Nowoczesny Bank Spółdzielczy | Technologie – mis sp. z o.o. | Integracja informacji – klucz do sukcesu banków spółdzielczych

dr inż. Bożena Skibicka
mis sp. z o.o.

Dostępność to tylko jedna strona medalu. Mamy możliwości. Druga strona medalu to umiejętność korzystania z tych możliwości. Wiedza, z jakich technologii skorzystać, a później wiedza, jak z korzyścią dla banku wdrożyć rozwiązania, a jeszcze później, jak efektywnie je wykorzystywać.

Podczas ostatniego Forum Liderów Banków Spółdzielczych padło wiele słów na temat potrzeby dzielenia się wiedzą z dobrych doświadczeń. Są banki, które wdrożyły systemy automatyzujące pracę, systemy pozwalające na bieżąco analizować pracę banku, a nawet symulować przyszłość. Dzisiaj, w tych, jak sobie powiedzieliśmy, mało przewidywalnych czasach, owa wymiana doświadczeń ma znaczenie szczególne. Banki spółdzielcze działają wszak w podobny sposób, pomimo iż różnice są dostrzegalne nawet w procesach back-office’owych. Mają one jednakże na tyle nieistotny charakter, że dobrze opracowany model repozytorium dokumentów dla jednego banku można z powodzeniem przenieść do innego, co doskonale wiem z własnego doświadczenia. To samo dotyczy aplikacji analitycznych. Wskaźniki do oceny ryzyka kredytowego, meldunku kredytowego lub depozytowego liczy się przecież tak samo w każdym banku. Wniosek? Uczmy się od siebie wzajemnie, korzystajmy z dobrych praktyk, inwestujmy w nowe, sprawdzone technologie. Jeśli zrobimy to mądrze, uwolnimy najcenniejsze zasoby, jakimi są pracownicy. Sama technologia ma znaczenie drugorzędne. Ważne, aby była nowoczesna i spełniała standardy, określone wymaganiami czasu. Najważniejsza jest wiedza, jak ową technologię dostosować do specyfiki pracy banku spółdzielczego w każdym obszarze.

Automatyzacja przynosi wiele korzyści – uwalnia czas pracowników merytorycznych, zwiększa ich efektywność, ale przede wszystkim podnosi jakość ich pracy. Aplikacje analityczne ,wykorzystując na bieżąco wiedzę o działaniach całego banku, jego oddziałów, zespołów, pojedynczych pracowników, pozwalają widzieć, jak działa bank, jak jest efektywny, gdzie są wąskie gardła, gdzie traci, gdzie zyskuje. Dostarczają argumentów, jak motywować pracowników. Pozwalają przewidywać przyszłość.

I tu wracamy do dużej, moim zdaniem, trudności. Trudności polegającej na tym, że żeby z tych wszystkich udogodnień korzystać, trzeba je wdrożyć. „Jeśli chcemy wyremontować strych, na którym przez lata składowane były różne rzeczy, zarówno potrzebne, jak i niepotrzebne, to przed tym remontem trzeba go posprzątać. Nie da się inaczej. Analogicznie, jeśli chcemy dobrze wdrożyć system informatyczny w danym obszarze, musimy ten obszar wcześniej uporządkować. Jeśli panuje tam bałagan, nie ma szans na wdrożenie jakiegokolwiek systemu informatycznego. Trzeba wcześniej zrobić porządki. To jest bardzo duża korzyść dodana” – powiedziała Katarzyna Wencek, prezes Banku Spółdzielczego w Miliczu, w jednej z naszych wdrożeniowych dyskusji.

To porządkowanie często boli, zajmuje dużo czasu, ale korzyści, jakie możemy osiągnąć są tak duże, że mimo nawału innych zajęć, wielu audytów, warto znaleźć czas i zaprowadzić w kolejnych obszarach porządek.

Wdrażając nowoczesne systemy informatyczne powinniśmy wziąć pod uwagę jeszcze jeden niezwykle istotny aspekt. Możliwość zintegrowania wszystkich potrzebnych w codziennej pracy zarządu banku systemów, a co za tym idzie możliwość logowania się do nich jednym loginem i hasłem, od razu, z jednego miejsca.

