Papier poddaje się powoli
W ciągu ostatnich 25 lat dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii efektywność przedsiębiorstw w sektorze prywatnym w USA wzrosła o ponad 50 proc. - wyliczyła firma doradcza Deloitte*. Urządzenia mobilne, takie jak laptopy, tablety i smartfony oraz postępująca elektronizacja wymiany informacji pomiędzy firmami walnie przyczyniły się do tego wzrostu.
W Polsce, choć firmy coraz odważniej korzystają z dobrodziejstw e-gospodarki, digitalizacja niektórych pozornie naturalnych dla niej obszarów postępuje zbyt wolno. Niestety często z powodu przepisów, które nie nadążają za postępem technologicznym.
– Przykładem jest choćby kwestia elektronizacji obrotu faktur, który przez wiele lat był blokowany przez wymóg przedstawiania Urzędom Skarbowym dokumentacji firmy w formie papierowej – mówi Jacek Wysocki z Krajowej Izby Rozliczeniowej S. A., który odpowiada za rozwój produktów dedykowanych do zarządzania elektroniczną dokumentacją firm, m.in. systemu do obsługi faktur elektronicznych invooclip. W Polsce wystawia się obecnie około 1,5 mld faktur rocznie. Zaledwie 10 proc. przedsiębiorców operuje fakturami wystawianymi drogą elektroniczną. – To jeden z najgorszych wyników w Europie. Tylko co czwarty adresat faktury dostaje ją dziś w formie cyfrowej – dodaje. W Wielkiej Brytanii, Estonii, Danii czy Niemczech odsetek firm wysyłających e-faktury znacząco przekracza 50 proc**. Jak jednak zaznacza Jacek Wysocki, w tym roku może nas pod tym względem czekać prawdziwa rewolucja, dzięki nowym przepisom, które weszły w życie z początkiem 2013 r.
– Od stycznia tego roku obowiązuje w naszym kraju zasada domniemanej zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może wystawić i przesłać klientowi fakturę w formie cyfrowej nie pytając go wcześniej o zgodę. Jeśli należność zostanie uregulowana, oznacza to, że kontrahent akceptuje taką formę – wyjaśnia ekspert KIR S.A. Za wiążącą może być uznana nawet aprobata wyrażona podczas rozmowy. Oczywiście, klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej. Zmiana, która dla wielu firm oznacza potencjalnie istotne oszczędności jeśli chodzi o koszty drukowania i wysyłania faktur, to efekt dostosowywania polskich przepisów do standardów Unii Europejskiej.
Korzystanie z e-faktur to jeden z elementów digitalizacji świata biznesu. Nikogo nie dziwi już zamawianie towarów przez Internet czy dokonywanie tą drogą płatności. Wachlarz usług, z których można korzystać w pełni online z każdym dniem staje się coraz szerszy. Bardzo aktywne na tym polu są firmy telekomunikacyjne i np. banki. Niektóre z nich umożliwiają już załatwienie wielu formalności bez konieczności nawet jednej wizyty w oddziale czy podpisywania dokumentów dostarczonych przez kuriera – rzecz nie do pomyślenia jeszcze kilka lat temu na rynku, gdzie obowiązują bardzo restrykcyjne przepisy dotyczące identyfikacji i ochrony tożsamości klientów. Zupełnie pozbawiony papieru proces zakładania rachunków dla osób indywidualnych jako jeden z pierwszych zaproponował w Polsce w 2011 roku BGŻOptima. Z kolei na przykład w Meritum Banku z analogicznego rozwiązania mogą korzystać także przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność. Cały proces zajmuje tu ok. 15 minut. Bank sprawdza zgodność danych klienta wpisanych przez niego we wniosku o otwarcie rachunku z danymi zawartymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz danymi z przelewu przychodzącego z dotychczasowego konta firmowego w innym banku.
– Przedsiębiorcy bardzo cenią swój czas. Korzystanie z bankowości internetowej pozwala im go zaoszczędzić, a także obniżyć koszty operacyjne. Jestem przekonany, że możliwość załatwienia wszystkich formalności przy zakładaniu konta przez internet będzie już niedługo standardem na rynku – mówi Marcin Kołakowski, dyrektor departamentu bankowości oddziałowej i przedsiębiorstw Meritum Banku. – Do korzystania z szybkich, tanich i wygodnych rozwiązań ludzie łatwo się przekonują – dodaje.
Jak jednak pokazuje historia upowszechniania w Polsce e-faktur i innej firmowej dokumentacji, nie zawsze to co nowe i wygodne szybko wypiera to co stare i kosztowne, tyle, że zazwyczaj przyczyny nie leżą po stronie użytkowników. Nadmierne przywiązanie do faktur papierowych nie wynikało z braku przekonania przedsiębiorców, co do zasadności stosowania e-faktur.
Duża część przedsiębiorców ma świadomość, że e-faktury są tańsze w obsłudze niż ich papierowe odpowiedniki. Przyśpieszają regulowanie należności i w praktyce pozwalają uzyskać spore oszczędności czasu i pieniędzy, a do tego wspierają budowanie wizerunku firmy nowoczesnej i proekologicznej. Niestety, dotychczas nieprzejrzyste i pozwalające na swobodę interpretacyjną przepisy dotyczące zasad przesyłania, przechowywania oraz trybu udostępniania e-faktur np. organom skarbowym, doprowadziły do postrzegania faktury elektronicznej, raczej poprzez pryzmat zagrożeń, a nie korzyści – podkreśla Jacek Wysocki. W jego opinii krytycznym czynnikiem blokującym upowszechnianie się e-faktury jest przekonanie przedsiębiorców o niepodważalnej wartości dowodowej faktury papierowej. – Firmy wolą dmuchać na zimne i nawet ponieść koszty, zamiast narażać się na ewentualne konsekwencje wątpliwości US – ocenia. I podkreśla, że o ile dziś kwestie bezpieczeństwa firmy nie powinny już powstrzymywać od korzystania z e-faktur, warto wziąć je pod uwagę wybierając system, w którym te faktury będziemy generować.
Na rynku jest dziś dostępnych wiele programów umożlwiających wystawianie faktur elektronicznych. Różnią się one nie tylko funkcjonalnościami, ale przede wszystkim poziomem zabezpieczenia danych firmy i samych faktur. Zanim firma zdecyduje się na konkretne rozwiązanie powinna wziąć pod uwagę nie tylko wygodę korzystania z systemu, ale też jakość przechowywania danych do niego wprowadzanych w długim terminie. E-faktura powinna spełniać pewne ściśle określone prawem wymogi. Przede wszystkim firma, która ją wystawia musi zadbać o zapewnienie autentyczności i integralności takiego dokumentu. Odbiorca winien mieć pewność, że faktura została wystawiona przez wskazany na niej podmiot. W interesie obu stron jest również aby dokument zachował integralność, czyli aby niemożliwe było dokonywanie w nim zmian.
– W praktyce te warunki najlepiej spełniają faktury opatrzone certyfikowanym, a nawet zwykłym podpisem elektronicznym – podkreśla Jacek Wysocki. – Dla własnego bezpieczeństwa przedsiębiorca powinien wybrać system, który umożliwi mu potwierdzenie legalności faktury i wykazanie prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku kontroli skarbowej. Wykorzystanie wysokiej jakości rozwiązań to też ułatwienie kontrolerom skarbowym szybszą weryfikację legalności i autentyczności e-faktur.
Źródło: Clear Communication Group sp. z o.o.
*Deloitte, raport „Gov on the Go. Boosting Public-Sector Productivity by Going Mobile”
** PKPP Lewiatan Report: „E-invoices in Poland”, 2012
