Nowe technologie dla banków

Swoją pracę eksperci zaczynają zwykle od inwentaryzacji sprzętu drukującego i określenia jego stanu technicznego. Zbierają informacje na temat ilości drukowanych materiałów na każdym z urządzeń, występujących spiętrzeń produkcyjnych, pytają też o zdarzenia związane z codziennym funkcjonowaniem biurowej infrastruktury. Pozwala to określić problemy, z którymi stykają się pracownicy. Analizowane są również koszty produkcji dokumentów. Nie tylko te bezpośrednio związane z zakupem materiałów, serwisowaniem urządzeń oraz ich leasingiem, ale także pośrednie wynikające np. z zaangażowania działu IT w obsługę floty drukującej. W drugiej części audytu badane są wymagania i potrzeby użytkowników. W trakcie rozmów z kadrą zarządzającą eksperci dowiadują się jakie są ich oczekiwania oraz przedstawiają możliwe propozycje rozwiązań. Koszt analizy waha się zwykle od kilku do kilkunastu tysięcy złotych i zależy od ilości placówek bankowych oraz zainstalowanego w nich sprzętu. W przypadku Konica Minolta, jeśli klient zdecyduje się na wdrożenie proponowanego rozwiązania, koszt audytu staje się elementem procesu transformacji.

– Z doświadczeń naszej firmy wynika, że audyt procesów druku trwa około dwóch miesięcy. Przez pierwsze cztery tygodnie gromadzone są dane, a kolejne dwa, trzy tygodnie to okres analizy i opracowywania zebranych informacji. Po przygotowaniu raportu i zaproponowaniu zmian, wspólnie z Klientem wybierany jest najlepszy model finansowania – mówi Paweł Grzyb, Optimized Printing Services Product Manager z Konica Minolta Business Solutions Polska.

Audyt pełen niespodzianek

Choć coraz więcej banków monitoruje koszty druku, to audyt nierzadko prowadzi do zaskakujących wniosków.  Jak dodaje Paweł Grzyb, często ilość drukarek, kopiarek i faksów  jest większa od ilości pracowników! W związku z tym większość sprzętu jest wykorzystywana w minimalnym stopniu i tylko generuje niepotrzebne koszty. Drukarki nawet w stanie uśpienia zużywają prąd, a w magazynie musi znajdować się zapas materiałów eksploatacyjnych. Urządzenia trzeba też regularnie serwisować. Nie należy jednak popadać w przesadę i za wszelką cenę ograniczać ich liczby. Optymalizacja pozwala na taki dobór liczby i rodzaju sprzętu, aby każde urządzenie było efektywnie wykorzystywane, ułatwiało pracę użytkownikom i pozwało na poprawę obsługi klienta. Ważne, aby proponowane rozwiązania były dostosowane do potrzeb banku i ich klientów. Nie zawsze tak jest. Wśród specjalistów krąży anegdotka o optymalizacji, jaką przeprowadził jeden z banków. W jej wyniku osoby obsługujące klientów zostały pozbawione drukarek znajdujących się przy biurkach i musiały korzystać z jednego wspólnego urządzenia. Znacznie przedłużało to ich pracę i powodowało zdenerwowanie klientów, którzy niepotrzebnie tracili czas, a w konsekwencji przenosili rachunki do innych banków. Audyt przeprowadzany przez ekspertów ma zapobiec takim sytuacjom.

