E-faktura: już od stycznia problem dla 1,5 mln najmniejszych firm

Z inicjatywą zmian w obowiązującym prawie, umożliwiających wprowadzenie do powszechnego obrotu e-faktur w ustrukturyzowanym formacie XML, wystąpił resort finansów, funduszy i polityki regionalnej.

E-faktura i szybszy zwrot VAT

– E-faktura to kolejny etap wdrażania pionierskich e-usług administracji, ułatwiających rozliczenia między firmami i zapewniających im bezpieczeństwo rozliczeń. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – czytamy w komunikacie, opublikowanym na stronie gov.pl w związku z przyjęciem projektu przez rząd.

Twórcy dokumentu wskazują również, iż w pierwszej fazie funkcjonowania systemu korzystanie z nowej form wystawiania dokumentów księgowych ma mieć charakter dobrowolny, i to dla obydwu stron transakcji.

– Odbieranie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych – wskazuje informacja na rządowym portalu.

Korzyścią dla firm, wynikającą z przejścia na elektroniczne dokumenty księgowe, będzie skrócenie oczekiwania na zwrot VAT o jedną trzecią, z 60 do 40 dni.

Czytaj także: E-faktury: rząd przyjął projekt nowelizacji o VAT, jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Czy to będzie działać?

Rządowe propozycje nie są zaskoczeniem dla przedstawicieli organizacji, reprezentujących polski biznes.

– Jest to kierunek nieunikniony, jeśli wziąć pod uwagę zarówno oczekiwania Ministerstwa Finansów, ale i praktykę w innych państwach – podkreśla Andrzej Nikończyk, przewodniczący Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan.

Jeżeli nagle system przestałby funkcjonować na dzień lub dwa, oznaczałoby to, że przedsiębiorcy nie mogliby wystawiać faktur

Wskazuje on równocześnie, iż przewidziany w projekcie, 12 miesięczny okres, po którym stosowanie e-faktur stałby się obligatoryjne, jest zbyt krótki, rodzi się bowiem pytanie, czy po tym czasie system będzie na tyle przetestowany i niezawodny, by zapewnić ciągłość działania.

–  Jeżeli nagle system przestałby funkcjonować na dzień lub dwa, zwłaszcza pod koniec miesiąca, byłby to poważny kłopot dla firm. Oznaczałoby to, że przedsiębiorcy nie będą w stanie wystawiać faktur – dodaje przedstawiciel Konfederacji Lewiatan.

Przypomniał on, iż wdrażanie analogicznych rozwiązań, takich jak choćby jednolity plik kontrolny, przebiegało w Polsce na podobnej zasadzie: pierwszymi zobowiązanymi do stosowania nowych reguł były zawsze firmy największe, a jako ostatni wprowadzali nowe instrumenty mikroprzedsiębiorcy.

Rzecz w tym, że ta ostatnia grupa stanowi gros spośród ok 1,5 mln podatników VAT działających na polskim rynku, podczas gdy liczba największych spółek nie przekracza 4 tysięcy.

Doświadczenie tych pierwszych nie daje zatem żadnej gwarancji, iż na ostatnim etapie system się nie zatka, z fatalnymi konsekwencjami dla podatników jak i organów podatkowych.

Dłuższy okres przejściowy dla mikrusów?

Jakie zmiany byłby wskazane w harmonogramie wdrażania e-faktur? Andrzej Nikończyk sugeruje m.in. wydłużenie okresu przejściowego dla najmniejszych podmiotów, dla których podstawową działalnością jest obsługa klientów detalicznych, a zlecenia od firm zdarzają się sporadycznie.

– W ich przypadku powinna być alternatywna możliwość ręcznego wypisania faktury z uwagi na skalę działalności. W większych podmiotach automatyczne wystawianie dokumentów przez system fakturowy może stanowić ułatwienie – ocenia przedstawiciel Konfederacji Lewiatan.

Problemem może być okresowa utrata dostępu do Internetu przez danego przedsiębiorcę

Potwierdza on też, że nawet krótki okres przerwy w funkcjonowaniu systemu miałby fatalne skutki, bowiem uniemożliwiałby pobranie faktury i odliczenie naliczonego w niej VAT w tym samym miesiącu, kiedy został wystawiony dokument.

To zaś godziłoby w zasadę neutralności podatku od towarów i usług -System fakturowy jest swoistym  krwiobiegiem gospodarki, na nim się opierają rozliczenia i księgowość – wspomniał nasz rozmówca.

Warto będzie robić kopie faktur, nawet elektronicznie

Innym wyzwaniem jest kwestia okresu przechowywania dokumentów w ramach KSeF. Wprawdzie rządowy dokument zapewnia, iż wszystkie faktury będą dostępne przez okres 10 lat, niemniej pamiętać należy, że dokumenty księgowe służą nie tylko celom fiskalnym.

– Na przykład na potrzeby rozliczenia pewnych elementów dotacyjnych faktury powinny być przechowywane dłużej – nadmienił Andrzej Nikończyk. Wskazał on też na inne wyzwanie, jakim w takim przypadku mogłaby być okresowa utrata dostępu do Internetu przez danego przedsiębiorcę.

W sytuacji takiej dokumenty pozostawałyby wprawdzie bezpieczne, jednak firma mogłaby być chwilowo odcięta chociażby od informacji na temat historii klienta. Dlatego przedstawiciel Konfederacji Lewiatan sugeruje, by korzystając z e-faktur, nie zaniedbywać posiadania kopii wystawionych dokumentów na własnym dysku lokalnym.

– Przechowywanie dokumentów elektronicznych nie zajmuje zbyt dużo miejsca, faktury też nie są jakimiś szczególnie dużymi plikami, nie wchodzą tu w grę koszty magazynowania – zauważył Andrzej Nikończyk.