Automatyzacja przygotowania danych do badania sprawozdania finansowego banku z wykorzystaniem Hurtowni Danych Novum Bank Enterprise NUX

Jednym z największych wyzwań związanych z przygotowaniem danych do badania sprawozdania finansowego jest skala pracy wykonywanej po stronie banku. Dlatego coraz większą rolę odgrywają rozwiązania automatyzujące najbardziej pracochłonne procesy.

Odpowiedzią na te wyzwania jest mechanizm dostępny w Hurtowni Danych systemu Novum Bank Enterprise NUX (NBE NUX) – Pakiet Danych Audytowych. Zaprojektowano go z myślą o usprawnieniu procesu przygotowania kompletnego zestawu danych wymaganych do badania sprawozdania finansowego przez biegłych rewidentów.

Od ręcznych zestawień do kontrolowanej automatyzacji

– Dotychczasowy model współpracy banków z biegłymi rewidentami często opierał się na manualnym przygotowywaniu danych, ich wielokrotnej weryfikacji oraz czasochłonnej wymianie informacji – mówi Marek Susoł, Dyrektor ds. Rozwoju Novum Bank Enterprise NUX w Zakładzie Usług Informatycznych NOVUM Sp. z o.o. – Nowe rozwiązanie w NBE NUX wprowadza uporządkowany, dwuetapowy proces, który znacząco ogranicza ryzyko pomyłek i skraca czas przygotowania materiałów na potrzeby audytu sprawozdania finansowego banku.

Dwa etapy, jeden cel. Wiarygodne dane

Etap I: Dane do losowania próby
Punktem wyjścia jest przygotowanie w Hurtowni Danych NBE kompletnego zestawienia danych wymaganych przez biegłych rewidentów, który obejmuje:

• wszystkie umowy kredytowe,
• wszystkie umowy depozytowe.

Na podstawie tak przygotowanej bazy biegły rewident dokonuje losowania próby do badania. Wylosowane pozycje przekazywane są do banku w formie pliku Excel. W tym miejscu kluczową rolę odgrywa Hurtownia Danych NBE, która umożliwia jego automatyczne wczytanie oraz oznaczenie wskazanych umów w systemie.

To rozwiązanie eliminuje jeden z bardziej newralgicznych momentów procesu, jakim jest ręczne przenoszenie wyników losowania i zapewnia jednoznaczne powiązanie wskazań biegłego rewidenta z danymi w systemie bankowym. Ten prosty, ale kluczowy mechanizm wyklucza ryzyko pomyłek.

Etap II: Dane szczegółowe
Po oznaczeniu wylosowanych umów rozpoczyna się drugi etap, czyli przygotowanie danych szczegółowych. Ich zakres został określony we współpracy ze związkami rewizyjnymi: Związkiem Rewizyjnym Banków Spółdzielczych w Poznaniu i Związkiem Rewizyjnym Banków Spółdzielczych im. F. Stefczyka w Warszawie. Obejmuje on:

• dla umów kredytowych – 92 cechy opisujące umowę,
• dla umów depozytowych – 32 cechy opisujące umowę.

To nie tylko dane finansowe, ale również szczegółowe informacje o parametrach umów, ich historii oraz strukturze rachunków. Efektem jest kompleksowy, spójny zestaw danych eksportowany do pliku Excel, gotowy do dalszego przetwarzania przez biegłego rewidenta.

Pełna historia umowy bez dodatkowych zapytań

Uzupełnieniem procesu jest możliwość wygenerowania kompleksowej historii wylosowanych umów w formacie PDF. Dokument obejmuje:

• główny rachunek produktowy umowy,
• pomocnicze rachunki analityczne powiązane z umową.

W praktyce oznacza to, że biegły rewident otrzymuje kompletny materiał do analizy bez konieczności kierowania dodatkowych zapytań do banku. Z perspektywy organizacyjnej znacząco ogranicza to liczbę iteracji w trakcie badania i stanowi istotny krok w kierunku cyfrowej kompletności dokumentacji.

Integracja z narzędziami rewizyjnymi

Końcowy etap procesu wykracza poza sam system bankowy. Dane przygotowane przez bank są wykorzystywane przez biegłych rewidentów w narzędziu opracowanym przez związki rewizyjne banków spółdzielczych, które służy do zasilania tzw. kartotek wylosowanych umów.

To właśnie na tej podstawie możliwe jest:

• zautomatyzowanie części procedur audytowych,
• skrócenie czasu audytu,
• zwiększenie spójności i porównywalności wyników.

