Firma S&T zakończyła wdrożenie SAP w Ministerstwie Sprawiedliwości i sądownictwie

Firma S&T poinformowała o zakończeniu projektu wdrożeniowego w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz ponad 300 sądach powszechnych. Celem projektu była budowa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Rachunkowości i Zarządzania Kadrami (ZSRK) w oparciu o rozwiązania SAP. System umożliwia usprawnienie zarządzania procesami w obszarze budżetu, finansów, kadr i płac oraz sprawozdawczości statystycznej sądownictwa poprzez lepsze gromadzenie, przetwarzanie i konsolidowanie danych operacyjnych ze wszystkich jednostek sądownictwa. Dzięki temu uspójniono zarządzanie budżetem sądownictwa, usprawniono zarządzanie zasobami ludzkimi, a także łatwiejsze stało się wykonywanie analiz nt. prowadzonych postępowań sądowych oraz generowanie informacji statystycznych. Wdrożenie ZSRK jest największym projektem prowadzonym przez S&T w ostatnich latach i jednym z największych uruchomień SAP w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej. Z systemu ZSRK w obszarze rachunkowości finansowej i zarządzania kadrami korzysta ponad 4 tys. pracowników sądownictwa, a w obszarze sprawozdawczości statystycznej – przeszło 14 tys. System umożliwia naliczanie wynagrodzeń dla 70 tys. osób, w tym 52 tys. pracowników sądownictwa.

„Uruchomienie ZSRK w Ministerstwie Sprawiedliwości było największym tego typu projektem w Polsce i prawdopodobnie w Europie Środkowej„, powiedział Piotr Staszczak, Prezes Zarządu S&T Services Polska. „O wyjątkowości projektu decydowała jednak nie tylko skala wdrożenia, którą odzwierciedla ogromna masa zmigrowanych danych oraz docelowa liczba użytkowników systemu, ale też jego złożoność wynikająca z wielu rozproszonych jednostek, zróżnicowanych pod względem używanych systemów i procesów. Wdrożenie ZSRK pozwoliło zmienić ten stan, przyczyniając się tym samym do usprawnienia działania jednego z głównych organów administracji publicznej w naszym państwie„.   

Do zaprojektowania ZSRK wykorzystano rozwiązania z portfolio SAP Business Suite, które są zintegrowane z hurtownią danych SAP Business Warehouse oraz aplikacją wspomagającą analitykę biznesową SAP Business Planning i Consolidation (SAP BPC). Wdrożenie rozpoczęło się w 2012 roku i zostało zakończone zgodnie z planem w pierwszym kwartale roku 2014.

Sądownictwo odchodzi od rozproszonych systemów

Przed uruchomieniem ZSRK sądy powszechne działały w oparciu o rozproszone i niejednolite systemy informatyczne. Niejednokrotnie w jednym sądzie wykorzystywano w obszarze finansów oraz kadr i płac kilka różnych, niezintegrowanych ze sobą systemów informatycznych.

Rozwiązaniem, które umożliwiło spójne zarządzanie całością procesów administracyjnych, było wdrożenie ZSRK, który zastąpił wiele „wyspowych” systemów i zapewnił jednolite w skali kraju wspomaganie pracy sądów powszechnych w obszarach budżetowania, rachunkowości, kadr i płac oraz sprawozdawczości statystycznej. Przed przystąpieniem do realizacji projektu podjęto również decyzję o wdrożeniu systemu raportowania, wykorzystując w tym celu hurtownię danych SAP BW oraz SAP BPC, aby usprawnić nadzór nad jednostkami sądowymi oraz podnieść wydajność i komfort pracy.

Dzięki uruchomieniu ZSRK ujednolicono i wystandaryzowano m.in. plan kont oraz rodzaje operacji księgowych i kadrowo-płacowych, które są rejestrowane w systemach informatycznych. Dzięki temu Ministerstwo Sprawiedliwości i sądy są w stanie znacznie szybciej pozyskiwać potrzebne informacje oraz znacznie łatwiej agregować w spójny i poprawny sposób informacje pochodzące z wielu jednostek sądownictwa.

ZSRK usprawnia nadzór i podnosi wydajność

Korzyści, jakie Ministerstwo Sprawiedliwości oraz sądy powszechne mogą czerpać z ZSRK, są wymierne: zintegrowano zarządzanie budżetem i rachunkowością, uzyskując pełen wgląd w zarządzanie kosztami, inwestycjami, majątkiem trwałym i w gospodarkę materiałową. System wpiera także rozrachunki z uczestnikami postepowań sądowych. Część kadrowo-płacowa systemu obsługuje ponad 52 tys. pracowników w zakresie administracyjnym, płacowym, podróży służbowych oraz samoobsługi pracowniczej. Ponadto w systemie naliczane są wynagrodzenia dla 18 tys. osób zaangażowanych w postępowania sądowe (ławnicy, rzeczoznawcy itp.).

