Kraj: Jak PRINCE-2 odmienił Dzierżoniów

Przemysław Puch

W latach 70. ub. wieku trójka młodych menedżerów pracujących w IBM, wśród których był Colin Bentley, obserwowała ze zgrozą proces projektowania systemów informatycznych. Projekty nagminnie przekraczały wszelkie oszacowane terminy ich zakończenia i wysokości budżetów zaplanowane w studium wykonalności (feasibility study). Współczynniki przekroczenia sięgające 2 lub 3 były na porządku dziennym. A trafiały się nawet równe 10 i więcej.

Aby usprawnić ten proces, Bentley i jego koledzy postanowili opracować metodykę obejmującą cały cykl projektu od wytworzenia produktów poprzez ich wdrożenie, aż do działań powdrożeniowych. W efekcie powstała metodyka wytwarzania systemów informatycznych PROMT (Project Organisation, Management and Planning Techniques), pierwowzór metodyki zarządzania projektami PRINCE-2.

Obecnie PRINCE-2, rozwijając się spokojnie i konsekwentnie, zmieniła zasady pracy w obszarach zarządzania projektami rozmaitych organizacji na całym świecie. Według ostatnich danych metodyka ta stosowana jest szeroko w ponad 150 krajach na całym świecie. Wykorzystuje ją ponad 20 tys. organizacji o różnorodnych profilach działalności. Początkowo znalazła zastosowanie w sektorze finansowym (duże instytucje finansowe, banki, domy maklerskie), by szybko znaleźć sobie miejsce w sektorze przedsiębiorstw.

Jednocześnie okazało się, że jest równie przydatna w zarządzaniu na przykład organizacjami miejskimi. Metodyka ma swojego właściciela. Jest nim Office of Government Commerce, agenda Ministerstwa Skarbu Wielkiej Brytanii, wspierająca departamenty rządowe w realizacji skutecznych programów i projektów. Właściciel zapewnia metodyce regularną aktualizację i dostosowanie do najnowszych trendów w zakresie zarządzania projektami.

Metodyka udostępniana jest bez licencji, ale ma oficjalne podręczniki i poradniki oraz instrukcje stosowania. Dzięki scentralizowanej akredytacji organizacji szkoleniowych metodyka jest w sposób jednolity przedstawiana na całym świecie, a jakość nauczania i kwalifikacje trenerów są corocznie monitorowane przez niezależnych audytorów.

W Polsce została zastosowana z sukcesem na przykład w Dzierżoniowie. Jej podstawowa wartość polega bowiem na możliwości zastosowana jej do zarządzania dowolnym projektem, niezależnie od typu, rozmiaru, lokalizacji i kultury organizacyjnej. Każda organizacja może wdrożyć zarządzanie projektami zgodnie z metodyką PRINCE-2, uwzględniając przy tym własne praktyki, doświadczenia, kulturę organizacyjną i obowiązujące przepisy oraz dostosowując poziom wykorzystania metodyki PRINCE-2 do specyfiki konkretnych projektów.

Całość metodyki zawarta jest w dwóch podręcznikach. Opublikowany w nowym wydaniu zbiór tzw. pryncypiów wynikających z analizy doświadczeń płynących z dobrych i złych projektów dostarcza osobom realizującym projekt wsparcia podczas oceny prawidłowości stosowania metodyki. Dostosowanie metodyki powinno zapewnić taki poziom kontroli, który jest odpowiedni dla skali, złożoności i istotności projektu. To właśnie przestrzeganie pryncypiów decyduje o tym, że projekt jest zarządzany zgodnie z metodyką PRINCE-2, a nie samo tylko formalne przyjęcie procesów działań i wzorców dokumentacji.

Nie jest to czysta teoria. To raczej zbiór najlepszych praktyk, które można zastosować w każdej konkretnej sytuacji. Te praktyki mają zastosowanie zarówno w firmach prywatnych, jak i w sektorze publicznym. – Nie są to zasady wymyślone przez wybitne, ale niestykające się z rzeczywistością grono teoretyków, tylko przez praktyków, na co dzień zmagających się z rzeczywistością rozmaitych organizmów gospodarczych – mówi Cezary Paprocki, wiodący, akredytowany konsultant Centrum Rozwiązań Menedżerskich S.A., akredytowany trener CRM S.A. w zakresie m.in. PRINCE-2.