Na wartość uporządkowanej dokumentacji zwraca uwagę Przemysław Gabrusewicz, Prezes Zarządu Związku Rewizyjnego Banków Spółdzielczych w Poznaniu. – Zakres dokumentacji rewizyjnej biegłego rewidenta i jej układ powinny umożliwić prześledzenie przebiegu badania i ocenę zasadności wyrażonej opinii w racjonalnym czasie. Oznacza to nie tylko konieczność odpowiedniego uporządkowania dokumentacji rewizyjnej, ale również takiego jej sporządzenia, aby w razie kontroli zgromadzone dowody badania mówiły same za siebie w zakresie istotnych zagadnień i dokonanych kluczowych osądów. Pracochłonność dokumentacji z badania uzależniona jest od wielu czynników, m.in. wielkości i skomplikowania danej jednostki, złożoności zagadnień objętych badaniem, organizacji procesu badania. Rozwiązanie zastosowane przez NOVUM przekłada się na efektywność audytu sprawozdań finansowych jako zdolności do rzetelnej weryfikacji danych finansowych przy optymalnym wykorzystaniu zasobów – podkreśla pan Przemysław Garbusewicz.

Nowe rozwiązanie stanowi przykład efektywnego wykorzystania Hurtowni Danych jako narzędzia wspierającego procesy kontrolne i audytowe. Jest to pierwszy okres badania sprawozdania finansowego realizowany z zastosowaniem dedykowanego mechanizmu w Hurtowni Danych Systemu Novum Bank Enterprise NUX.

Istotnym atutem przedsięwzięcia jest ścisła współpraca banków, związków rewizyjnych banków spółdzielczych oraz dostawcy systemu – Zakładu Usług Informatycznych NOVUM Sp. z o.o. Dzięki niej możliwe jest sprawne wdrożenie rozwiązania i identyfikacja obszarów wymagających dalszego doskonalenia.

Wymierne efekty dla banków

Rozwiązanie zostało zaprojektowane w taki sposób, aby banki osiągały bardzo konkretne efekty wdrożenia tego podejścia. Wykorzystanie narzędzia:

• znacząco ogranicza nakład pracy związany z przygotowaniem danych dla biegłych rewidentów,
• ogranicza ryzyko pomyłek operacyjnych, a wybrane elementy procesu audytu są automatyzowane, co zwiększa ich przejrzystość oraz kontrolę,
• w praktyce przekłada się na sprawniejszą i bardziej uporządkowaną współpracę z audytorami.

– Z perspektywy Związku Rewizyjnego Banków Spółdzielczych im. F. Stefczyka w Warszawie szczególnie istotne jest to, że rozwiązanie ma potencjał do istotnego zmniejszenia pracochłonności po stronie banku, co przekłada się na sprawniejszą organizację całego procesu badania. W praktyce oznacza to możliwość ograniczenia zaangażowania pracowników banku w przygotowanie danych, eliminację wielu powtarzalnych czynności manualnych oraz redukcję konieczności wielokrotnego uzgadniania zakresu i formatu przekazywanych informacji. Automatyzacja przygotowania danych oraz ich ustrukturyzowana i spójna forma sprawiają, że proces staje się mniej podatny na błędy – mówi Ewelina Dudkiewicz, Członek Zarządu Związku Rewizyjnego Banków Spółdzielczych im. F. Stefczyka w Warszawie. – Warto również podkreślić, że przygotowane w ten sposób zbiory danych mogą być z powodzeniem wykorzystywane nie tylko na potrzeby badania sprawozdania finansowego, ale także w innych obszarach działalności banku, takich jak monitoring portfela kredytowego czy analizy zarządcze. Zwiększa to ich wartość biznesową i dodatkowo uzasadnia inwestycję w tego typu rozwiązania – dodaje pani Ewelina Dudkiewicz.

Kierunek – aktywne wspieranie procesu automatyzacji: mniej pracy manualnej, większy poziom kontroli

Rozwiązania wdrożone w Hurtowni Danych Novum Bank Enterprise NUX pokazują, że automatyzacja w bankowości nie musi oznaczać rewolucji technologicznej. W wielu przypadkach kluczowe jest uporządkowanie istniejących procesów i nadanie im spójnej, systemowej formy.

Pakiet Danych Audytowych to nie tylko odpowiedź na bieżące potrzeby audytowe, ale przede wszystkim naturalny kierunek rozwoju całego sektora bankowego – przechodzenia od działań doraźnych do procesów opartych na danych i ich standaryzacji.

W praktyce oznacza to:

• ograniczenie pracy manualnej,
• większą powtarzalność procesów,
• lepszą kontrolę nad jakością danych,
• przygotowanie organizacji na dalsze zmiany regulacyjne.

– Pakiet Danych Audytowych w Hurtowni Danych Novum to rozwiązanie, które pokazuje, że nowoczesny system bankowy jest nie tylko narzędziem operacyjnym, lecz stanowi również platformę automatyzującą procesy, w tym nadzorcze i sprawozdawcze. Takie są oczekiwania naszych klientów – banków spółdzielczych. Obecnie współpracujemy z ponad 200 bankami, dlatego szczególną wagę przykładamy do rozwiązań, które realnie wspierają automatyzację i digitalizację procesów zarówno tych sprzedażowych, jak i zaplecza operacyjnego – podkreśla ­Zbigniew Forenc, Wiceprezes Zarządu ­Zakładu Usług Informatycznych NOVUM Sp. z o.o.

Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu z Zakładem Usług Informatycznych NOVUM Sp. z o.o.: sekretariat@novum.pl.