Sprawozdania finansowe firm już tylko elektroniczne

Robert Lidke, alebank.pl: Od 15 marca firmy mają obowiązek składać sprawozdania finansowe za rok poprzedni w formie elektronicznej. Do kiedy muszą je złożyć?

Elżbieta Włodarczyk: Najpóźniej do 16 lipca tego roku. Wynika to z ustawy – każda firma zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym ( KRS) ma obowiązek przesłania sprawozdania finansowego w ciągu 15 dni od zatwierdzenia go przez organ nadzorczy, jednak nie później niż do 16 lipca 2018r.

Jakich firm dotyczy ten przepis?

Wszystkich firm, które są zarejestrowane w KRS, jak również osób fizycznych i spółek przez nie prowadzonych, jeżeli ich przychód w ubiegłym roku był równy lub większy od 2 mln euro w przeliczeniu na złote.

Zobacz i posłuchaj rozmowy na naszym kanale aleBankTV na YouTube albo na końcu artykułu

Czyli osoba samozatrudniona, jeżeli ma przychód powyżej równowartości 2 mln euro też musi takie sprawozdanie w wersji elektronicznej złożyć?

Tak. Przy czym warto dodać, że w tym roku sprawozdania w wersji elektronicznej mogą być jeszcze skanami sprawozdań papierowych podpisanymi elektronicznie, natomiast od października tego roku wszystkie firmy będą zobowiązane już do tworzenia sprawozdań wyłącznie w formie elektronicznej.

Co ten przepis oznacza dla firmy w wymiarze konkretnym? Co firma musi zrobić żeby mogła tego typu sprawozdanie złożyć?

Istotną zmianą w stosunku do poprzednich zastosowań związanych z podpisem elektronicznym jest to, że mamy teraz bardzo dokładnie określone, kto sprawozdania może złożyć. Sprawozdanie do KRS może przesłać wyłącznie osoba, która jest wpisana do KRS i ma w nim ujawniony nr PESEL. Najczęściej są to członkowie zarządu spółki. Osoba podpisująca sprawozdanie będzie potrzebować także certyfikatu kwalifikowanego, zawierającego nr PESEL. Na podstawie weryfikacji podpisu elektronicznego i nr PESEL, system automatycznie sprawdza czy osoba, która podpisała sprawozdanie jest osobą uprawnioną do wykonywania czynności.

Certyfikat kwalifikowany trzeba kupić. Można go kupić w Polsce, w UE?

Należy uściślić, że sprawozdanie należy złożyć przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego lub zaufanego profilu ePUAP. Jeżeli chodzi o certyfikat kwalifikowany to można go kupić w Polsce. Między innymi Krajowa Izba Rozliczeniowa dostarcza zestawy do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Honorowane są też podpisy i certyfikaty kwalifikowane wydane w ramach UE. Jest to możliwe z uwagi na to, że wszystkie kraje unijne obowiązuje rozporządzenie eIDAS, które stanowi, że wszystkie certyfikaty kwalifikowane wydawane na terenie UE są równoważne.

Jeżeli chodzi o podpisywanie za pomocą profilu zaufanego to są jakieś ograniczenia?

Jedynym warunkiem jest posiadanie nr PESEL. Jest to jedyna ważna dana, która jest wykorzystywana przy zakładaniu profilu zaufanego. W związku z tym osoby nieposiadające numeru PESEL nie mogą uzyskać zaufanego profilu i w konsekwencji nie mogą poświadczyć sprawozdania finansowego.

Po wprowadzeniu obowiązku składania sprawozdań finansowych za rok poprzedni drogą elektroniczną, z podpisem kwalifikowanym, czy można powiedzieć, że firmy będą mogły nie złożyć takiego zeznania i nikt tego nie zauważy?

Na pewno obowiązek składania sprawozdań w formie elektronicznej ułatwi przede wszystkim kontrolowanie terminowości składania przez firmy swoich sprawozdań. Gdy sprawozdania były przysyłane w formie papierowej sporo czasu zajmowało ich rozpakowanie i skorelowanie z danymi zapisanymi w KRS.

W tym momencie po weryfikacji sprawozdania będzie ono szybciej dostępne w KRS, co również będzie miało znaczenie dla badania wiarygodności tych firm – każdy będzie mógł sprawdzić, obejrzeć sprawozdanie finansowe firmy, potwierdzić tym samym wiarygodność i status firmy, z którą zamierza współpracować.

Czyli to rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego?

Z całą pewnością tak.