IT@BANK 2018: Platforma Publikator, czyli RegTech w praktyce

Jerzy Majka

Każdego roku lokalne instytucje finansowe wydają dziesiątki tysięcy złotych na realizację obowiązków informacyjnych. W przypadku Gospodarczego Banku Spółdzielczego w Barlinku samo tylko sporządzenie potwierdzeń sald rachunków bankowych dla klientów firmowych w formie papierowej i ich wysyłka za pośrednictwem poczty pochłonęły w ostatnim roku 20 tys. 191 zł i 14 gr. Niebagatelne koszty nie były przy tym jedynym problemem, wynikającym z dystrybucji dokumentów wymaganych przez ustawę o rachunkowości drogą tradycyjną. Obowiązujące prawo nie przewiduje bowiem tzw. milczącego potwierdzenia salda, a to oznacza, iż firmowy posiadacz bankowego konta powinien podpisać załączony formularz i dostarczyć go – samodzielnie bądź za pośrednictwem poczty – do banku. Nietrudno zgadnąć, iż podmioty skrupulatnie wywiązujące się z tej powinności stanowiły zdecydowaną mniejszość.

– Zgodnie z zaleceniami biegłego rewidenta wystarczyło, aby co piąty podmiot zwrócił potwierdzenie salda, jednak w rzeczywistości nawet osiągnięcie tak niskiego poziomu stanowiło istotną trudność. Z reguły doradcy musieli kontaktować się z klientami i przypominać im o konieczności odesłania podpisanego dokumentu – przypomina Bożena Głogowska, wiceprezes ds. finansów i ryzyka kredytowego w GBS Banku. Powtarzające się rokrocznie kłopoty towarzyszące tradycyjnej wymianie korespondencji skłoniły władze banku do elektronizacji całego procesu. – Stworzyliśmy w tym celu aplikację o nazwie Publikator, bazującą na podpisaniu pieczęcią ze znacznikiem czasu u zaufanej trzeciej strony – podkreśla Bożena Głogowska. Mechanizm, wykorzystany po raz pierwszy podczas tegorocznej wysyłki potwierdzeń sald, potwierdził swą skuteczność: dokumenty przesłane za pośrednictwem Platformy Publikator zwróciło około 26% posiadaczy kont biznesowych.

Sposób na trwały nośnik

Istotą rozwiązań typu RegTech jest wielofunkcyjność i wszechstronność, pozwalająca na wykorzystanie określonych modułów do obsługi wielu procesów realizowanych przez instytucję finansową oraz łączenia zadań za pomocą narzędzi IT. Takie właśnie kryteria spełnia Platforma Publikator, przygotowana dla Gospodarczego Banku Spółdzielczego w Barlinku przez firmę Basement Systems Poland. Twórcy tego instrumentu od samego początku uwzględniali jego wykorzystanie do dystrybucji innego rodzaju materiałów, takich jak choćby zawiadomienia o zebraniach grup członkowskich. Klasyczna wysyłka tego rodzaju korespondencji za pośrednictwem poczty do niemal 4 tys. udziałowców kosztowała bank ok. 10 tys. zł rocznie, zastosowanie Platformy Publikator pozwoliło na zaoszczędzenie przeważającej części tej kwoty. Prawdziwym sprawdzianem dla nowego systemu okazało się jednak wykorzystanie go w celu udostępniania dokumentów, które zgodnie z obowiązującym prawem muszą być dostarczane klientom na trwałym nośniku.

– Na początku nie było to naszym zamierzeniem, koncentrowaliśmy się na automatyzacji procesów w celu optymalnego wykorzystania zasobów ludzkich i ograniczenia kosztów. W toku prac nad Publikatorem okazało się jednak, iż platforma może spełniać określone przez UOKiK wymogi dla trwałego nośnika – zaznacza Roland ­Węgrzynowski, kierownik zespołu teleinformatyki barlineckiego banku. Jednym z takich kryteriów jest opatrzenie każdego z generowanych dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, gwarantującą nienaruszalność korespondencji. Zarówno polskie, jak i europejskie organy ochrony konsumenta podkreślają również, iż dostawca usług nie powinien mieć bezpośredniego, fizycznego dostępu do przesyłanych plików, dzięki czemu wyeliminowana zostanie możliwość ewentualnych modyfikacji zamieszczonych treści.

