Lepszy klimat pracy z wykorzystaniem nowych technologii

Dzięki temu wspierają zachowanie równowagi między pracą zawodową a życiem prywatnym. Poniżej prezentujemy listę wskazówek opracowanych przez dr. Marka Batey’a, psychologa z Manchester Business School, które pokazują jak łatwo i skutecznie wykorzystać nowe technologie w codziennej pracy.

8 wskazówek: nowe technologie, a efektywność, przedsiębiorczość i etykieta biznesowa:

1. Jeśli pracodawca pozwala na pracę zdalną, wykorzystajmy to! Miejsce, które sprawi, że będziemy czuć się komfortowo, a przy tym będzie dla nas stymulujące do twórczego myślenia, znacznie podnosi efektywność. Technologie mobilne Microsoft – np. Office czy OneDrive sprawiają, że możemy pracować z każdego miejsca, o dogodnej dla nas porze.
2. Wykorzystajmy podróż do pracy. W tym czasie warto zająć się małymi, prostymi sprawami, tak by wchodząc do biura móc skupić się na najważniejszych zadaniach danego dnia. Pomocna może w tym przypadku okazać się poczta mobilna – Outlook. Dzięki niej sprawnie sprawdzimy status załatwianych spraw czy odpowiemy na zaległe wiadomości.
3. Warto interesować się nie tylko informacjami branżowymi, ale też szukać nowych pomysłów w innych dziedzinach. Wystarczy poświęcić 20 minut codziennie na odkrywanie nowych inspiracji oraz ciekawych źródeł informacji w Internecie. Za pomocą mobilnej przeglądarki czynność ta może z łatwością stać się naszym codziennym nawykiem. Pomocne mogą okazać się także aplikacje dostępne na system operacyjny Windows i Windows Phone, które agregują treści z wybranych przez nas źródeł, np. Flipboard.
4. Czy w ciągu dnia Twój status w mediach społecznościowych cały czas świeci się na zielono? Mając status „aktywny” w swoich prywatnych kanałach w czasie pracy, stwarzamy większe szanse, że rozproszą nas wiadomości od rodziny lub znajomych.
5. Najlepsze pomysły przychodzą w najmniej oczekiwanych momentach. Prostym rozwiązaniem na to, by żadna z naszych cennych myśli nie została zapomniana, jest korzystanie z aplikacji OneNote w telefonie, który zazwyczaj mamy pod ręką.
6. Jeśli pracujemy z kimś nad problematycznym zagadnieniem lub znaleźliśmy się w konfliktowej sytuacji, najlepiej dążyć do rozmowy twarzą w twarz. Jeśli nie mamy takiej możliwości, skorzystajmy z aplikacji Skype bądź starajmy się doprowadzić do rozmowy telefonicznej. Za pomocą wiadomości e-mail trudniej przekazać nasz ogląd sytuacji oraz prawdziwe intencje.
7. Kiedy otrzymujemy pilnego e-maila podczas ważnego spotkania lub gdy potrzebujemy coś pilnie skończyć, nie pozwólmy, by nas rozproszył. Jeśli nie mamy innej możliwości, poinformujmy nadawcę w krótkiej wiadomości, iż odpowiemy na niego w pełnym zakresie najszybciej, jak to możliwe.
8. Nie dajmy się wciągnąć w służbowe wiadomości e-mail przed snem. Nasze odpowiedzi będą lepiej przemyślane, jeśli sformułujemy je rano.

Chcąc zachować niezbędny dla naszej efektywności oraz dobrego samopoczucia balans między naszą pracą a życiem prywatnym, warto zastosować dodatkowo kilka innych trików. Wychodząc z pracy wyłączajmy powiadomienia push z służbowej poczty. Ważnym elementem jest także nieodpisywanie na wiadomości służbowe w późnych godzinach wieczornych. Nawet jeśli sprawa jest pilna, wysyłanie zapytania o 22:00 nie sprawi, iż szybciej się ona wyjaśni. Zapiszmy sobie zapytanie w OneNote i dobrze sformułowane wyślijmy rano. Dzięki temu będzie ono bardziej przejrzyste, a my nie będziemy „wymuszać” na odbiorcach kontrolowania skrzynki odbiorczej przez całą dobę.

Wyznaczenie sobie prostych zasad w pracy, których będziemy (prawie) zawsze przestrzegać, pozwala lepiej zapanować dla planem naszego dnia, nauczy nas dobrego radzenia sobie w stresujących sytuacjach, a także pomoże wykorzystywać optymalnie nasz czas wolny. Wyznaczając sobie granice uwzględnijmy także potrzeby osób, z którymi współpracujemy. Dzięki temu środowisko pracy, jakie stworzymy będzie znacznie korzystniejsze, a nasza praca bardziej efektywna i satysfakcjonująca.

Źródło: Microsoft