Stosowanie metodyki PRINCE-2 jest popierane przez Komisję Europejską. Wśród projektów finansowanych z budżetu europejskiego mają pierwszeństwo projekty zarządzane tą metodyką. Ma ona wysokie oceny w Komisji Europejskiej. Komisja nie może oczywiście narzucać żadnej konkretnej metodyki, ale podczas oceny inwestycji finansowanych ze środków europejskich na pewno będzie brane pod uwagę, czy będą one zarządzane metodycznie. Stosowanie metodycznego zarządzania projektami jest również oczekiwane przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. – Metodyka PRINCE-2 nie eliminuje całkowicie ryzyka popełnienia błędu – mówi Cezary Paprocki – ale poważnie je ogranicza. Daje pewność, że przyjęte podejście zostało już gdzieś wcześniej zastosowane z sukcesem. To nieoceniona pomoc, gdy w grę wchodzi ogromna odpowiedzialność, a taka odpowiedzialność ma na pewno miejsce w zarządzaniu tak skomplikowanym mechanizmem jak miasto i realizowane przez nie projekty.

Jednym z pierwszych miast, które wyraziły gotowość zarządzania projektami zgodnie z metodyką PRINCE 2, był Dzierżoniów. Miasto miało za sobą bardzo bolesne doświadczenia związane z transformacją ustrojową. Jego przemysł przed 1989 r. oparty był na kilku wielkich zakładach pracy. Diora produkowała odbiorniki radiowe, Silesiana natomiast – produkty bawełniane. Przedsiębiorstwa te zatrudniały łącznie kilka tysięcy osób. Niemal każda rodzina w Dzierżoniowie w jakimś stopniu utrzymywała się z pracy w tych zakładach. Nagły upadek tych firm spowodował, że bezrobocie, praktycznie z dnia na dzień, osiągnęło poziom prawie 50 proc. – Taki start w samorządność musiał motywować do działania – mówi wiceburmistrz miasta Wanda Ostrowska. – Stało się jasne, że bez sprawnej i wspomagającej przedsiębiorczość administracji miasto może się nie podnieść. Stąd też utrwalony i pielęgnowany do dziś trend do nowych metod zarządzania oraz równanie do lepszych.

Władze miasta wraz z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej w 2004 r. zaczęły poszukiwać rozwiązań, które pomogą im skorzystać ze środków zgromadzonych w europejskim budżecie. – Nie mieliśmy przecież żadnego doświadczenia w korzystaniu ze środków unijnych – mówi wiceburmistrz Wanda Ostrowska. – Pojawiło się zatem pytanie, jak efektywnie z nich korzystać, jak prowadzić projekty, aby nie zmarnować choćby jednego wywalczonego z takim trudem euro. Zastanawialiśmy się, jak skutecznie zawalczyć o unijne dotacje. Metodyka PRINCE-2 dała nam poczucie bezpieczeństwa. Stosując ją, mamy przekonanie, że maksymalnie ograniczamy ryzyko błędu. Zbieramy swoje doświadczenia i uczymy się na nich. Weszliśmy na zupełnie inny poziom zarządzania.

Metodyka PRINCE-2 nie jest receptą na wszystkie problemy. Jednak w znacznym stopniu pomaga je rozwiązać. Daje poczucie, co istotne, że rozwiązanie problemu nie jest kwestią widzimisię, ale wynika z doświadczeń innych, którzy znaleźli się w podobnej sytuacji.

Z pomocą miastu Dzierżoniów przyszło warszawskie Centrum Rozwiązań Menedżerskich S.A., pierwsza w Polsce i najbardziej doświadczona firma mająca certyfikat na trening, wdrażanie i konsultacje związane z zarządzaniem projektami zgodnie z metodyką PRINCE-2. Rozpoczęły się szkolenia i konsultacje, w których brało udział łącznie kilkanaście osób.

Uruchomiony został duży projekt kompleksowej modernizacji najdłuższej ulicy w mieście, a także zakończenie rozbudowy Dzierżoniowskiego Ośrodka Kultury oraz remontu budynku Towarzystwa Przyjaciół Dzieci.

Miasto stawia na rozwój sektora usług, turystyki (pobliże Kotliny Kłodzkiej). Działa tu ponad 3 tys. firm, a bezrobocie nieznacznie przekracza 10 proc. Mieszkańcy na co dzień nie widzą metodyki w działaniu. Dla nich ma znaczenie, że ich sprawy załatwiane są skutecznie. Ale w głosowaniu przy okazji wyborów dają wyraz swoim poglądom. Podczas ostatnich wyborów samorządowych ekipa, która wdrażała wprowadzenie PRINCE-2 w Dzierżoniowie wygrała w pierwszej turze. – Dzierżoniów z miasta, która miało wielkie kłopoty, powoli przeistacza się w miasto bardzo ładnie pozapinane na wszystkie guziczki – ocenia Cezary Paprocki.