Kwestionariusz BION 2015 – czy można prościej?

Pod koniec kwietnia 2016 spodziewane jest rozesłanie przez Komisję Nadzoru Finansowego tegorocznego kwestionariusza oceny BION dla sektora bankowego. Wypełnienie kwestionariusza BION realizowane jest w skomplikowanym procesie i wiąże się ze żmudnym porównywaniem formularzy z poprzednich lat oraz angażuje wiele osób w danej organizacji. W tym roku prawdopodobne jest przejście w kwestionariuszu BION z pytań jakościowych (tak/nie) na pytania opisowe, co oznacza dodatkowe skomplikowanie dla osób wypełniających. W praktyce sprawne kontrolowanie i monitorowanie procesu przy użyciu standardowych narzędzi jest trudne i bywa źródłem wielu problemów organizacyjnych.

Wraz z uruchomieniem kolejnej oceny BION, jak co roku, pojawiają się te same wątpliwości i pytania:

• Ile pracy będzie kosztować moją organizację przygotowanie i weryfikacja udzielonych odpowiedzi w kwestionariuszu BION?
• W jaki sposób przeprowadzić prace, aby były one zrealizowane efektywnie?
• Kto powinien zostać zaangażowany w prace nad kwestionariuszem?
• W jaki sposób zapewnić wykorzystanie wiedzy posiadanej w organizacji? Przecież na BION odpowiadaliśmy już wielokrotnie.
• Jak przekonać współpracowników do tego, aby terminowo udzielili odpowiedzi?
• W jaki sposób monitorować postęp i status prac, tak aby wysłać kwestionariusz do KNF w ustalonym terminie?

Dodatkowo proces wypełnienia BION może być źródłem licznych problemów. Poniższa lista przedstawia najważniejsze z nich:

Rysunek 1) Kluczowe problemy związane z BION

Dotychczas wypełnianie kwestionariusza wiązało się z manualną pracą w dokumentach pakietu Office. Obrazowo można to przedstawić jako próbę zbudowania dla dziecka drewnianego domku za pomocą młotka i ręcznej piły. Wykonalne, ale praca z wykorzystaniem bardziej zaawansowanych narzędzi (elektryczna przycinarka, piła motorowa, pneumatyczny wbijacz gwoździ) będzie znacznie szybsza, efektywniejsza i oczywiście przyjemniejsza. Właśnie taka zmiana jakościowa zaszła w tym roku w kontekście wsparcia procesu BION. Na rynku pojawiło się nowe rozwiązanie – AdaptiveBION, które dostarcza zupełnie nową jakość przy wypełnianiu kwestionariusza BION oraz eliminuje powiązane z tym procesem problemy. System pozwala skupić się na merytoryce udzielania rzetelnych odpowiedzi bez potrzeby angażowania się w czasochłonny proces organizacji pracy oraz wypełniania pytań. Kwestie organizacyjne są wspierane i automatyzowane przez oprogramowanie.

Należy pamiętać, iż niewłaściwe wypełnienie kwestionariusza może mieć bardzo poważne skutki dla banku. Nadawana przez KNF ocena BION może być obniżona, co wiąże się z szeregiem potencjalnych uciążliwości (z brakiem możliwości wypłaty dywidendy włącznie).

Zobaczmy zatem, jak rozwiązanie AdaptiveBION działa w praktyce. Poniżej przedstawiamy pięć sposobów na ułatwienie sobie życia i przyspieszenie procesu wypełnienia kwestionariusza BION 2015.

Centralna baza pytań i odpowiedzi

Jedną z podstawowych rzeczy, na którą należy zwrócić uwagę, jest prowadzenie centralnego repozytorium pytań i odpowiedzi dla oceny BION. Dzięki integracji w jednym miejscu wszystkich odpowiedzi na pytania z kwestionariusza BION zawsze wiadomo, kto odpowiada za które pytanie oraz jaki jest status udzielenia odpowiedzi (w trakcie, udzielona, w trakcie weryfikacji itp.). Warto też pamiętać, że w centralnej bazie istnieje możliwość podglądu wszystkich odpowiedzi nie tylko w wersji ostatecznej, ale także propozycji odpowiedzi udzielanych przez różnych uczestników procesu (wraz z ich komentarzami).

