Drukować każdy może, ale nie każdy potrafi
Pomimo rosnącego znaczenia dokumentów elektronicznych, papier ma się dobrze, zarówno w naszych domach, jak i w środowisku biurowym. Drukujemy chętnie i dużo, ale czy zawsze się to opłaca? Poniżej prezentujemy kilka częstych nawyków, które niepotrzebnie zwiększają koszty wydruków w firmach.
Po pierwsze: za dużo
Jeśli spojrzeć na sterty zbędnych papierów zalegających na biurkach, wydaje się, że w wielu firmach drukuje się znacznie więcej ponad to, co realnie potrzebne. Nie wszystkie dokumenty muszą mieć przecież formę papierową. Częstym błędem jest odruchowe drukowanie większości napływających do nas e-maili. Papierowa wersja bywa rzeczywiście potrzebna w przypadku długich i skomplikowanych wiadomości, jednak większość z nich można przeczytać na ekranie komputera, a zanotowane w notesie terminy czy uwagi zajmą znacznie mniej miejsca niż stos arkuszy papieru. Podobnie w sytuacji, gdy potrzebujemy jedynie wybranych stron z obszernego dokumentu, warto zastanowić się nad tym, które informacje będą dla nas ważne, zanim niepotrzebnie wydrukujemy cały kilkudziesięciostronicowy raport.
Po drugie: nieuważnie
Zdarza się, że świeżo wyprodukowane materiały trafiają prosto do kosza. Aby uniknąć takiej sytuacji, przed przystąpieniem do drukowania dokumentów, zawsze warto upewnić się co do ich wyglądu i układu. Nie zaszkodzi dokładnie przejrzeć przygotowane materiały – pozwala to uniknąć straty papieru i tonera na produkcję dokumentów, które i tak trzeba będzie poprawić i wydrukować ponownie.
Po trzecie: za drogo
Pracownicy firm często zapominają o codziennym oszczędzaniu materiałów eksploatacyjnych. Zadrukowane jednostronnie kartki rzadko bywają wykorzystywane ponownie, a robocze wersje dokumentów powstają są w kolorze, choć do naniesienia poprawek wystarczyłaby wersja czarno-biała. Dobrym rozwiązaniem jest w takiej sytuacji ustalenie domyślnego trybu drukowania dwustronnego, który pozwoli zmniejszyć o połowę ilość zużywanego papieru. Warto także pamiętać o możliwości drukowania kilku stron na jednej. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania drukiem, dostarczanemu z nowoczesnymi urządzeniami, pracownikom można także odgórnie przypisać funkcje druku monochromatycznego. Pozwala to zaoszczędzić na kolorowym tonerze, nie zawsze potrzebnym do produkcji dokumentów w środowisku biurowym.
Po czwarte: nieekologicznie
Choć dzisiejsze urządzenia biurowe pozwalają zmniejszyć pobór prądu dzięki trybom uśpienia i oszczędzania energii, w wielu firmach funkcje te nie są wykorzystywane. Tymczasem dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak timery urządzenia biurowe mogą się automatycznie włączać i wyłączać w godzinach pracy biura. Dodatkowo, tryby oszczędzania energii wcale nie muszą powodować wydłużonego oczekiwania na wydruk – nowe urządzenia mogą być energooszczędne przy równoczesnej szybkiej gotowości do pracy.
– Żeby zapanować nad chaotycznym często procesem druku w przedsiębiorstwach, warto korzystać z rozwiązań, które pozwalają kontrolować wykorzystanie urządzeń przez pracowników i zwalczać złe nawyki. Dzięki oprogramowaniu PageScope Enterprise Suite (PSES) możliwe jest zarządzanie uprawnieniami użytkowników urządzeń wielofunkcyjnych. Odgórnie można ustalić na przykład limit drukowanych stron przypadający na jednego pracownika, dzięki czemu wydruki w biurze są bardziej przemyślane. Zarządzać można także dostępem do funkcji druku kolorowego czy jednostronnego. Rozwiązanie to pozwala obniżyć koszty druku, a także sprawia, że nasze biuro jest bardziej przyjazne środowisku – mówi Kamil Rejent, Kierownik ds. Aplikacji Biurowych Konica Minolta Business Solutions Polska.
