Jakie wydatki początkujący przedsiębiorcy mogą ujmować w kosztach firmowych?

Definicja kosztu uzyskania przychodu

Przede wszystkim trzeba mieć na uwadze ogólną definicję kosztu podatkowego, która wynika z art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem pierwszą zasadą jest konieczność powiązania poniesionych kosztów z osiąganiem przychodów. Każdy wydatek powinien mieć swoje uzasadnienie. W samej ustawie próżno szukać informacji, co może być kosztem, natomiast znajdziemy katalog wydatków, które nie mogą nim być. Do najpopularniejszych wyjątków należą koszty reprezentacji, podatek dochodowy, odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat podatków do urzędu skarbowego lub płaconych z opóźnieniem składek ZUS czy też kwoty udzielonych pożyczek.

Prawidłowe udokumentowanie kosztu

Przedsiębiorcy powinni również zadbać o prawidłowe dokumentowanie kosztów. W przypadku prowadzenia ewidencji księgowej w oparciu o księgę przychodów i rozchodów, rozporządzenie w sprawie KPiR wyjaśnia, jakie typy dokumentów mogą być podstawą zapisu w księdze oraz w jaki sposób dokumentować koszty. Są to m.in.:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p updof,
3. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie KPiR, oznaczone numerem, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające takie dane jak wskazanie stron transakcji, datę wystawienia, przedmiot operacji gospodarczej i podpisy.

Do innych dowodów opisanych w pkt c należą między innymi dowody wewnętrzne dokumentujące takie wydatki jak dowody opłat pocztowych i bankowych czy też koszty diet z tytułu podróży służbowych.

Dokumentem najczęściej występującym w obrocie gospodarczym, będącym podstawą do ujęcia wydatku w kosztach, jest faktura. Ustawa o VAT określa natomiast, jakie elementy powinna zawierać i są to m.in.:

• dane nabywcy i sprzedawcy wraz z NIP-ami,
• data wystawienia i sprzedaży,
• numer dokumentu,
• nazwa towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa,
• łączna wartość bez podatku i z podatkiem,
• kwoty VAT z podziałem na stawki VAT.

Zdarza się, że nowi przedsiębiorcy nie mają wyrobionego nawyku dbania o odpowiednie udokumentowanie kosztów. Do częstych przypadku należą np. opłaty za taksówkę, za które otrzymuje się sam paragon. Nie może on być podstawą do zapisu w KPiR. Kierowcę należy poprosić o wystawienie faktury.

Popularne rodzaje wydatków

Częstym pytaniem, szczególnie wśród nowych przedsiębiorców, jest: co można ująć w kosztach firmowych? W jaki sposób obniżyć podatek dochodowy do zapłaty i to zgodnie z prawem? Wszystko oczywiście zależy od rodzaju prowadzonej działalności i faktycznych potrzeb przedsiębiorców. Natomiast do bardzo popularnych kosztów firmowych należą:

Rozliczenie kosztów związanych ze środkami lokomocji

Pojazdy są jednym z najczęściej pojawiających się wydatków w firmie, a wśród nich wyróżnić można samochody osobowe. Mogą one występować w firmie w różny sposób i tu należy mieć na uwadze, że od 2019 roku następują zmiany w przepisach w zakresie księgowania kosztów z nimi związanych. Ich rozliczenie różni się w zależności od formy używania pojazdu.

Rozliczenie kosztów związanych z samochodami osobowymi w rozróżnieniu na przepisy obowiązujące do końca 2018 roku i od początku 2019 roku

Źródło: opracowanie własne

Należy pamiętać, że w kosztach można ująć również wykorzystywane w codziennej pracy inne środki lokomocji. Popularne są także motocykle, rowery i coraz częściej – hulajnogi elektryczne. Nic nie stoi na przeszkodzie, by w firmie znajdował się samochód oraz rower – używane zamiennie w zależności od okoliczności.

