Kiedy warto zbudować dedykowane rozwiązanie IT?

Z drugiej strony, jeśli nie znajdziemy odpowiedniego modelu lub chcemy, żeby garnitur pasował w stu procentach, zawsze możemy go uszyć na miarę. Oczywiście czas przygotowania takiego stroju oraz jego koszt znacząco wzrastają. A końcowy efekt może nie dorównać naszym oczekiwaniom.

Po tym, krótkim wprowadzeniu proponuję ćwiczenie. Przeczytajmy powyższy tekst jeszcze raz, tylko słowo garnitur zastąpmy słowem rozwiązanie IT.

Tak, systemy IT są jak garnitury. Z tą różnicą, że kosztują setki tysięcy czy miliony złotych, więc decyzja o tym, czy warto budować dedykowane rozwiązanie, ma dużo większe znaczenie. Aby ułatwić jej podjęcie, przyjrzyjmy się pięciu przesłankom wskazującym, że warto.

Wymagania biznesowe

Decydując się na stworzenie własnego rozwiązania IT, firmy najczęściej wskazują, że ich procesy biznesowe i działania, które prowadzą, są tak wyjątkowe, że żaden gotowy system IT nie będzie w stanie ich zrealizować. Przyznam, że słyszałem tę argumentację wielokrotnie i najczęściej po głębszym zbadaniu okazywała się nieprawdziwa. Oczywiście, każda organizacja jest wyjątkowa, ale każda posiada również konkurencję, która w ten czy inny sposób realizuje podobne procesy biznesowe.

Jeśli budujemy portal klienta, który ma być dopasowany do jego potrzeb i stać się naszą wizytówką, to rzeczywiście warto rozważyć dedykowane rozwiązanie

Zanim więc ogłosimy, że żaden system nie spełnia naszych oczekiwań, poświęćmy dłuższą chwilę na analizę istniejących rozwiązań, skonsultujmy się z naszymi zaufanymi dostawcami. Oczywiście wnioski mogą wskazywać, że warto budować rozwiązanie od zera. Ale chcę podkreślić, że teza, iż nasze procesy biznesowe są unikalne, jest łatwa do postawienia, ale dużo trudniejsza do obrony.

Czytaj także: Ataki ransomware kosztują polskie firmy średnio 1,5 mln złotych

Unikalne doświadczenie

Kontynuując poprzedni wątek, musimy spojrzeć na drugą stronę medalu. Organizacje z jednej branży, choć do siebie podobne mają jednak pewne cechy charakterystyczne. To one zazwyczaj decydują o ich przewadze konkurencyjnej. I tutaj rzeczywiście dużo częściej warto skorzystać z dedykowanych systemów IT.

Jeśli budujemy portal klienta, który ma być dopasowany do jego potrzeb i stać się naszą wizytówką, to rzeczywiście warto rozważyć dedykowane rozwiązanie.

Podobnie, gdy chcemy wieść prym w obszarze obsługi klienta. Jeśli to jest oś naszej przewagi, to może warto zainwestować w dedykowany system. W końcu, jeśli szukamy przewagi w algorytmach to zapewne warto, aby nie były to pudełkowe wersje dostępne dla wszystkich, a coś uszytego na miarę. Dedykowany system jest dobrym pomysłem, jeśli to on ma zrobić różnicę.

Wydajność

Jeśli prowadzimy duży biznes, mamy mnóstwo danych lub wielu klientów to może okazać się, że gotowe rozwiązania nie poradzą sobie pod względem wydajności. Systemy tego typu powstawały w określonych warunkach, prawdopodobnie we współpracy z konkretnymi klientami. W związku z tym architektura a co za tym idzie wydajność tych systemów, była zapewne dostosowana do tamtych przypadków. A co, jeśli jesteśmy firmą dziesięć razy większą od tamtych?

Jeśli prowadzimy duży biznes, mamy mnóstwo danych lub wielu klientów to może okazać się, że gotowe rozwiązania nie poradzą sobie pod względem wydajności

Odpowiedź jest prosta. Zanim zainwestujemy w gotowe rozwiązanie, warto zweryfikować aspekt architektury rozwiązania. Chodzi o to, żeby sprawdzić, czy na pewno jest skalowalna i zaspokoi nasze potrzeby. To, co ważne na obecnym rynku i o czym trzeba pamiętać, że samo stwierdzenie, iż system działa w chmurze, nie gwarantuje jego skalowalności.

