Zajęcia egzekucyjne w bankach – jak sprawnie spełnić wymagania ustawy o elektronizacji?

Wprowadzone nowelą z 31 lipca br. przepisy dotyczą m.in. elektronicznego przesyłania korespondencji między bankami a organami, egzekucyjnymi, podatkowymi i administracyjnymi. Dla banków zmiana ta oznacza konieczność modernizacji systemów informatycznych obsługujących zajęcia egzekucyjne. W wyniku tych zmian ważne staje się na przykład automatyzowanie manualnych czynności w procesie obsługi zajęcia.

Konieczne będą zmiany w systemach obsługujących egzekucje

Choć w chwili obecnej nie ma jeszcze pełnych wytycznych co do ostatecznego sposobu realizacji wszystkich kroków w procesie, to już dziś warto przygotować się do nadchodzących zmian. Zmiana przepisów może być okazją do zastosowania nowego systemu, który nie tylko spełni wymagania ustawy o elektronizacji, ale również zautomatyzuje pracochłonne czynności, zwiększy bezpieczeństwo rozliczeń i zwiększy komfort pracy.

Co powinien zapewnić system do obsługi zajęć egzekucyjnych?

Zanim zaczniemy analizę dostępnych rozwiązań, warto uporządkować wiedzę i wskazać główne cechy, które powinien mieć kompleksowy system do obsługi zajęć egzekucyjnych. Te najważniejsze to zaawansowane możliwości automatyzacji procesów egzekucyjnych i około egzekucyjnych, pełna komunikację z aplikacją Ognivo oraz dostępne interfejsy do połączenia z innymi systemami wewnętrznymi banku.

Ważną cechą systemu jest automatyzacja czynności jak najszerszego zakresu funkcji. Docelowy system powinien automatycznie obsługiwać wnioski wpływające od organów egzekucyjnych, a także zarządzać eskalacjami przekraczanych terminów. System po stwierdzeniu dostępności środków, powinien automatycznie spłacić całość lub część zobowiązań, a także monitorować salda rachunków. System powinien też automatycznie zawieszać, wznawiać czy umarzać sprawy. Równie istotne funkcjonalności takiego rozwiązania, to aktualna baza organów egzekucyjnych i narzędzia do ich weryfikacji.

Obsługa zając egzekucyjnych to praca zespołowa. Dlatego ważne jest, aby system był wyposażony w narzędzia znane z rozwiązań do pracy grupowej. Są to na przykład system komentarzy i notatek służbowych czy możliwość komunikacji z przełożonymi przy pomocy gotowych szablonów raportów operacyjnych i analitycznych. Oczywiście podstawą są też mechanizmy pozwalające na skanowanie dokumentów papierowych, ich dalsze przetwarzanie i dystrybucję w formie elektronicznej oraz pełną archiwizację. Nie tylko dokumentów, ale wszelkich operacji podejmowanych przez pracowników zaangażowanych w proces obsługi zajęć.

Na co jeszcze zwrócić uwagę? Na pewno istotne są takie elementy, jak generatory wewnętrznej numeracji pism i zajęć czy algorytmy obliczeń odsetek. Do tego dochodzi kwestia obsługi kwot wolnych od egzekucji. Nowelizacja ustawy KPC wprowadza obowiązek comiesięcznego odnawiania kwoty wolnej i system obsługujący egzekucje powinien to umożliwiać. Dodatkowo nowe przepisy wprowadzą zmianę, zgodnie, z którą będzie konieczna będzie automatyczna obsługa zbiegów. System powinien umożliwić rozstrzygnięcie zbiegu egzekucji, dzięki czemu nie będzie już takiego statusu sprawy jak „zbieg”.

Obecnie największą niewiadomą jest sposób obsługi kwoty wolnej i zbiegów dla egzekucji, które powstały przed uchwaleniem ustawy. Nie jest jeszcze ustalone czy takie sprawy powinny być prowadzone wg nowych reguł czy poprzednich. W przypadku, jeśli okaże się, że zajęcia mają być obsługiwane poprzednią ścieżką i kluczowa jest data jego wystawienia – zaawansowany system powinien być przygotowany na obsługę obu wariantów.

Sprawnie spełnienie wymagań ustawy o elektronizacji

Analizując powyższe funkcjonalności może się wydawać, że w bankach konieczne będą wdrożenia
w dużej skali, czyli długie i kosztowne. W praktyce jednak sytuacja wygląda inaczej. Na rynku są dostępne rozwiązania, które spełniają bieżące wymogi prawne i procesowe związane z zajęciami egzekucyjnymi. W szybki sposób można je też dostosować do zmieniających się obecnie regulacji prawnych. Przykładem takiego rozwiązania jest Ferryt.RZE stworzony przez firmę DomData. Niestety, z naszego doświadczenia wynika, że wiele banków nie dysponuje narzędziami zapewniającymi zautomatyzowaną obsługę zajęć i obejmującymi cały proces. Dostosowanie takich rozwiązań do nowych wymogów regulatorów rynku może okazać się długotrwałe i kosztowne.

Tymczasem wdrożenia narzędzi tej klasy nie muszą być skomplikowane i czasochłonne. Dodatkowo dostępne są także różne modele rozliczeń także typu „Software As a Service”. Takie założenia spełnia też wdrożenie systemu Ferryt.RZE, ale w zasadzie wszystkie rozwiązania DomDaty są budowane tak, aby mogły „rosnąć” wraz z organizacją klienta. Wszelkie zmiany funkcjonalności czy dostosowywanie ich do nowelizacji przepisów nie zakłócają bieżącej pracy klientów.

Na koniec ostatnia kwestia: korzyści

Obecnie wdrożenie kompleksowego systemu do obsługi zajęć realizuje się przede wszystkim po to, aby spełnić bieżące wymagania ustawodawcy i innych regulatorów rynku w zakresie elektronizacji zajęć egzekucyjnych. Korzyści z tym związanych jest jednak dużo więcej.

Znacznie skraca się czas rozpatrywania spraw, wszelkie rutynowe działania zostają zautomatyzowane i zmniejsza się liczba błędów w procesie oraz ryzyko wypływu nadprogramowych środków na obsługę zajęć. Poza tym, system taki zapewnia pełen ślad audytowy wszystkich operacji związanych z procesem egzekucji i udostępnia pełne dane w przejrzystych raportach. Wszystko to wpływa na obniżenie kosztów obsługi zajęć. Nie bez znaczenia jest też wzrost komfortu i wydajności pracy personelu.

Paweł Krajewski

Dyrektor Handlowy ds. Rozwiązań dla Sektora Finansowego

DomData AG Sp. z o.o.