Sprzęt komputerowy, tablet, telefon w firmie

Bardzo częstym wydatkiem niezbędnym w działalności jest komputer lub tablet oraz smartfon. Ich cena najczęściej nie przekracza 10 000 PLN i tym samym sprzęty te będą stanowić jednorazowo księgowany koszt. Telefon jest obecnie niezbędny w każdym rodzaju działalności. Natomiast sprzęty komputerowe są potrzebne nawet w takich zawodach jak tynkarz czy murarz – wystarczy udowodnić potrzebę posiadania komputera, np. do reklamowania swoich usług w Internecie, wysyłania klientom ofert i wycen usług, zamawiania materiałów czy do wystawiania faktur bądź prowadzenia własnej księgowości online.

Majątek prywatny na cele firmowe

Przedsiębiorca ma prawo do ujęcia w kosztach majątku prywatnego przeznaczonego na cele firmowe. Konieczne jest sporządzenie odpowiedniego oświadczenia o przekazaniu sprzętu czy pojazdu do firmy oraz ujęcie go w ewidencji środków trwałych. Sprzęt prywatny nie może być kosztem bezpośrednio, ale poprzez dokonany odpis amortyzacyjny. Dobrze mieć na uwadze, że w przypadku wartości do 10 000 PLN możliwe jest zastosowanie jednorazowej amortyzacji w miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania w firmie.

Warto tutaj zaznaczyć, że w przypadku przekazania na cele firmowe telefonu, który związany jest z prywatną umową abonamentową, do kosztów można ująć wydatki związane z rozmowami telefonicznymi przeprowadzonymi w celach firmowych. Takiego podziału dokonuje się na podstawie billingu. Natomiast sama opłata za abonament uznawana jest za wydatek o charakterze prywatnym (musi zostać poniesiona niezależnie od tego, czy telefon używany jest w rozmowach prywatnych, czy firmowych) i tym samym nie może stanowić kosztu podatkowego.

Księgowanie towarów handlowych

Kupowane do dalszej odsprzedaży towary są jednym z wydatków, których nie można pominąć w księgowaniu. Jest to istotne, aby prowadzona księga przychodów i rozchodów nie została uznana za nierzetelną. Zdarza się, że dostawa z towarami dociera do firmy wcześniej niż faktura VAT. W takim wypadku rozporządzenie w sprawie KPiR przewiduje, by sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru, zamieszczając na nim:

– imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

– ilość i rodzaj materiału lub towaru,

– cenę jednostkową i łączną wartość,

– datę zakupu,

– podpis osoby przyjmującej towar.

Powyższy opis jest podstawą do księgowania w KPiR i musi zostać połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualną różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze księguje się w dniu otrzymania faktury.

Jak rozliczyć składki społeczne?

Składki społeczne opłacane za przedsiębiorcę mogą być rozliczane w dwojaki sposób:

• jako odliczenie od dochodu w zaliczce na podatek dochodowy,
• bezpośrednio jako koszt w KPiR.

Drugie z rozwiązań może być korzystne w przypadku poniesienia straty z działalności. Opłacone składki społeczne powiększą wysokość straty, którą z kolei można odliczyć w 5 kolejnych latach. Natomiast gdyby przy stracie pozostawić składki ZUS jako odliczenie od dochodu, to ponieważ on nie występuje, same składki przepadłyby.

Prowadzenie biura firmy w domu

W przypadku prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu czy domu, przy wydzieleniu części lokalu na prowadzenie działalności (np. jednego pokoju), możliwe jest ujęcie w kosztach części opłat eksploatacyjnych (np. ogrzewanie, prąd) oraz czynszu. W tym wypadku wylicza się proporcję metrażu pomieszczenia przeznaczonego na działalność do całości lokalu i według tego klucza wyznacza, jaka część wydatków może zostać ujęta w kosztach firmowych. Przeznaczenie pomieszczenia na działalność należy zgłosić do swojego urzędu gminy i trzeba mieć na uwadze możliwe zwiększenie opłat z tytułu podatku od nieruchomości.

Powyższe przykłady są tylko częścią wydatków, jakie mogą stanowić koszty firmowe. Przedsiębiorcy przy ponoszeniu wydatków za każdym razem powinni kierować się racjonalnością, umieć uzasadnić poniesiony koszt oraz zadbać o jego poprawne udokumentowanie.

Źródło: Beata Kostrzycka, ekspert wFirma.pl