Koszt

W tym miejscu muszę na chwilę wrócić do wstępu tego artykułu. Utarło się, że systemy gotowe są tańsze niż systemy dedykowane. I w znaczącej większości przypadków tak jest. Jednak i tutaj zdarzają się wyjątki. Licząc całkowity koszt posiadania systemu w ciągu pięciu lat musimy brać pod uwagę głównie koszt wdrożenia, licencji, utrzymania i dokonywania zmian w systemie.

Zawsze warto przeliczyć koszty, bo może się okazać, że system szyty na miarę jest tańszy

Warto policzyć te koszty dla obu opcji, ponieważ możemy się bardzo zdziwić. Nie tak dawno byłem świadkiem sytuacji, w której koszt wdrożenia i licencji za pierwszy rok był wyższy niż całe 5-letnie TCO dla dedykowanego systemu.

Oczywiście różnice mogą wynikać z faktu, że w dedykowanych systemach mogą być dostępne funkcjonalności, których nasza organizacja wcale nie potrzebuje lub realizuje je zupełnie inne rozwiązanie w naszym ekosystemie IT. Wniosek jest jednak oczywisty. Zawsze warto przeliczyć koszty, bo może się okazać, że system szyty na miarę jest tańszy.

Czytaj także: Pandemia COVID-19 przyspieszyła transformację cyfrową banków

Rynek IT

Ostatni aspekt, z którym niestety spotkałem się wielokrotnie. Sytuacja wygląda następująco: poszukując gotowego systemu, znajdujemy rozwiązanie, które dobrze wpisuje się w nasze potrzeby. Dostawca oprogramowania pokazuje nam system, który wydaje się dla nas idealny. Następuje wdrożenie. I tutaj pojawiają się pierwsze trudności. Wygląda to tak, jakby firma wdrażająca narzędzie nie znała dokładnie jego możliwości. Po długich bojach wdrożenie dochodzi jednak do skutku. I tu zaczyna się problem.

Zanim więc zdecydujemy się wdrożyć gotowy system, warto zweryfikować, czy na rynku są specjaliści z jego zakresu

Okazuje się, że system jest słabo skonfigurowany, dostawca ma problemy z jego rozwijaniem i dalszym dostosowywaniem do naszych potrzeb. Szukamy więc innego wsparcia, konkurencyjnego dostawcy, próbujemy zatrudnić specjalistów bezpośrednio. Ale to wszystko na nic. System, który wybraliśmy, jest na tyle nieznany na polskim rynku, że nie mamy szans na znalezienie odpowiedniego partnera do jego rozwoju i utrzymania.

Zanim więc zdecydujemy się wdrożyć gotowy system, warto zweryfikować, czy na rynku są specjaliści z jego zakresu. Lepiej napisać dedykowany system z zaufanym partnerem niż wyrzucić do kosza źle wdrożone, gotowe rozwiązanie, którego nie jesteśmy w stanie rozwijać. A ten ostatni scenariusz jest dość popularny na rynku, choć raczej nikt się tym nie chwali.

Podsumowanie

Jak widać, droga do wyboru między systemem gotowym a szytym na miarę, jest w IT skomplikowana i wyboista. Mam nadzieję, że powyższych pięć drogowskazów pomoże, poruszać się po tej drodze dużo pewniej i sprawniej. Na koniec jedna dodatkowa rada.

W mojej ocenie najlepszym podejściem jest posiadanie zaufanych partnerów – firm IT specjalizujących się w integracji gotowych rozwiązań i budowie aplikacji „od zera”.

Takich, które nie boją się powiedzieć: „tego nie umiemy, więc nie możemy pomóc”. Albo wręcz „akurat to gotowe rozwiązanie nie sprawdzi się w Waszym przypadku”. Czasem warto dać szansę i pozwolić dostawcy IT, aby stał się naszym doradcą i przekonać się, jak bardzo będzie się starał, żeby nie zawieść naszego zaufania.