   Sposób, w jaki obecnie wykorzystujemy maile, jest w dłuższej perspektywnei czasowej nie do utrzymania. Magazynowanie maili oraz załączników przez kilka lat na jednym serwerze jest nieefektywne i kosztowne. Jest to szansa dla dostawców ERP, jak również ich użytkowników – przeniesienie konwersacji z dala od niewydajnych systemów oraz skupienie jej wokół właściwych procesów biznesowych i dokumentów pozwoli zaoszczędzić użytkownikom końcowym czas, a firmie pieniądze.

Wojciech Romanowicz
Dyrektor Działu Opieki Eksploatacyjnej
UNIT4 TETA