Raport Specjalny | Bankowość Lokalna – Impel | Bezpieczeństwo obsługi gotówki i zarządzania dokumentacją

Bezpieczeństwo obsługi gotówki

– Zgodnie z obowiązującymi przepisami transport wartości pieniężnych, które nie przekraczają 0,2 jednostki obliczeniowej (ok. 190 000 zł) nie wymaga ochrony fizycznej i technicznej. Jednak nawet poniżej tej kwoty firmy rzadko decydują się na samodzielne przewożenie gotówki. Dotyczy to również banków, które powinny szczególnie dbać o standardy bezpieczeństwa – mówi Sylwester Kołsut, dyrektor handlowy w spółce Impel Cash Solutions należącej do Grupy Impel.

– Rozpoczynając współpracę z bankiem, bierzemy na siebie cały proces związany z transportowaniem środków pomiędzy oddziałami a sortowniami, procesowaniem i bezpiecznym przechowywaniem gotówki w skarbcach, dysponowaniem środkami zgodnie ze zleceniami banku, w tym dostawami gotówki z lub do banku providera czy Narodowego Banku Polskiego. Dla banków realizujemy też obsługę bankomatów, wpłatomatów czy wrzutni. Zajmujemy się także obsługą klientów banku, u których występuje obrót gotówkowy. Są to przede wszystkim placówki retailowe, usługowe, ale też operatorzy logistyczni, hurtownie, przedstawiciele branży automotive czy jednostki samorządu terytorialnego – wyjaśnia.

Uprawnieni pracownicy konwoju odbierają od banków lub klientów gotówkę i przewożą ją zabezpieczonymi bankowozami do własnych sortowni, których Grupa Impel na terenie całej Polski posiada aż 15.

– Klasa bankowozu oraz skład każdego konwoju uzależniony jest od liczby jednostek obliczeniowych, które są przewożone – dodaje Sylwester Kołsut. – W sortowniach przeliczamy wartości pieniężne, wykonujemy bieżące dyspozycje banków w zakresie gotówki oraz czynności, takie jak weryfikacja autentyczności, sortowanie jakościowe, pakowanie i przygotowanie gotówki w standardzie NBP.

Bezpieczne zarządzanie dokumentacją

Jeszcze 10 lat temu średniej wielkości bank wydawał na papier i zarządzanie dokumentacją kilkadziesiąt milionów złotych rocznie, co obrazuje skalę ilości przetwarzanych dokumentów papierowych. Choć dziś podstawą codziennych operacji finansowych firm i klientów indywidualnych jest bankowość elektroniczna, to banki nadal mają do czynienia z dużą liczbą dokumentów dostępnych w tradycyjnej formie.

– Sektor bankowy był pierwszym, w którym wdrażane były sprzyjające digitalizacji regulacje prawne, a punktem wyjścia dla projektów digitalizacyjnych była potrzeba optymalizacji kosztów zarządzania dokumentacją. Nawet, jeśli dziś banki wypracowały mechanizmy, dzięki którym dokumentacja papierowa nie powstaje, to nadal istnieje duża liczba dokumentów w formie papierowej, które charakteryzuje bardzo długi okres przechowywania i wykorzystania. Wciąż istnieje spora grupa klientów banków, którzy nie korzystają z elektronicznych form przeprowadzania transakcji. Oznacza to konieczność stworzenia odpowiedniej przestrzeni do przechowywania dokumentów, ale też zatrudnienia personelu, który właściwie zarządzi przechowywanym zasobem. To istotne, bo działania lub zaniechania skutkujące zagrożeniem dla dokumentacji, np. przedwczesne niszczenie, wiążą się z sankcjami prawnymi – podkreśla Bartosz Dąbrowski, dyrektor ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

Obszar związany z zarządzaniem dokumentacją może być w całości przekazany na zewnątrz do firmy outsourcingowej. Doświadczony partner biznesowy przejmuje kompleksowo proces zarządzania dokumentacją, a jednocześnie zapewnia jednolite standardy obsługi dla całej sieci placówek klienta i gwarantuje bezpieczeństwo realizowanego procesu. Korzysta też z nowoczesnych technologii, które usprawniają cały proces zarządzania dokumentacją.

– W magazynach, w których przechowujemy dokumenty klientów, zapewnione są odpowiednie i stale monitorowane warunki, takie jak wymagana temperatura czy poziom wilgotności – mówi Bartosz Dąbrowski. – Proces digitalizacji papierowych dokumentów realizujemy za pomocą technologii OCR i przy udziale narzędzi wyposażonych w AI. Pozwalają natychmiast wykryć ewentualne braki fizycznych dokumentów w porównaniu z zadeklarowaną listą. Jednocześnie działamy zgodnie z systemami zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001:2017, a proces niszczenia dokumentów wykonujemy w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie – zgodnie z normą DIN 66399 w klasie tajności P3.