Kiedy można zarejestrować firmę w wynajmowanym lokalu?

Nie trzeba dysponować lokalem, aby zarejestrować w nim firmę

Podejmowanie działalności gospodarczej przez osoby fizyczne nie w każdym przypadku wiąże się z koniecznością korzystania z nieruchomości. Na długiej liście biznesów, które prowadzone są wyłącznie poza lokalem znajdują się taksówkarze i inni przewoźnicy, rzemieślnicy wykonujący usługi wyłącznie w domach swych klientów (glazurnicy, hydraulicy, murarze, ogrodnicy), jak również szeroko rozumiane wolne zawody. Równocześnie ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nakłada na tych wszystkich przedsiębiorców obowiązek wskazania adresu siedziby firmy, stanowiącego przede wszystkim miejsce doręczania korespondencji urzędowej.

Pojawia się pytanie: czy przedsiębiorca, zamieszkujący w lokalu użytkowanym na podstawie umowy najmu instytucjonalnego bądź okazjonalnego może ten właśnie lokal wskazać jako siedzibę prowadzonej działalności? Z prawnego punktu widzenia jest to jak najbardziej dopuszczalne. –  Przepisy określające zasady zawierania tych dwóch rodzajów umów najmu nie zabraniają wykorzystywania samego adresu wynajmowanego lokalu do rejestracji działalności gospodarczej – podkreśla Hanna Milewska-Wilk, ekspert Stowarzyszenia Mieszkanicznik grupującego właścicieli nieruchomości mieszkaniowych na wynajem.

Również organ rejestrujący firmy nie ma prawa odrzucenia wniosku jedynie z uwagi na zapisy zawarte w umowie najmu mieszkania wskazanego jako siedziba. – Do zarejestrowania działalności gospodarczej nie jest wymagany nawet dokument poświadczający dysponowanie lokalem – wskazuje  Hanna Milewska-Wilk.

Siedziba firmy i miejsce prowadzenia działalności

Należy również przypomnieć, że polskie przepisy przewidują rozgraniczenie pomiędzy siedzibą a miejscem prowadzenia działalności, przy czym to ostatnie może być również określone w sposób inny aniżeli przez podanie fizycznego adresu. Dla przykładu, rzemieślnik dokonujący robót murarsko-wykończeniowych może wskazać miejsce wykonywania działalności „w domu klientów”. –  Sama rejestracja działalności nie jest podstawą do stwierdzenia zmiany sposobu wykorzystania nieruchomości, czyli nie zmieni mieszkania w biuro lub warsztat – przypomina ekspert. To ważna informacja również dla tych właścicieli firm, którzy wahają się nad wyborem właściwej stawki podatku od nieruchomości. W przypadku taksówkarzy, pilotów wycieczek czy glazurników nie ma uzasadnienia dla wprowadzania stawki właściwej dla lokali komercyjnych, ponieważ w mieszkaniu właściwa działalność nie jest prowadzona.

 Można zabronić rejestracji firmy w wynajmowanym lokalu

Brak jednoznacznych przeszkód regulacyjnych dla rejestracji firmy w wynajmowanym lokalu nie oznacza bynajmniej, iż wynajmujący nie ma prawa zawrzeć takowego ograniczenia w umowie. Ekspert Stowarzyszenia Mieszkanicznik przypomina, że stosowane zastrzeżenia mogą się pojawić nie tylko w umowach dotyczących najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego. Dlatego o zamiarze wskazania mieszkania jako siedziby firmy najlepiej poinformować właściciela lokalu jeszcze przed zawarciem umowy. – Praktyka rynkowa jest taka, że najemca informuje wynajmującego o takich zamiarach, żeby nie dochodziło chociażby do problemów z korespondencją, a wynajmujący wyraża zgodę, najlepiej na piśmie – przypomina Hanna Milewska-Wilk.

Z drugiej jednak strony, właściciel mieszkania również nie może arbitralnie wprowadzać nieujętych w treści umowy ograniczeń podczas jej trwania. – Jeśli wynajmujący chce narzucić konkretne zasady: zakaz trzymania zwierząt, zakaz rejestracji jakichkolwiek podmiotów gospodarczych lub jakiekolwiek inne, to powinny one być zawarte w umowie najmu, a ich złamanie może być wtedy podstawą do wypowiedzenia umowy. Bez odpowiednich zapisów, na które obie strony się zgodziły, nie można wykluczyć rejestrowania siedziby firmy pod adresem nieruchomości mieszkalnej – dodaje ekspert. Przestrzec należy natomiast przed zaliczaniem czynszu z tytułu najmu okazjonalnego bądź instytucjonalnego w poczet kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności. Organ podatkowy może łatwo zakwestionować takowe odliczenie, argumentując swą decyzję charakterem umowy, co do zasady ograniczającym wykorzystanie lokalu w celach mieszkaniowych.