Audyt i doradztwo: Doradzanie jest prawdziwą sztuką

DANIEL SPICA

Jakich zatem zachowań możemy się spodziewać po dostawcach, jak i biorcach usług doradczych? Jak sobie radzić w takim projekcie, czego wymagać i czego oczekiwać? Spróbujmy przyjrzeć się tym zagadnieniom nieco bliżej i spróbujmy poszukać pewnych środków zaradczych na najbliższą przyszłość.

PO CO MI DORADCA?

Pierwsze pytanie, które ma prawo zadać sobie osoba, która odpowiada za projekt, to czy poradzi sobie z nim sama, czy też potrzebuje doradcy? Co bowiem może być trudnego w przeprowadzeniu projektu, zwłaszcza z punktu widzenia prezesa, który rozruszał niejedną firmę lub zbudował swoją własną, czy też dyrektora zarządzającego dużym działem? Tymczasem jest to działanie wysoce skoncentrowane, mające doprowadzić do osiągnięcia konkretnego celu w ramach wielu ograniczeń: czasowych, finansowych, zasobowych i innych. Oprócz zarządzania projektem poprzez perspektywę krótkofalowych korzyści, ważna jest także umiejętność spojrzenia na przedsięwzięcie poprzez pryzmat długofalowego zysku.

Osoba, która zarządza operacyjnie działem, często nie ma już wystarczająco wiele czasu, aby poświęcić go jeszcze projektowi. A on, niestety, zwykle wymaga stałej uwagi, jej brak najczęściej prowadzi do utraty z pola widzenia rzeczywistych celów przedsięwzięcia, może też rodzić dodatkowe problemy. Warto dodać, że w zależności od charakteru projektu, zwłaszcza takich jego cech, jak złożoność, stosowane technologie, tempo czy innowacyjność, potrzebne są różne techniki i metody zarządcze. Niestety często nie znają ich zarówno menedżerowie liniowi, jak i strategiczni.

Jeśli menedżer dysponuje czasem, wiedzą i doświadczeniem, to może podjąć ryzyko samodzielnego prowadzenia projektu, ale to zdarza się stosunkowo rzadko. Warto także zwrócić uwagę, że zdarzają się sytuacje, kiedy z przyczyn innych niż brak czasu czy wymagane doświadczenie warto zatrudnić konsultanta. Potrzebne jest to np. wtedy, gdy projekt dotyczy niepopularnej restrukturyzacji lub wprowadzenia nowego systemu, który musi zastąpić stary, do którego wszyscy się już przyzwyczaili.

SKORO JUŻ MUSI BYĆ, TO JAKI?

Doradca powinien być przede wszystkim bystry. Jego głównym zadaniem jest pomoc w przeprowadzeniu projektu do szczęśliwego końca. To wymaga rozumienia szerokiego spektrum zagadnień – od ściśle merytorycznych, np. strategii firmy, wpływu projektu na firmę, sił oddziałujących na projekt, poprzez różnorakie techniki zarządzania nim (w szczególności ryzykiem) i zagadnienia z zakresu psychologii, np. zachowań ludzkich międzyludzkich czy komunikacji.

Jeśli mowa o merytoryce, ważna jest nie tyle mechaniczna znajomość metod zarządczych, co znajomość metod i umiejętność ich doboru w zależności od potrzeb. Niestety jest to rzadka cecha, gdyż najczęściej doradcy przywiązani są do tego, co już raz nauczone i poznane. Wyzwanie tkwi więc w tym, żeby zrozumieć, że jutro nie będzie przypominało dnia dzisiejszego, a „dzisiejsza” wiedza służy tylko jednemu – skokowi do przodu, w nieznane. Poszukiwaną cechą konsultanta jest również umiejętność generalizacji, tj. przenoszenia doświadczeń, które mógł on (lub jego organizacja) zaobserwować w innych branżach i projektach. Ostatnią właściwością, którą warto sprawdzić u kandydata na doradcę, jest jego chęć do rzyswajania wiedzy. Dobry konsultant ciągle się uczy – z różnych źródeł, np. poprzez rozmowę, artykuły, książki ...