Jednolity Plik Kontrolny: dodatkowy obowiązek z pułapkami

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) w praktyce jest formą stałej i totalnej kontroli nad działalnością firmy od strony finansowej. Pozwala bowiem urzędnikom fiskusa w trakcie weryfikacji pliku na przeanalizowanie rozliczeń – i to nie tylko podatkowych – w dowolnym momencie i w stosunku do dowolnej firmy. W przypadku zaś wykrycia nieścisłości czy nieprawidłowości drogą analizy cyfrowej fiskus wdraża już „fizyczne” czynności kontrolne. Obowiązkiem tym już od pewnego czasu objęte są największe przedsiębiorstwa i średnie firmy, a od 1 stycznia 2018 r., obowiązek ten ma już charakter powszechny czyli do grona zobowiązanych do przygotowywania i wysyłania JPK dołączają firmy małe i mikro.

Obowiązkowe przesyłanie Jednolitych Plików Kontrolnych przez wszystkie firmy to kolejny etap prowadzonego już od dwóch lat procesu systematycznego uszczelniania systemu podatkowego. Pomaga w tym cyfryzacja urzędów skarbowych.

Dodatkowe koszty i pułapki

– JPK jest obecny na polskim rynku już półtora roku. Początkowo obowiązkowy dla dużych i średnich i małych firm, od stycznia 2018 także dla mikroprzedsiębiorstw. Tym ostatnim jednak – mimo, że dostały od ustawodawcy najwięcej czasu na przygotowanie się do nowego obowiązku – najtrudniej jest to zrobić, ponieważ nie odbywa się to całkiem bezkosztowo. A jest to grupa najbardziej wrażliwa cenowo i z największymi trudnościami w dostępie do wiedzy eksperckiej – podkreśla  Piotr Ciski, dyrektor zarządzający Sage.

Ponieważ JPK funkcjonuje już w praktyce od kilkunastu miesięcy, wiadomo jakie najczęściej błędy popełniają podatnicy i czym to skutkuje w praktyce. Co prawda są to doświadczenia dużych firm, ale jak pokazuje życie, podobne błędy mogą się przytrafiać w przyszłości także małym firmom i to nawet częściej, bo małe firmy rzadziej stać na najdroższe doradztwo podatkowe.

– Jednym z istotnych i wciąż powtarzających się błędów jest uwzględnianie faktur VAT wystawionych przez podmioty, które nie są czynnymi płatnikami tego podatku. To zaś uniemożliwia prawidłowe ustalenie kwoty należności VAT. W związku z tym  niezwykle ważna okazuje się weryfikacja statusu kontrahenta przy rozliczeniach VAT. Jeżeli kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT lub VAT-UE, organy podatkowe mogą zakwestionować odliczenia podatku z faktury zakupowej, a nawet podejrzewać, że podatnik uczestniczy w mechanizmie wyłudzenia VAT – wyjaśnia Piotr Ciski. – Dlatego warto sprawdzić w bazach NIP i VIES (w przypadku firm zagranicznych), czy nasz kontrahent jest na pewno płatnikiem VAT.

Takie zadanie ułatwiają niektóre aplikacje do walidacji JPK, które posiadają funkcjonalność pozwalającą na weryfikację statusu kontrahenta. Ponadto już wkrótce sprawdzenie podatnika będzie ułatwione dzięki nowemu wykazowi płatników VAT. Ma on zacząć działać od 1 maja 2018 roku i będzie prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej na stronie BIP Ministerstwa Finansów.

Narzędzie można wykorzystać do kontroli wewnętrznej

Wygenerowane przez oprogramowanie jednolite pliki kontrolne zawsze należy sprawdzić przed wysłaniem do Ministerstwa Finansów.

– Pliki w formacie.xml, w jakim generowane są JPK, są nieczytelne bez odpowiednich narzędzi IT. Jednak sprawdzenia można dokonać albo za pośrednictwem udostępnionej 14 czerwca 2017 roku przez resort finansów wersji aplikacji Klient JPK, posiadającej funkcję weryfikacji plików JPK, albo za pośrednictwem komercyjnego oprogramowania – radzi ekspert Sage. – Te ostatnie mają większe możliwości (sprawdzają np. czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT w bazach NIP i VIES). Sprawdzanie przesyłanych danych i wdrożenie procedur audytu wewnętrznego wprawdzie nie uchroni przed kontrolami, ale znacząco obniży ryzyko, że to właśnie nasza firma z powodu błędów w JPK zostanie wytypowana do sprawdzenia.

Piotr Ciski zwraca ponadto uwagę na fakt, iż wprowadzenie JPK to nie tylko narzędzie uszczelniające system podatkowy, ale też przynoszące korzyści dla samych podatników. I nie sprowadzają się one jedynie do zmniejszenia liczby uciążliwych kontroli podatkowych w siedzibie firmy wraz z kosztami ich obsługi. – Pliki JPK pozwalają na stworzenie na ich podstawie własnego, nowego i bezkosztowego, pomijając koszt oprogramowania, narzędzia kontroli wewnętrznej. Dzięki aplikacjom umożliwiającym dokonanie oceny (walidacji) plików JPK posiadającym odpowiednie funkcjonalności można przeprowadzać symulację kontroli podatkowej, która wykaże błędy i nieprawidłowości, co pozwoli na ich korektę zanim trafią do fiskusa – radzi ekspert Sage.

Aby mieć pewność, że wszystko wykonywane jest prawidłowo, można też skorzystać z internetowych systemów księgowych do obsługi firmy. Oferuje je większość renomowanych producentów oprogramowania.