– Kwestię tę rozwiązaliśmy dzięki współpracy z firmą Asseco Data Systems. Korespondencja z klientem, która w myśl przepisów prawa powinna być umieszczona na trwałym nośniku, będzie zdeponowana w bezpiecznym archiwum elektronicznym Asseco Data Systems i pozostanie tam przez cały okres wymagany dla danego rodzaju dokumentu. Bank nie będzie mieć możliwości usuwania ani też zmiany treści tych materiałów, z drugiej strony klient w każdej chwili będzie miał możliwość pobrania z repozytorium egzemplarza dokumentu – podkreśla Roland Węgrzynowski. Warto jednak podkreślić, iż nie każdy materiał dystrybuowany za pośrednictwem Publikatora będzie musiał być dostarczony na trwałym nośniku. – Dokumenty, w odniesieniu do których nie przewidziano takiego obowiązku, nie będą opatrywane certyfikatem ze znacznikiem czasu – dodaje kierownik zespołu teleinformatyki w GBS Banku.

System dopasuje się do urządzenia

Nowatorstwo rozwiązania wdrożonego z początkiem tego roku przez barlinecki bank nie ogranicza się wyłącznie do kreatywnego potraktowania wyzwań natury regulacyjnej. System uwzględnia również preferencje współczesnych klientów, na czele z najbardziej wybrednymi użytkownikami systemów IT z tzw. pokolenia „Y” i „Z”, dla których intuicyjność i prostota obsługi stanowi swoisty conditio sine qua non.

– Docelowo Platforma Publikator będzie jednym z klocków naszego systemu bankowości elektronicznej, równocześnie jednak będą mogły logować się do niej również osoby nieposiadające rachunku w naszym banku – wskazuje Bożena Głogowska. Takie rozwiązanie jest konieczne choćby z uwagi na regulacje dotyczące trwałego nośnika, zgodnie z którymi niektóre dokumenty powinny być udostępniane klientowi również po zakończeniu trwania umowy, aż do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Twórcy Publikatora uwzględnili też oczekiwania coraz liczniejszej grupy użytkowników urządzeń mobilnych. Narzędzie zostało przygotowane w technologii RWD, dzięki czemu korzystanie z niego będzie bezproblemowe również przy użyciu smartfonu lub tabletu. Roland Węgrzynowski podkreśla, iż tak wysoki poziom zaawansowania nowego narzędzia stanowi również efekt wieloletniej współpracy banku z dostawcą technologii. – Firma Basement realizowała dla nas inne projekty, w toku prac nad tymi wdrożeniami narodził się pomysł realizacji Platformy Publikator. Wówczas zdecydowaliśmy, że zrealizujemy ten projekt we współpracy z pewnym, sprawdzonym partnerem – przypomina kierownik zespołu teleinformatyki barlineckiego banku.

Szansa dla całego zrzeszenia

Pozytywne doświadczenia z Platformą Publikator już niedługo mogą stać się udziałem innych członków Banku Polskiej Spółdzielczości i spółki zależnej IT BPS. Zrzeszenie przygotowuje bowiem ambitny projekt wspólnych rozwiązań IT, w którym docelowo uczestniczyć ma ponad dwadzieścia zainteresowanych instytucji finansowych. Na chwilę obecną akces do tego przedsięwzięcia zgłosiło już pierwszych pięć lokalnych banków, w tym również GBS w Barlinku. – Chcielibyśmy zarazić bank zrzeszający i spółkę IT BPS, głównego wykonawcę projektu, funkcjonalnościami dostępnymi w Publikatorze, w szczególności jeśli chodzi o rozwiązanie problemu trwałego nośnika – nadmienia Roland Węgrzynowski. Wskazuje on, iż przygotowane przez barlinecki bank rozwiązanie jest w stanie przejąć całość obowiązków w zakresie dystrybucji informacji, zarówno dla klientów, członków władz spółdzielni, jak i samych udziałowców.

– Mamy kilka pomysłów, jak rozszerzyć funkcjonowanie Publikatora, choćby po to, aby nie wysyłać klientom zmienianych regulaminów czy tabel opłat i prowizji pocztą, tylko dostarczać za pośrednictwem tego modułu. Pozwoli to zaoszczędzić kolejne środki przeznaczane na drukowanie i przesyłkę materiałów, które klient i tak często wyrzuca – zaznacza reprezentująca bank wiceprezes. Powodzenie śmiałych planów Gospodarczego Banku Spółdzielczego w Barlinku oznaczałoby jednak znacznie więcej aniżeli tylko ewentualne oszczędności zarówno po stronie lokalnych instytucji finansowych, jak i banku zrzeszającego. Aktywne zaangażowanie samych członków w rozwój systemów teleinformatycznych służących całej grupie to najprostszy sposób na to, by przełamać monopol banku zrzeszającego w tym obszarze i przejąć współodpowiedzialność za funkcjonowanie aktywnej Grupy Banków Spółdzielczych. Tym samym współdziałanie i relacje na linii bank spółdzielczy-bank zrzeszający mogłyby nabrać prawdziwie spółdzielczego charakteru.