Zarządzanie dokumentacją: Dokumenty mogą być tańsze

Wiesław Waliszewski

Współczesne banki najczęściej stosują mieszane procedury postępowania z dokumentami. W tej samej instytucji są więc sprawy, które można załatwić bez papieru oraz takie, gdzie wymaga się tradycyjnego, własnoręcznego podpisu na decyzji. Na przykład – wniosek o urlop pracownik składa tylko w intranecie i cała procedura odbywa się wyłącznie elektronicznie. Z kolei poszczególne etapy przyznawania klientowi większego kredytu muszą być dokumentowane na papierze.

Rozmaitość form, w jakich informacje krążą po bankach powoduje, że stosowane w tych instytucjach systemy do zarządzania obiegiem dokumentów muszą spełniać kilka funkcji i obsługiwać zarówno wersje elektroniczne, jak i papierowe dokumentacji. Wspierają pracę grupową nad określonymi sprawami (workflow). Wymiana dokumentów i informacji odbywa się tu według odpowiednich procedur zarządczych. Stan prac nad daną sprawą czy ewentualne opóźnienia w jej załatwianiu są raportowane. System zapisuje też historię dokumentu: kiedy i przez kogo był stworzony, przeglądany, zmieniany, przesyłany, drukowany, skanowany lub wysyłany faksem. Kompleksowe systemy zarządzania dokumentacją obejmują również jej archiwizację. Jest to drogie zadanie i banki coraz częściej szukają oszczędności, oddając je w outsourcing.

Dokumenty poza bankiem

Według opublikowanych pod koniec października br. badań firmy IPSOS, przeprowadzonych na zlecenie spółki ArchiDoc, sektor finansowy najczęściej ze wszystkich branż sięga po outsourcing. Co czwarta badana firma (niezależnie od sektora) jako najpopularniejsze usługi z zakresu back office oddawane na zewnątrz wskazywała właśnie obsługę korespondencji wychodzącej i przychodzącej oraz elektroniczne archiwum dokumentów. Z badań wynika, że w tym obszarze instytucje finansowe i firmy telekomunikacyjne zapowiadają kolejne duże kontrakty w najbliższych latach.

Przykładem outsourcingu obiegu dokumentów jest rozwiązanie zastosowane przez Toyota Bank. Przeniósł on zarządzanie dokumentacją do wyspecjalizowanej firmy. Dokumenty wchodzące do banku trafiają do niej, są tam skanowane i indeksowane, papier zostaje w repozytorium, a wersja elektroniczna jest udostępniana pracownikom banku on-line. Z kolei wychodząca dokumentacja – np. rozliczenia miesięczne – z banku trafiają do centrum wydruków masowych, skąd po wydrukowaniu są wysyłane klientom, i jednocześnie do outsourcera. To on udostępnia ją on-line pracownikom banku i jego klientom.

Podobne rozwiązanie stosuje Alior Bank. Według jego przedstawicieli oddanie części prac związanych z zarządzaniem dokumentacją firmie zewnętrznej okazało się od dwóch do dziesięciu razy tańsze (w zależności od zadania) niż zajmowanie się nimi samemu. Warto jednak zauważyć, że Toyota Bank zwrócił się w kierunku outsourcingu zarządzania dokumentacją, gdy rozszerzał swoją ofertę, a Alior Bank wchodząc na rynek. W przypadku instytucji mających już swoją infrastrukturę oraz doświadczenia z systemami obiegu dokumentów korzyści z outsourcingu tych rozwiązań będą kształtować się prawdopodobnie inaczej.

Producenci elektronicznych systemów obiegu dokumentów wskazują na tendencję do ich integracji z narzędziami wspomagającymi zarządzanie procesami. Stosowanie systemów Business Process Management (BPM) pozwala na samodzielne tworzenie przez pracowników pionów biznesowych potrzebnej im procedury w SOD. A to umożliwia szybkie przygotowanie nowych produktów bankowych – zapewniają producenci. Jednak Dominik Łabiński, dyrektor ds. sprzedaży ArchiDoc przestrzega: – Posiadanie własnego rozwiązania BPM nie zawsze oznacza możliwość szybkiej modyfikacji istniejącego procesu lub implementacji nowego. Jest to możliwe pod warunkiem dedykowania w ramach własnych zasobów osób, które po przeszkoleniu będą mogły zarządzać aplikacją BPM. Taki model zawsze generuje stałe koszty dla banku. W modelu outsourcingowym wszelkie zmiany w procesach są realizowane przez dostawcę rozwiązania. Oczywiście stanowi to także koszt, ale nie jest to już koszt stały (etaty), lecz zmienny (wynikający z rzeczywistego nakładu pracy). Czas wdrożenia, brak konieczności inwestycji w zasoby sprzętowe (serwer, baza danych, infrastruktura backup) i ich utrzymywania skłania banki do korzystania z rozwiązań klasy BPM w modelu outsourcingowym lub SaaS. Dzięki temu zyskują gwarancję niezawodności oraz bezpieczeństwa, minimalizując koszty inwestycyjne.

Drukować ...