Od stycznia nowe zasady prowadzenia akt osobowych w firmie

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat (obecnie 50 lat). Tak wynika z wchodzącej z dniem 1 stycznia 2019 r. w życie ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) nowelizującej kodeks pracy w tym zakresie.

Nowe przepisy nie dla wszystkich

Nowe przepisy będą obowiązywały tylko w stosunku do pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie tej ustawy, czyli po 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba, że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie do ZUS złoży.

Natomiast dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie nadal przechowywał przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Ale to nie koniec szykowanych zmian. Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wykonując upoważnienie ustawowe zawartym w znowelizowanym art. 298 [1] kp przygotował projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, która określa m.in. nowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników. Nowe rozporządzenie zastąpić ma obowiązujące obecnie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 894).

Przy czym, co ciekawe projekt rozporządzenia uwzględnia zmiany, które mają zostać dopiero wprowadzone do kodeksu pracy na mocy wciąż czekającej na uchwalenie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. W praktyce oznacza to m.in, że nowe rozporządzenie nie wymienia dokumentów, jakie pracodawca może żądać od zatrudnianego pracownika gdyż tę materie na nowo ureguluje (zmiany w art. 22 kp) kodeks pracy.

Jakich danych może żądać pracodawca od pracownika?

Przypomnijmy, zgodnie z projektem tej ustawy od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca żądać będzie mógł podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

A od osoby już zatrudnionej dodatkowo dane obejmujące: adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następować ma w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca może żądać ich udokumentowania tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Wszystkie podstawy nawiązania stosunku pracy

Nowe rozporządzenie nie powiela, więc rozwiązań, które znaleźć się mają w kodeksie pracy. Podkreśla natomiast, że rozwiązania zawarte w rozporządzeniu dotyczące dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy nawiązano na innej podstawie niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem jednak odrębności wynikających z przepisów regulujących prawa i obowiązki takich pracowników (pragmatyki służbowe).

Cztery, a nie trzy części

Zupełną nowością jest zaproponowany przez ministerstwo podział akt osobowych pracowników na cztery a nie na trzy jak dotąd części. Po wejściu w życie rozporządzenia będą one, zatem podzielone na części oznaczone literami A, B, C i D obejmujące:

• etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),
• etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),
• wyodrębnioną część dotycząc a ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część C akt osobowych), oraz
• etap ustania stosunku pracy (część D akt osobowych).

Co istotne w rozporządzeniu w sposób szczegółowy wskazane zostały rodzaje oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, z powołaniem odpowiednich przepisów kodeksu pracy, które dotyczą danej dokumentacji.

W porównaniu z dotychczas obowiązującymi przepisami nowością jest wyodrębnienie do osobnej części akt dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary (po upływie określonego czasu).

Łatwiej zatrzeć karę pracownika

Usunięcie akt osobowych pracownika pisma o ukaraniu oznacza, że po zastosowanej karze nie powinien w aktach pozostać nawet ślad. W takiej sytuacji pracodawca ma, zatem obowiązek wyciągnąć takie pismo z akt i je zniszczyć a następnie przenumerować pozostałe dokumenty w części B i sporządzić nowy spis treści. Nowe rozporządzenie spowoduje, że takich czynności nie będzie musiał już wykonywać. Zatarcie śladów po ukaraniu pracownika będzie, zatem łatwiejsze.

W projekcie rozporządzenia proponuje się, bowiem aby dokumenty w części C akt osobowych przechowywane były w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowywane były odpowiednio numery C1, C2 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczyć będzie każdej części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika dokumentu dotyczącego nałożonej kary, zmianie ulec ma numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary.

Trzeba będzie się dostosować

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych obowiązywać mają od 1 stycznia 2019 r. Na dostosowanie sposobu prowadzenia oraz warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów nowego rozporządzenia wszyscy pracodawcy będą mieć 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia. Obowiązek ten dotyczyć ma jednak tylko dokumentacji pracowników pozostających w dniu wejścia w życie rozporządzenia w stosunku pracy. A zatem ” stare” „nieczynne” już akta nie będą musiały być „modernizowane”.