Raport Specjalny | IT@BANK 2024 – KIR | Cyfryzacji nie trzeba się bać – trzeba ją rozumieć
Elżbieta Włodarczyk
Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR
Wzrost liczby cyberataków, nieautoryzowane zmiany lub fałszerstwa dokumentów elektronicznych czy rozwój technologii sprzyjający powstawaniu deepfake to tylko niektóre z wyzwań, z którymi muszą się mierzyć współczesne organizacje. Usługi zaufania, takie jak e-podpis, pieczęć elektroniczna czy elektroniczny znacznik czasu to rozwiązania, które znacząco podnoszą poziom bezpieczeństwa i wiarygodności w cyfrowym świecie. Co więcej, odpowiednia implementacja takich rozwiązań może przynieść szereg korzyści, jak oszczędność czasu i wzrost efektowności pracy.
Bezpieczeństwo i wiarygodność
Wiele firm nadal jest niewystarczająco przygotowanych na wyzwania związane z cyfrową transformacją. Brak odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak oszustwa, utrata danych czy naruszenie prywatności. Firmy i instytucje zmagają się z ryzykiem, jakie niesie ze sobą niedostateczne zabezpieczenie np. dokumentacji. Według badań przeprowadzonych na zlecenie firmy doradczej KPMG1, w 2023 r. liczba firm, które zarejestrowały przynajmniej jeden incydent związany z cyberbezpieczeństwem wzrosła o osiem punktów procentowych, do 66%. W tym kontekście oraz wobec coraz bardziej zaawansowanych metod oszustw, zabezpieczenie dokumentów elektronicznych staje się nie tylko kwestią technologiczną, ale również strategiczną i wizerunkową dla każdej organizacji.
W sytuacji, w której firma pada ofiarą cyberataku, nieautoryzowane zmiany w dokumentach elektronicznych (np. podmiana numeru konta) mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Co potencjalnie w takiej sytuacji mogło się wydarzyć? Korporacja poniosła wielomilionowe straty, gdy fałszywe faktury zostały zaakceptowane przez dział finansowy. Dodatkowo fakt zaistnienia takiego zdarzenia bardzo szybko przedostał się do otoczenia informacyjnego firmy, narażając ją na niewymierne straty wizerunkowe.
To tylko jeden z wielu przykładów, jak brak odpowiednich zabezpieczeń może zrujnować reputację i sytuację finansową firmy. W erze mediów społecznościowych, negatywne informacje rozprzestrzeniają się błyskawicznie, a odbudowa wizerunku może trwać latami. Przykłady realnych incydentów pokazują, że żadna firma nie jest bezpieczna – od małych przedsiębiorstw po międzynarodowe korporacje. Dlatego kluczowe dla funkcjonowania firmy jest podjęcie kroków w kierunku zabezpieczenia swoich zasobów cyfrowych.
Warto zaufać technologii
W konfrontacji z realnymi zagrożeniami, wdrożenie usług zaufania jest nieodzownym elementem strategii każdej nowoczesnej firmy i instytucji. Przede wszystkim usługi te znacząco podnoszą poziom bezpieczeństwa transakcji i komunikacji cyfrowej. Dzięki rozwiązaniom, takim jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna, możliwe jest skuteczne zabezpieczenie dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami, co doskonale minimalizuje ryzyko oszustw i naruszeń danych.
Kolejną korzyścią jest wzrost niezawodności. Usługi zaufania opierają się na solidnych procedurach i nowoczesnych rozwiązaniach technologicznych, które gwarantują stabilność i ciągłość działania. Dla firm oznacza to mniej przestojów i większą pewność w codziennym funkcjonowaniu. Automatyzacja procesów oraz eliminacja papierowej dokumentacji nie tylko przyspieszają różnego rodzaju czynności, ale również prowadzą do optymalizacji kosztów. Zgodność z regulacjami to kolejny kluczowy element. Usługi zaufania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, co pozwala firmom na spełnienie wymogów regulacyjnych i uniknięcie potencjalnych kar. Jest to szczególnie istotne w kontekście rosnących wymagań dotyczących ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Ułatwienie współpracy biznesowej to dodatkowa korzyść płynąca z wdrożenia usług zaufania. Dzięki nim firmy mogą łatwiej nawiązywać i utrzymywać relacje biznesowe, zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. Usługi zaufania budują mosty między partnerami biznesowymi, ułatwiając wymianę informacji i współpracę.
Wiele firm nadal jest niewystarczająco przygotowanych na wyzwania związane z cyfrową transformacją. Brak odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak oszustwa, utrata
danych czy naruszenie prywatności. Firmy i instytucje zmagają się z ryzykiem, jakie niesie ze sobą niedostateczne zabezpieczenie np. dokumentacji.
Warto również wspomnieć o kwestiach wizerunkowych. Korzystanie z zaawansowanych i bezpiecznych rozwiązań technologicznych wpływa pozytywnie na postrzeganie firmy jako nowoczesnej organizacji dbającej o bezpieczeństwo swoich pracowników, klientów oraz partnerów biznesowych. Wdrożenie usług zaufania to inwestycja, która przynosi wielowymiarowe korzyści – od zwiększenia bezpieczeństwa, przez automatyzację procesów, zgodność z regulacjami, po ułatwienie współpracy biznesowej i poprawę wizerunku firmy. W świecie pełnym cyfrowych zagrożeń, takie rozwiązania stają się fundamentem stabilnego i bezpiecznego funkcjonowania każdej organizacji.
Według badań zrealizowanych przez KIR, w latach 2018–2023 zainteresowanie podpisem elektronicznym na polskim rynku zwiększyło się trzykrotnie. Pozwala on m.in. na digitalizację pracy i eliminację papieru z formalnej komunikacji, umożliwiając zredukowanie kosztów obsługi dokumentacji nawet o 75%. Sygnowanie dokumentu elektronicznym podpisem kwalifikowanym jest równoważne ze złożeniem na nim odręcznego podpisu i ma taką samą wagę prawną.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, oferowana przez KIR, to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej. Zawiera wyłącznie dane podmiotu, m.in. nazwę rejestrową, identyfikator oraz adres. E-pieczęć przeznaczona jest dla firm i instytucji, które chcą mieć pewność, że w obiegu znajdują się tylko autoryzowane przez nie dokumenty, z gwarancją źródła pochodzenia. Za pomocą e-pieczęci można sygnować praktycznie wszystkie dokumenty wymieniane z urzędami i kontrahentami, w tym m.in. regulaminy, e-faktury, dokumenty księgowe, zaświadczenia i sprawozdania, a także potwierdzać odbiory i nadania oficjalnej korespondencji. Co ważne, e-pieczęć będzie również wspierać wdrożenie regulacji dotyczących KSeF (Krajowy System e-Faktur), który będzie obligatoryjny dla przedsiębiorców.
1 Badanie KPMG: Barometr cyberbezpieczeństwa 2024 (kpmg.com).
