Od stycznia wszystkie firmy będą musiały elektronicznie kontaktować się z fiskusem, obywatele jeśli zechcą

Robert Lidke, aleBank.pl: Jaka jest różnica między podpisem elektronicznym a profilem zaufanym?

Elżbieta Włodarczyk, Krajowa Izba Rozliczeniowa: Różnic pomiędzy tymi narzędziami jest wiele. Zaufany profil to narzędzie identyfikacji użytkowników w systemach administracji publicznej i samorządowej. Natomiast podpis elektroniczny może być stosowany nie tylko w administracji, ale również w biznesie, komercji we wszystkich miejscach, gdzie jest potrzebne potwierdzenie oświadczenia woli użytkownika.

Zobacz i posłuchaj rozmowy na naszym kanale aleBankTV na YouTube albo na końcu artykułu

Podpis elektroniczny, jak rozumiem, działa nie tylko w naszym kraju.

Na pewno może być wykorzystywany na obszarze Unii Europejskiej. Instytucja podpisu elektronicznego jest uregulowana w rozporządzeniu UE dotyczącym identyfikacji elektronicznej usług zaufania, popularnie zwanym eIDAS. To rozporządzenie, obowiązujące na terenie UE, określa pewne standardy dotyczące podpisów elektronicznych, usług zaufania, certyfikatów kwalifikowanych, sposobów posługiwania się podpisem elektronicznym, okoliczności w jakich może być on honorowany. Stanowi również o mocy prawnej, jaką niesie ze sobą kwalifikowany podpis elektroniczny oraz zwykły podpis elektroniczny.

Tymczasem profil zaufany jest narzędziem, które ma zastosowanie tylko na obszarze Polski. Stosując podpis elektroniczny obywatel, który posiada certyfikat kwalifikowany, może złożyć w trybie on-line podanie w dowolnym państwie unijnym, podczas gdy za pomocą zaufanego profilu możemy się autoryzować wyłącznie w polskich systemach administracji.

Można powiedzieć, że profil zaufany jest dla zwykłego obywatela, który chce się kontaktować z administracją, np. z ZUS-em, czy Urzędem Skarbowym, natomiast podpis elektroniczny jest głównie przeznaczony dla firm, podmiotów gospodarczych.

Tak, ale podpis elektroniczny stosuje również administracja. Z uwagi na to, że niesie on ze sobą wspomnianą wcześniej moc prawną. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny pod względem skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu. Zatem administracja wydając decyzję w formie elektronicznej również stosuje podpis potwierdzający dokument, czyli podpis elektroniczny.

W jaki sposób możemy uzyskać profil zaufany?

Można go uzyskać na stronie e-PUAP, składając wniosek o uzyskanie profilu zaufanego oraz potwierdzając swoją tożsamość w placówkach ZUS oraz w siedzibach urzędów administracji publicznej, gdzie operator systemu potwierdza tożsamość użytkownika i tworzy na tej podstawie jego elektroniczny, zaufany profil.

Można chyba także skorzystać z pośrednictwa banków?

Banki również uczestniczą w procesie potwierdzania tożsamości na potrzeby zaufanego profilu. Każdy użytkownik systemu bankowości elektronicznej, jeżeli korzysta z systemu banku, który jest włączony w proces wydawania profilu zaufanego, może również w ten sposób go uzyskać.

W tym przypadku nie muszę wychodzić z domu. Mogę zalogować się na swoje konto bankowe i w ten sposób stworzyć swój profil zaufany?

Zgadza się. Poprzez włączenie banków w proces uwierzytelniania użytkowników, mamy w pełni zdalną usługę potwierdzania tożsamości i uzyskiwania narzędzi, które pozwalają bez wychodzenia z domu załatwiać różne sprawy w urzędach.

Założenie profilu zaufanego kosztuje?

Założenie profilu zaufanego jest bezpłatne. Jest to narzędzie, które państwo udostępnia swoim obywatelom do kontaktu z administracją w sposób elektroniczny.

