Już nie musisz chodzić do urzędu

W ciągu ostatnich 10 lat na informatyzację usług publicznych przeznaczono w Polsce
ok. 4 mld zł. Dzięki takim inwestycjom coraz więcej spraw urzędowych można załatwić bez wychodzenia z domu. Według danych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji,  w 2013 r.
aż 43 proc. ogółu urzędów wprowadziło nową usługę elektroniczną. Obecnie, dzięki zmianie przepisów ustawy o informatyzacji, korzystanie z technologicznych udogodnień w relacji z administracją jest jeszcze łatwiejsze. – Zarówno z perspektywy obywatela, przedsiębiorcy, jak i urzędu, postępująca elektronizacja przynosi liczne udogodnienia, pozwalając oszczędzać czas i pieniądze – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor linii biznesowej podpis elektroniczny w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A.

Klucz do e-urzędu

Zgodnie z nowymi przepisami, uwierzytelnienie korespondencji kierowanej do urzędów jest możliwe w formie elektronicznej przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą certyfikatu kwalifikowanego lub po potwierdzeniu tożsamości
z wykorzystaniem profilu zaufanego, zakładanego na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Każda z tych form uwierzytelniania nadawcy korespondencji ma szczególne cechy, na które warto zwrócić uwagę.

– Podstawową różnicą pomiędzy bezpiecznym e-podpisem z certyfikatem kwalifikowanym
a zaufanym profilem, jest moc prawna. Bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany certyfikatem kwalifikowanym, jest równoważny pod względem skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu. Profil zaufany jest natomiast poświadczeniem, działającym jedynie
w zakresie spraw załatwianych przez ePUAP. Dzięki mocy prawnej, określonej w ustawie
o podpisie elektronicznym, bezpieczny e-podpis ma bardzo szerokie zastosowanie również poza obszarem e-administracji – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk.

Obecnie podpis elektroniczny można stosować m.in. w relacjach z ZUS, urzędem skarbowym, do wystawiania e-faktur, składania wniosków do KRS czy rejestracji baz danych w GIODO.

E-podpis umożliwia uczestniczenie w przetargach i aukcjach elektronicznych, a od tego roku – w związku z nowelizacją ustawy o Otwartych Funduszach Emerytalnych – także przesyłanie oświadczeń dotyczących wyboru ZUS lub OFE. Zastosowanie profilu zaufanego natomiast sprowadza się wyłącznie do elektronicznych kontaktów z administracją publiczną.

Względy bezpieczeństwa

Podpis elektroniczny otrzymuje się w zestawie, którego niezbędnymi elementami są odpowiednie urządzenia obsługujące podpis oraz imienny certyfikat. Dane potrzebne do składania bezpiecznego e-podpisu są zapisywane na karcie przekazywanej bezpośrednio właścicielowi certyfikatu. Odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa, w jakie wyposażona jest karta gwarantują, iż nikt poza właścicielem certyfikatu nie ma kopii jego danych. Dostęp do karty chroniony jest kodem PIN, znanym jedynie właścicielowi. Kilkukrotne podanie błędnego kodu PIN trwale blokuje kartę, uniemożliwiając wykonanie jakiejkolwiek operacji. W przypadku zaufanego profilu, bezpieczeństwo związane z jego użytkowaniem w dużej mierze zależy od właściwej ochrony dostępu do skrzynki pocztowej jego posiadacza. Żeby nie dopuścić do nieuprawnionego wykorzystania profilu należy zadbać o to, aby nikt postronny nie poznał loginu i hasła do poczty e-mail. 

Jak zdobyć zestaw do e-podpisu? Można go nabyć w firmie świadczącej usługi certyfikacyjne w zakresie bezpiecznego podpisu elektronicznego (np. w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A.). W przypadku KIR S.A. zestaw można kupić w placówkach Izby usytuowanych w całej Polsce, jak również w bankach spółdzielczych współpracujących z Izbą (adresy kilkuset placówek we wszystkich regionach kraju dostępne są na stronie www.elektronicznypodpis.pl). Co ważne, po upływie terminu ważności, odnowienia certyfikatu można dokonać online – bez wychodzenia z domu. Certyfikaty kwalifikowane wchodzące w skład zestawów oferowanych przez KIR S.A. zachowują swoją ważność, w zależności od wybranej opcji, przez rok lub dwa lata.