Kiedy firma zapłaci pracownikowi ryczałt za nadgodziny

– Zgodnie z art. 151¹ § 4 Kodeksu pracy, w sytuacji, gdy pracownik stale świadczy pracę poza zakładem pracy, a kontrola liczby przepracowanych godzin jest utrudniona, jego wynagrodzenie – wraz z nadliczbowymi godzinami pracy – może zostać zastąpione ryczałtem. Wysokość tego wynagrodzenia powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych – tłumaczy mecenas Daniel Reck z kancelarii adwokackiej Duraj Reck i Partnerzy.

Stała praca poza zakładem pracy

 W przytoczonym przez mecenasa przepisie mowa jest o „zakładzie pracy”, rozumianym powszechnie jako zespół składników majątkowych, niemajątkowych, osobowych, organizacyjnych i zadaniowych, który w całości wypełnia określoną funkcje, a nie – jak to zostało określone w przepisach dotyczących podróży służbowej – miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałym miejscu pracy.

– Oznacza to, że ryczałt za nadgodziny możemy stosować także wobec pracowników, których miejsce pracy jest określone obszarowo, np. kilka miast, województw, region lub ruchomo – miejsce realizowania inwestycji. Także pracownicy, którzy mają w umowie o pracę miejsce pracy określone jako siedziba pracodawcy, ale zazwyczaj regularnie świadczą pracę poza zakładem pracy, mogą zostać objęci ryczałtem za nadgodziny – wyjaśnia aplikant adwokacki Karolina Wojtas.

Zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego, wymóg stałości nie oznacza, że praca musi być wykonywana wyłącznie lub bez przerwy poza zakładem pracy. Wystarczy, że praca poza zakładem pracy wykonywana jest w powtarzających się, zaplanowanych okresach (np. 5 dni w miesiącu).

Praca w godzinach nadliczbowych

Pracodawca nie może określić dowolnie wysokości ryczałtu. Ryczałt powinien odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych i odpowiadać „choćby w przybliżeniu” świadczeniu przysługującemu na ogólnych zasadach. Wysokość ryczałtu ogranicza także ustalony przez pracodawcę w regulaminie pracy roczny limit pracy w godzinach nadliczbowych. Ograniczeniem powinien być także przeciętny tygodniowy czas pracy wraz z godzinami nadliczbowymi wskazany w art. 131 § 1 Kodeksu pracy.

– Co istotne, ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych nie pozbawia pracownika prawa do żądania dopłaty wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli pracował on w wyższym wymiarze niż wynika to z ustalonego ryczałtu – mówi Daniel Reck. I dodaje: – Z kolei nieprzepracowanie przez pracownika liczby godzin, za które wypłacono ryczałt, nie powoduje po stronie pracownika konieczności zwrotu nadpłaconego ryczałtu. Co więcej, niewykonanie założonej liczby nadgodzin przez pracownika nie uprawnia pracodawcy do zaliczenia nadpłaconego ryczałtu na poczet przyszłych godzin nadliczbowych, w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Nieuzasadnione godziny nadliczbowe

Wielu pracodawców zmaga się z problemem nadmiernej liczby nadgodzin. To wypadkowa np. krótkich terminów zamówień, a w efekcie czego – znacznego obciążenia pracą, złej organizacji lub po prostu zachowania samych pracowników. Każdorazowo problem ten wymaga indywidualnej analizy sytuacji danego przedsiębiorstwa.

– Może się jednak okazać, że wprowadzanie ryczałtu – w odróżnieniu od wynagrodzenia godzinowego – skutecznie zniechęci pracowników do wypracowywania nadmiernej ilości godzin nadliczbowych. Z kolei ustalenie właściwej procedury wnioskowania przez pracowników potrzeby pracy w godzinach nadliczbowych, które każdorazowo wymagają zgody pracodawcy, może okazać się pomocne w ustaleniu czy pracownicy są w stanie wykonać powierzoną im pracę w normalnych godzinach pracy – zauważa Karolina Wojtas.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca, który zdecyduje się wprowadzić ryczałt za nadgodziny, zasadniczo zwolniony jest z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy. Przyjęło się jednak, że ewidencja powinna być prowadzona w miarę możliwość, także dla okresowego weryfikowania, czy wypłacany pracownikom ryczałt za nadgodziny odpowiada rzeczywiście przepracowanym godzinom nadliczbowym. Wprowadzenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych musi zostać uzgodnione z pracownikiem i powinno zostać zawarte w umowie o pracę lub regulaminie pracy.

Źródło: Kancelaria Adwokacka Duraj Reck i Partnerzy