Zmniejszyć koszty, poprawić bezpieczeństwo

Koszty druku można zmniejszyć na wiele sposobów. Najprostszym jest obligatoryjne wprowadzenie druku dwustronnego monochromatycznego. Nie wymaga to żadnych inwestycji. Podobnie, jak umożliwienie druku w kolorze tylko niektórym pracownikom. Konica Minolta przeprowadziła audyty środowiska druku w ponad dwóch tysiącach firm i na tej podstawie opracowała efektywne systemy zarządzania drukiem oraz obiegiem  dokumentów. Eksperci przeprowadzający audyt z reguły zalecają lepsze wykorzystanie urządzeń wielofunkcyjnych, gdyż koszt wydrukowania jednej strony formatu A4 przy ich pomocy jest wielokrotnie niższy niż w przypadku prostej drukarki nabiurkowej. Dzięki możliwości zastosowaniu  kart zbliżeniowych i kodów PIN pozwalają także na poprawę bezpieczeństwa obiegu informacji. Odpowiednie aplikacje polecane przez Konica Minolta umożliwiają pełny monitoring wszystkich dokumentów sporządzanych przez każdego z pracowników i pełną kontrolę nad procesem ich produkcji. Oprogramowanie sprawdza wykonywane przez nich czynności oraz przypisuje je poszczególnym pracownikom. Otrzymane informacje  obejmują liczbę stron, format, datę i godzinę wykonanej operacji, a także sposób i miejsce przesłania skanowanych materiałów. Ważną funkcją poprawiającą bezpieczeństwo jest także możliwość druku dokumentów w trybie podążającym i odbieranie ich z każdego zainstalowanego w przedsiębiorstwie urządzenia po wpisaniu kodu PIN bądź po użyciu karty zbliżeniowej. Dzięki temu nikt nieupoważniony nie ma dostępu do wydruków.

– Programy do zarządzającym drukiem i autoryzacji użytkowników dają wiedzę na temat tego co pracownicy drukują, skanują i gdzie wysyłają te informacje. Dlatego banki i instytucje finansowe, w których bezpieczeństwo jest bardzo ważne coraz częściej decydują się na wdrażanie takich rozwiązań. Dzięki nim mają pełny wgląd w to, co się dzieje z dokumentami papierowymi i elektronicznymi w firmie – dodaje Paweł Grzyb.

Digitalizacja dokumentów

Urządzenia wielofunkcyjne wyposażone w skaner i odpowiednie oprogramowanie umożliwią szybką zamianę dokumentów papierowych na pliki elektroniczne oraz ich archiwizację. Konwersja do postaci cyfrowej pozwala na efektywnego zarządzania ich obiegiem, co przyspiesza i usprawnia procedury bankowe oraz komunikację zewnętrzną. Dostępne rozwiązania umożliwiają łatwe pozyskiwanie danych z formularzy i standardowych druków oraz sortowanie zdigitalizowanych dokumentów według wyodrębnionych informacji. Dzięki temu pracownicy banku nie muszą ich ręcznie przepisywać i poświęcać czasu na segregowanie i katalogowanie dokumentów papierowych. Rozwiązania Konica Minolta są bardzo wygodne w użyciu i umożliwiają skanowanie dokumentów za naciśnięciem jednego przycisku oraz ich automatyczne rozdzielanie na pojedyncze umowy. Znacznie ułatwia to przetwarzanie większych partii dokumentów.  Eksperci po przeprowadzeniu audytu są w stanie zaprojektować i wdrożyć w życie plan digitalizacji dokumentów, ich  archiwizowania oraz niszczenia.

Szybki serwis

Zmartwieniem wielu polskich banków i instytucji finansowych jest rozproszenie oddziałów, które znajdują się w wielu miastach. Znacznie utrudnia to serwisowanie, naprawę oraz  dostarczanie różnorodnych materiałów eksploatacyjnych do używanych urządzeń. Konica Minolta oferuje bankom usługę OPS Monitoring Comfort Plus. Pozwala ona na zdalne monitorowanie pracy urządzeń, ich serwisowanie oraz zapewnienie materiałów eksploatacyjnych dla ponad dwudziestu tysięcy modeli różnych producentów. Dzięki monitoringowi informacje o awariach i braku materiałów eksploatacyjnych są błyskawicznie przekazywane do serwisu. Znacznie skraca to czas potrzebny na usunięcia usterki i pozwala na bieżąco kontrolować zużycie materiałów eksploatacyjnych.

Banki mogą wydawać na druk nawet kilkaset tysięcy złotych rocznie. Dzięki  optymalizacji tego procesu koszty te mogą spaść o 30 proc. Niemniej ważne jest bezpieczeństwo, szybkość obiegu informacji oraz komfort obsługi klienta. Zadowolony klient to taki, który jest szybko obsłużony i nie traci zbyt dużo czasu na stanie w kolejce. Audyt środowiska druku pozwala precyzyjnie określić obszary, które wymagają szybkich zmian, z korzyścią dla pracowników i klientów banku.

Mirosław Mikulski