System wspierający komunikację między osobami zaangażowanymi w proces BION

Przeprowadzenie oceny BION to proces wymagający współpracy wielu osób, czasem nawet znajdujących się w odległych geograficznie oddziałach firmy. Efektywna komunikacja w takim przypadku stanowi kluczowy czynnik sukcesu. Zastosowanie dedykowanych narzędzi znacznie ułatwia ten proces. Wszystkie upoważnione osoby otrzymują dostęp do danych, których potrzebują. Mogą udzielić odpowiedź lub poprosić o wsparcie konsultanta z innego działu.

Rysunek 2) Zarządzanie procesem BION i postępem prac

Dostęp do wiarygodnych informacji w czasie rzeczywistym

Równie ważnym aspektem procesu BION jak komunikacja jest raportowanie statusu aktualnie prowadzonych prac. Posiadanie wiarygodnych informacji o stanie realizacji prac jest kluczowe dla efektywnego zarzadzania. W ramach ilustracji tej kwestii możemy w tym miejscu odwołać się do klasyki polskiego filmu (film pt. „Co mi zrobisz jak mnie złapiesz”). W filmie tym jest scena, w której dyrektor przedsiębiorstwa pyta swojego pracownika o stan realizacji planu. Rozmowa w skrócie wygląda następująco:

(…)

Dyrektor: Jak stoimy z planem?

Pracownik: 96%

Dyrektor: Prawdę mi mów.

Pracownik (zastanawiając się): ummm, hmmmm 75%

Dyrektor: Prawdę powiedziałem!

Pracownik: No kto to może wiedzieć Panie Dyrektorze…

Bez posiadania efektywnego narzędzia do monitorowania postępów, sytuacja w organizacji może wyglądać podobnie do scenki z filmu opisanej powyżej. Korzystając z AdaptiveBION nie dopuszczamy do takiego stanu. W systemie mamy dostępny kokpit raportowy, dzięki czemu zarząd danej organizacji lub osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie oceny mają dostęp do zawsze aktualnych i wiarygodnych danych o postępach prac. W sposób istotny zmniejsza to ryzyko nieterminowego zakończenia procesu oceny BION, gdyż stan prac możemy monitorować każdego dnia.

Rysunek 3) Kokpit monitorowania postępu prac

Przejrzystość komunikacji z KNF

Przejrzysta komunikacja z KNF w znacznym stopniu ułatwia przeprowadzenie procesu BION. Dostęp do wszelkiej komunikacji z KNF wyjaśniającej wątpliwości w kwestionariuszu BION pozwala na podniesienie jakości odpowiedzi. Wpływa także na przyspieszenie całości procesu poprzez dostęp do właściwych informacji wtedy, kiedy są one potrzebne.

Wykorzystanie posiadanej wiedzy

W organizacji kluczowe jest odpowiednie zarządzanie wiedzą. Dotyczy to także wypełniania BION 2015. AdaptiveBION umożliwia wykorzystanie w procesie udzielania odpowiedzi wyników prac z poprzedniego roku. Kwestionariusz BION corocznie ulega zmianom, ale dzięki zastosowaniu odpowiednich algorytmów porównujących możliwe jest dopasowanie nowego kwestionariusza do pytań z poprzedniego roku. Dzięki temu wiemy, kto odpowiadał na dane pytanie, jakie miał komentarze, czy też jaka ostateczna odpowiedź została udzielona. Jeżeli zeszłoroczna odpowiedź dalej jest aktualna istnieje możliwość jej automatycznego przeniesienia z poprzedniej oceny do aktualnego arkusza. Wystarczy tylko zweryfikować i zaakceptować odpowiedź, co znacznie przyspiesza i ułatwia proces oceny BION.

Jak zastosować rady

Wymienione powyżej rady można częściowo wprowadzić w życie bez stosowania systemów informatycznych. Można posiłkować się dzieleniem plików poprzez pocztę elektroniczną, dokumenty Office, organizowanie cyklicznych spotkań itp. Jednakże takie podejście jest bardzo czasochłonne i w przypadku większych zespołów nie będzie efektywne.

W celu osiągnięcia pełnego wachlarza korzyści, niezbędne będzie wykorzystanie dedykowanego systemu informatycznego, który w sposób kompleksowy wesprze organizację w procesie oceny BION. Taki system pozwoli skupić się na kluczowym celu procesu BION – udzieleniu wysokiej jakości odpowiedzi na pytania z kwestionariusza, zdejmując z nas obowiązek czasochłonnej organizacji pracy i pozyskania odpowiedzi w formie ręcznej.

Więcej informacji znajdą Państwo na stronie: www.bion.com.pl

Jan Anisimowicz

Marcin Ludzia