Zapobiegaj zamiast leczyć – profilaktyka w zarządzaniu należnościami.
Podniesienie dyscypliny płatniczej w obrocie gospodarczym stanowi obecnie jeden z istotnych elementów zapobiegających zatorom płatniczym, głównie w relacjach pomiędzy przedsiębiorstwami.
Ostatnie badania rynkowe wskazują, iż wydłuża się okres oczekiwania za płatności z tytułu wystawionych faktur za sprzedany towar czy wykonane usługi. Dochodzi on obecnie nawet do kilku miesięcy. Po terminie płaconych jest ponad 25% faktur.
Istnieje wiele metod zapobiegania takim sytuacjom, naprzeciw wychodzą tu wyspecjalizowane firmy zajmujące się oceną ryzyka finansowego. Poza raportami kredytowymi wspierającymi proces decyzyjny o udzielenie kredytu kupieckiego, czy też podpisaniu kontraktu handlowego, firmy takie wzbogacając swoją ofertę usług, a także zabezpieczając w tym celu nowoczesne technologie,proponują – coraz bardziej popularną u przedsiębiorców – usługę monitoringu płatności.
Monitoring płatności to profilaktyka. Jego celem jest zminimalizowanie opóźnień w płatnościach. Działanie to polega głównie na przypominaniu o terminach zbliżających się terminów zapłaty za wystawione faktury. Poza najistotniejszym elementem procesu – czyli właśnie przypominaniu – podczas kontaktu weryfikowany jest właściwy przepływ faktur, poprawność jej wystawienia, wreszcie – czy faktura nie jest kwestionowana.
Szczególnie w obszarze małych i średnich przedsiębiorstw, nie dysponujących właściwymi systemami zarządzania należnościami, taka usługa jest bardzo pomocna. Korzystają więc dwie strony – zarówno wystawca faktury, jak i płatnik, do którego – często w imieniu wystawcy faktury dzwoni firma świadcząca usługi monitoringu.
Rozpoczęcie procesu monitoringu w bardzo wczesnej fazie – nawet kilka dni po wystawieniu faktury – przynosi znakomite rezultaty, skuteczność dochodzi nawet do 90 %. Wpływa to bardzo korzystnie na obniżenie kosztów ewentualnych działań windykacyjnych. Inne korzyści wynikające z monitoringu to między innymi: możliwość wykrycia nierzetelnych kontrahentów już na początku, a także, zwiększenie skuteczności windykacji, ponieważ należności monitorowane od wczesnej fazy można szybciej i łatwiej odzyskać.
Monitoring płatności dzięki właściwemu przeprowadzeniu procesu, nie powoduje zachwiania dobrych relacji pomiędzy przedsiębiorcami, a co najważniejsze, zapewnia poprawienie płynności finansowej przedsiębiorstw.
Bogusław Gębarowski
Dyrektor Departamentu Windykacji w Creditreform Polska
