Office 365 usprawnia komunikację w Regenersis
Blisko 1,5 tysiąca pracowników międzynarodowej firmy Regenersis po raz pierwszy w ramach swojej organizacji korzysta z jednego systemu pocztowego. Wdrożenie Office 365 w Regenersis doprowadziło do ujednolicenia komunikacji w całej korporacji. "Szacujemy, że obecne rozwiązanie pocztowe oparte o Office 365 przyniesie nam realne oszczędności rzędu 30%.
Nie bez znaczenia jest też fakt, że mamy dostęp do najnowszych technologii, co pozwala nam na korzystanie z usługi na dowolnym urządzeniu, co dla firmy o naszym profilu jest niesłychanie istotne” mówi Tomasz Dyśko, Group IT Director w firmie Regenersis. Projekt ten to przykład jak skutecznie przeprowadzić firmę z tradycyjnej, rozproszonej, nieefektywnej kosztowo komunikacji do nowoczesnego środowiska opartego o znane aplikacje dostępne w formie usług.
„Poczta firmowa to dziś jedno z kluczowych rozwiązań w organizacji. Dlatego powinniśmy stawiać przed nią wysokie wymagania i nie opierać się na rozwiązaniach, które kiedyś były wystarczające. Skrojony na miarę system pocztowy oparty o usługę Office 365 zyskał uznanie klienta, bo to nowoczesna poczta odpowiadająca potrzebom współczesnego biznesu. Dodatkowo, umożliwia znaczną elastyczność i skalowalność oraz istotnie poprawiła bezpieczeństwo komunikacji w całej organizacji” – mówi Jarosław Sokolnicki, Business Development Manager w polskim oddziale Microsoft, odpowiedzialny za usługi Office 365.
Firma Regenersis Sp. z o.o. jest polskim oddziałem brytyjskiej korporacji Regenersis PLC, która posiada 16 oddziałów regionalnych w Wielkiej Brytanii, Niemczech, Polsce, Szwecji, a także w Rumunii, Rosji, Turcji, USA, RPA, Hiszpanii, Meksyku i Argentynie. Regenersis jest wiodącym dostawcą profesjonalnych usług serwisowych dla wielu czołowych marek z rynku elektroniki użytkowej – głownie w sektorze telefonii komórkowej. Działania Regenersis polegają na zaawansowanym wsparciu technicznym, a w szczególności na serwisie urządzeń, a także na prowadzeniu specjalnych programów obejmujących wymianę urządzeń lub ich odnowienie. Specyfika działalności firmy decyduje o tym, że natężenie i rola komunikacji – zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej jest ogromna.
Przy tak rozbudowanej organizacji oraz stosunkowo dużym rozproszeniu geograficznym niejednolite środowisko pocztowe oparte o IMAP i Exchange stawało się coraz bardziej istotną barierą dla odpowiedniego wzrostu i codziennej pracy organizacji. Dodatkowym utrudnieniem funkcjonowania przedsiębiorstwa była praca na wymagającym już odnowienia sprzęcie, na którym zlokalizowane były serwery pocztowe. Jednocześnie fakt zastosowania filtrów antywirusowych i antyspamowych niezależnego dostawcy – MessageLabs – generował wymierne koszty i spowalniał pracę. Różnorodne rozwiązania pocztowe skutkowały też odmiennymi domenami wewnątrz organizacji, uzależnionymi od lokalizacji geograficznej. Sytuacja ta nie wpływała korzystnie na identyfikowanie oddziałów firmy jako jednej globalnej organizacji.
Jedną z kluczowych kwestii podniesionych przez przedstawicieli Regenersis podczas ustalania potrzeb i wymogów dotyczących rozwiązania tej sytuacji był warunek stopniowego przeprowadzania migracji, co pozwoliłoby na przenoszenie kont pocztowych etapami, zachowując stabilność pracy firmy.
„Z wielu powodów zależało nam, aby migracja do nowego systemu odbywała się w etapach, tak, żebyśmy mogli przygotowywać poszczególne grupy osób i zespoły do tej zmiany. Ten kluczowy warunek został bardzo dobrze zrozumiany i zaadresowany przez naszego partnera, a zaproponowane nam usługi Office 365 pozwalały go sprawnie zrealizować” – powiedział Tomasz Dyśko, z firmy Regenersis.
„We współpracy z Microsoft zaproponowaliśmy rozwiązanie, w którym, w ramach jednej domeny pocztowej, współistnieć miały środowiska Microsoft Exchange on premise, czyli w tradycyjnym modelu i usługi Exchange online. Umożliwiło to realizację założonej procedury migracji i przebieg projektu zgodny z oczekiwaniami klienta” – powiedział Dominik Mostowski – inżynier rozwiązań Office 365z eOpen.
W wyniku wdrożonego projektu komunikacja w firmie Regenersis została usprawniona, zwiększając identyfikacje pracowników poszczególnych oddziałów z firmą. Współdzielona książka adresowa i kalendarze ułatwiły kontakt ze wszystkimi członkami organizacji. Nie bez znaczenia było również umożliwienie obsługi urządzeń mobilnych, a także scentralizowanie administracji pocztą grupy Regenersis.
„Obserwujemy wyraźną poprawę wydajności organizacji. Chcemy dalej konsekwentnie usprawniać komunikację i współpracę w naszej firmie, aktualnie rozważamy wdrożenie kolejnej usługi Office 365 – Lync Online, która dzięki takim możliwościom jak telekonferencje, wideokonferencje czy współdzielenie pulpitu pozwoli nam osiągać jeszcze lepsze wyniki” – powiedział Tomasz Dyśko z Regenersis Polska.
Źródło: Microsoft