„Dzisiejszy bank to wiele systemów usprawniających prace w różnych obszarach. Należy zintegrować wszystkie informacje, tak by dostęp do nich był łatwy i intuicyjny. Ideałem jest jeden system, który integruje wszystko, pomagając tworzyć syntezy i wyciągać wnioski, (…) działający w czasie rzeczywistym, pozwalający dostrzegać codziennie efekty pracy całego zespołu. Umożliwia to natychmiastowe reagowanie na niepożądane zjawiska, o których dowiadujemy się natychmiast, a nie po zakończeniu kwartału” – zauważył kiedyś prezes Banku Spółdzielczego w Ostrowi Mazowieckiej, a od niedawna również wiceprezes Związku Banków Polskich Bartosz Kublik.

Pracujemy z bankami spółdzielczymi już niemal 10 lat. Wypracowaliśmy wspólnie model repozytorium dokumentów, zautomatyzowaliśmy w sposób ustandaryzowany proces obiegu dokumentów kosztowych, zestandaryzowaliśmy sposób zarządzania regulacjami, opracowaliśmy system analityczny pozwalający oceniać efektywność działania banku na bieżąco, eliminujący błędy popełniane przy wprowadzaniu danych do arkuszy kalkulacyjnych. Postanowiliśmy zintegrować te dwa systemy i w ten sposób powstała platforma „Oko Prezesa w iP24”, do której dostajemy się jednym logowaniem i możemy z jednego poziomu dekretować dokumenty, monitorować zaawansowanie prowadzonych projektów, kontrolować przebieg zleconych prac oraz na bieżąco analizować efektywność pracy banku.

Aplikacja do obiegu dokumentów iP24 to szereg potrzebnych w codziennej pracy funkcjonalności tradycyjne realizowanych w obiegu papierowym i/lub mailowym:

• wewnętrzny intranet,
• zarządzanie korespondencją zarówno papierową, jak i elektroniczną,
• zarządzanie regulacjami,
• zarządzanie dokumentami kosztowymi,
• zarządzanie dokumentami kadrowymi,
• podpis elektroniczny,
• narzędzie do szybkiego budowania rejestrów,
• powiadomienia eliminujące pocztę elektroniczną z wewnętrznej komunikacji.

Oko Prezesa to nowoczesna aplikacja analityczna pokazująca codziennie bieżące wartości wskaźników, ułatwiające zarządzanie bankiem. Obecnie są dostępne następujące moduły:

• Transakcje (Liczba kart płatniczych i kredytowych, Liczba otwartych rachunków, Analiza dokumentów transakcyjnych, Bankowość elektroniczna, Analiza wiekowa klientów, Wnioski kredytowe, Analiza czynności i efektywny czas pracy);
• Salda (Meldunek kredytowy, Meldunek depozytowy, Klasyfikacja kont kredytowych i depozytowych, kosztowych i dochodowych, Analiza obliga i strumienia kredytowego, Wykonanie planu, Kalkulator premii, Przychody z tytułu prowizji, Przychody i koszty odsetkowe);
• Analiza Ryzyka Kredytowego (Portfel kredytowy wg podmiotów, produktów i celu kredytowania, Terminy pierwotne, Dni przeterminowania, Odstępstwa, Zabezpieczenia, DtI, LTV, Największe ekspozycje, Kontrola wykonania limitów);
• Ranking Oddziałów (Ocena działalności kredytowej i depozytowej, Ocena działalności w zakresie rachunków, kart, bankowości elektronicznej i pozostałych czynności, Wynik finansowy, Ocena syntetyczna i ranking oddziałów);
• Panel Prezesa (Obligo kredytowe, Wnioski kredytowe, Depozyty bieżące i terminowe, Liczba rachunków bieżących, Wykonanie planów handlowych, Liczba otwartych i zamkniętych rachunków, Liczba kart płatniczych i kredytowych, Wynik finansowy, Zadłużenie przeterminowane).