SmartArchive – sprytny sposób na elektroniczną archiwizację
SmartArchive to najnowszy system elektronicznego archiwizowania dokumentów opracowany przez firmę Konica Minolta. Aplikacja pozwala na efektywne i wygodne przetwarzanie dokumentów z postaci papierowej na elektroniczną, a następnie ich gromadzenie, przechowywanie i wyszukiwanie. Nowe rozwiązanie serii "Smart" jest dedykowane przedsiębiorstwom, w których przejrzysty system katalogowania dokumentów oraz szybkie wyszukiwanie informacji są kluczowe dla ich prawidłowego funkcjonowania.
SmartArchive oferuje szeroki zakres funkcjonalności, będąc jednocześnie programem łatwym w obsłudze, a przez to przyjaznym dla odbiorców. Korzystanie z aplikacji jest intuicyjne i nie wymaga od użytkowników specjalistycznej wiedzy. Program umożliwia wygodne dodawanie plików zarówno z poziomu panelu w urządzeniach wielofunkcyjnych, jak i z komputera (poprzez przeglądarkę internetową). Dzięki wykorzystaniu technologii rozpoznawania znaków (OCR) możliwe jest prowadzenie archiwum w postaci plików edytowalnych (Word, Excel, przeszukiwalny PDF lub TIFF).
Każdy archiwizowany plik opisany jest według tzw. szablonu dokumentu, czyli zestawu pól do wypełnienia kluczowymi informacjami, takimi jak nazwa klienta, data czy kwota. SmartArchive umożliwia szybki i łatwy dostęp do wszystkich dokumentów w trybie wyszukiwania prostego – według szablonów i fragmentów nazw – lub zaawansowanego – według informacji w polach szablonu. Dzięki temu procedury wyszukiwania są przejrzyste, a cały proces krótkotrwały. Prowadzi to do oszczędności czasu, który może być wykorzystany na działania kluczowe dla firmy.
Ważną cechą aplikacji SmartArchive, istotną z punktu widzenia bezpiecznie funkcjonującego przedsiębiorstwa, jest zapewnienie kontroli dostępu do dokumentów dzięki zastosowaniu systemu uprawnień. Szablon katalogowanego dokumentu służy bowiem również jako nośnik informacji o uprawnieniach. Pozwala to na ograniczenie dostępu do odpowiednio opisanych plików pracownikom wybranych działów.
– Aplikacja SmartArchive została zaprojektowana przede wszystkim z myślą o małych i średnich firmach, do których każdego dnia napływa wiele nowych dokumentów papierowych. Znakomicie sprawdzi się więc w sektorze doradztwa podatkowego i w urzędach, gdzie pracuje się z dużą ilością faktur, kontraktów i polis. – mówi Kamil Rejent, Kierownik ds. Aplikacji Biurowych w Konica Minolta Business Solutions Polska. – Zapewnienie bezpieczeństwa archiwizowanych dokumentów zostanie docenione w kancelariach prawnych i notarialnych pracujących z danymi poufnymi. Łatwe i wygodne wyszukiwanie plików według wielu różnych haseł ułatwi natomiast zarządzanie obszerną dokumentacją w działach handlowych, agencjach reklamowych i sekretariatach.
Rosnące potrzeby przedsiębiorców w zakresie archiwizacji materiałów biznesowych stawiają wyzwania przed dostawcami usług związanych z zarządzaniem dokumentami. Przechowywanie faktur, umów czy zleceń w pudłach i segregatorach oraz ręczne przepisywanie treści na komputerze nie sprawdzają się w firmach, w których liczy się efektywne i szybkie działanie. Aplikacje firmy Konica Minolta – obecny na rynku SmartScan służący do przetwarzania dokumentów papierowych na elektroniczne bezpośrednio z urządzenia wielofunkcyjnego oraz nowy, wzbogacony o ciekawe funkcje SmartArchive – trafiają w potrzeby właścicieli małych i średnich firm, pozwalając im na przejrzyste i wygodne przechowywanie dokumentów.
Źródło: Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