Jak wygląda kwestia podpisu elektronicznego. Czy można go sobie załatwić zdalnie, czy trzeba udać się do odpowiedniej instytucji?

Podpis elektroniczny wymaga potwierdzenia tożsamości osoby, dla której jest wydawany. Jeśli mówimy o wydawaniu kwalifikowanego certyfikatu, który służy do składania kwalifikowanego podpisu, wymaga on bezpośredniej weryfikacji tożsamości w tak zwanych punktach rejestracji podmiotów. W Polsce mamy pięć podmiotów, które mają prawo wydawania certyfikatów kwalifikowanych. Każdy z tych podmiotów w ramach swojej sieci partnerskiej umożliwia użytkownikom spotkanie z operatorem, weryfikację tożsamości na podstawie przedstawionych dokumentów: dowodu osobistego lub paszportu i wygenerowanie certyfikatu na podstawie zweryfikowanych danych. Weryfikacja tożsamości jest bardzo istotnym elementem, dlatego że dane pozyskane w procesie rejestracji są umieszczane w certyfikacie i właśnie tym danym będzie ufał każdy odbiorca podpisanego dokumentu. Na podstawie certyfikatu ustalana jest tożsamość osoby, która podpis elektroniczny złożyła.

Podpis elektroniczny, w przeciwieństwie do profilu zaufanego, kosztuje.

Jest to usługa świadczona komercyjnie – zarówno w Polsce, jak i w Europie. Jest to związane z wymaganiami, które są nałożone przez prawo na podmioty świadczące tego typu usługi. Użytkownik w ramach płatnej usługi świadczonej przez dowolne centrum certyfikacji uzyskuje certyfikat, kartę kryptograficzną, na której zapisane są cyfrowe klucze potrzebne do złożenia podpisu elektronicznego i aplikacja, która pozwala na podpisywanie dowolnych dokumentów.

Jak może rozwijać się sytuacja? Czy w Polsce wszyscy będą musieli mieć profil zaufany i wszystkie firmy będą zobowiązane do posiadania podpisu elektronicznego?

Większość firm już posiada certyfikat kwalifikowany z uwagi na to, że administracja odchodzi od dokumentów papierowych. Wszystkie firmy, które rozliczają się z ZUS-em, od lat prowadzą komunikację w formie elektronicznej – wysyłanie dokumentów w ramach programu Płatnik odbywa się wyłącznie z poświadczeniem przy pomocy podpisu elektronicznego, w przypadku mniejszych firm może to być też profil zaufany.

Mamy też system e-Deklaracje, w ramach, którego wszystkie firmy składają swoje deklaracje w formie elektronicznej – muszą być one poświadczone podpisem elektronicznym. Od stycznia 2018 roku system ten obejmie już wszystkich przedsiębiorców, nawet małe firmy będą zobowiązane do składania plików JPK w formie elektronicznej. Jeśli mówimy o przedsiębiorcach to właściwie wszyscy korzystają z podpisu elektronicznego – choć może nie zawsze bezpośrednio, np. jeżeli czynności wykonuje za nich biuro rachunkowe, wówczas ono podpisuje elektronicznie dokumenty.

Dopóki państwo nie zachęci skutecznie użytkowników do korzystania z usług administracji wyłącznie w sposób elektroniczny, trudno mówić o tym, że każdy obywatel będzie musiał posiadać profil zaufany. Trzeba też pamiętać, że w systemach administracji w przypadku osób indywidualnych mamy alternatywę – możemy stosować podpis elektroniczny bądź profil zaufany.

Można mieć tylko jeden profil zaufany i tylko jeden podpis elektroniczny. Czy możliwe jest posiadanie jednego i drugiego?

Jak najbardziej. One sobie nie przeczą. Jedno i drugie narzędzie potwierdza naszą tożsamość i może być stosowane w zależności od woli użytkownika oraz uwarunkowań prawnych, jakie są nałożone na daną formę komunikacji.