ZSRK wspomaga także pracowników na wszystkich szczeblach organizacyjnych przy wprowadzaniu i raportowaniu informacji statystycznych o prowadzonych postępowaniach. Wystarczy zalogować się do SWS SAP (Statystyka Wymiaru Sprawiedliwości SAP), która w ramach ZSRK dostępna jest z poziomu przeglądarki internetowej. Zautomatyzowany jest również transfer danych między aplikacją statystyczną a systemami dziedzinowymi notariuszy i komorników.

Ponadto, uprawnieni użytkownicy mogą przeprowadzać różnorodne analizy na bazie danych gromadzonych i przetwarzanych w hurtowni danych SAP BW. Dzięki temu można efektywniej zarządzać m.in. kosztami, budżetem, inwestycjami, czy rozrachunkami z uczestnikami postępowania sądowego. Łatwiejsze stało się także planowanie i rozliczanie kosztów pracowniczych i podróży służbowych.

„Wdrożenie w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz sądach powszechnych było wielkim wyzwaniem. Do tego projektu podchodziliśmy nie tylko jak do przedsięwzięcia integracyjnego w sensie technologicznym, ale przede wszystkim jak do zadania, które pozwoliło w znacznej mierze usprawnić działalność administracyjno-finansową systemu wspierającego wymiar sprawiedliwości w naszym kraju„, dodaje Piotr Staszczak.

Efektywne prowadzenie projektu ZSRK w ogólnopolskiej skali

Skala i złożoność projektu ZSRK wymagały podzielenia wdrożenia na kilka etapów oraz powołania w Ministerstwie Sprawiedliwości Komitetu Sterującego, który koordynował prace zespołów wdrożeniowych na poziomie sądów apelacyjnych, okręgowych i rejonowych. Projekt rozpoczęto od pilotażowego wdrożenia w Sądach Apelacji Wrocławskiej, który umożliwił m.in. dopracowanie koncepcji biznesowej, przygotowanie dokumentacji szkoleniowej, a także dostosowanie systemu do aktualnych przepisów prawa. Po zakończeniu konfiguracji i pilotażu wdrożenie systemu zostało powielone w kolejnych jednostkach sądownictwa, które równolegle realizowały dodatkowe czynności przygotowawcze.

Jednym z największych wyzwań była migracja rozproszonych danych: kadrowo-płacowych oraz finansowych (m.in. dotyczących środków trwałych i rozrachunków z uczestnikami postępowań sądowych). Ze względu na ich ogromną ilość i przekrojowość, dane po wprowadzeniu do ZSRK były ponownie weryfikowane i sprawdzane pod kątem poprawności.

Równie ważne było zapewnienie odpowiedniej parametryzacji, przepustowości oraz bezpieczeństwa sieci lokalnej (zgodnego z wytycznymi określonymi w projekcie wdrożenia ZSRK), a także przeszkolenie w poszczególnych obszarach biznesowych kluczowych i końcowych użytkowników, którzy dzięki temu zdobyli oni nowe umiejętności w zakresie korzystania z nowoczesnych, zintegrowanych rozwiązań informatycznych.

ZSRK w liczbach

Umowa na budowę i wdrożenie ZSRK została podpisana 1 sierpnia 2011 roku. Wdrożenie zakończono 28 marca 2014. Projekt zrealizowano więc w 2 lata i 8 miesięcy.

Zakres merytoryczny objął blisko 20 modułów merytorycznych: rachunkowość finansowa, rachunkowość budżetowa, środki trwałe, gospodarka magazynowa, rozrachunki z uczestnikami postępowań sądowych, zarządzanie inwestycjami, controlling, planowanie i konsolidacja finansowa, planowanie kosztów pracowniczych, kadry, płace, podróże służbowe, samoobsługa pracownicza, hurtownia danych, sprawozdawczość statystyczna oraz e-learning.

Zespół projektowy po stronie Ministerstwa Sprawiedliwości liczył ponad 100 osób. Również złożony był zespół konsultantów po stronie wykonawcy, firmy S&T. Niemal 3,5 tys. pracowników sądów było zaangażowanych w proces migracji danych kadrowo-płacowych oraz finansowych, który, mimo napiętych terminów, zakończył się sukcesem.

Źródło: S&T Services Polska Sp. z o.o.