Technologie: Droga do urzędu wiedzie przed bank

Karol Ochocki

Pozyskanie wsparcia dla prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie obsługi procesów biurokratycznych stanowi dla większości drobnych przedsiębiorców nie mniej istotne wyzwanie aniżeli zdobycie środków na finansowanie inwestycji czy bieżącej działalności. Kolejne edycje „Globalnego Raportu Konkurencyjności” potwierdzają, iż niestabilne i niejasne regulacje administracyjne, w szczególności zaś fiskalne, stanowią główną barierę dla prowadzenia własnego biznesu nad Wisłą. Sytuację tę już od wielu lat stara się uwzględniać polski sektor bankowy, tworząc ofertę dedykowaną mikro i małym firmom.

Najpopularniejszą i zarazem najdłużej oferowaną przez banki usługą pozafinansową dla niedużego przedsiębiorstwa jest księgowość, oferowana z reguły jako opcja dodatkowa w ramach prowadzenia konta firmowego. Podstawowym narzędziem jest dostępny z poziomu rachunku program księgowy, do którego przedsiębiorca może samodzielnie wprowadzać poszczególne pozycje. Opcja ta przez niektóre banki udostępniana jest bezpłatnie – tak jest na przykład w mBanku oraz Idea Banku. Bardziej zaawansowaną opcję stanowi kompleksowa obsługa klienta przez biuro rachunkowe współpracujące z bankiem lub funkcjonujące w ramach jednej grupy kapitałowej. Oferta taka może konkurować z tradycyjnym biurem rachunkowym nie tylko ceną. Zdecydowana większość instytucji finansowych udostępnia klientom w ramach pakietu księgowego dodatkowe usługi, w rodzaju doradztwa podatkowego, wystawiania faktur, zarządzania przepływami pieniężnymi przedsiębiorstwa, a nawet mikrofaktoringu. To właśnie dzięki bankom usługi faktoringowe trafiły w Polsce pod strzechy, stając się dostępnymi nawet dla jednoosobowych firm z niewielkimi przychodami. Istotną wartością dodaną rachunkowości oferowanej przedsiębiorcom w ramach rachunku bankowego jest również możliwość bezpośredniego wykorzystania danych księgowych w procesie oceny zdolności kredytowej firmy.

Bank przewodnikiem po e-urzędzie

Czy banki mogą przejąć od przedsiębiorców pełną odpowiedzialność za prowadzenie spraw urzędowych i rozliczenia podatkowe, pozwalając małym firmom skoncentrować się na merytorycznym aspekcie działalności? Opcję taką przewiduje realizowana w ramach „Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju” digitalizacja polskiej administracji publicznej. Ze skutkami tego procesu na niwie fiskalnej najmniejsze firmy zetkną się już 1 stycznia 2018 r. Od tego dnia wszystkich mikroprzedsiębiorców prowadzących księgowość w formie elektronicznej, bądź też posiadających status czynnego podatnika VAT, obejmie obowiązek raportowania podatkowego online z wykorzystaniem Jednolitego Pliku Kontrolnego. Równolegle rozpocznie się – realizowany sukcesywnie aż do roku 2027 – proces wymiany kas rejestrujących na urządzenia współpracujące z centralnym systemem teleinformatycznym Ministerstwa Finansów i przekazujące na bieżąco dane o wystawionych paragonach oraz raportach dobowych.

A to tylko początek zmian – rządowy program „Od papierowej do cyfrowej Polski” zakłada sukcesywną digitalizację kolejnych usług publicznych, również tych adresowanych do przedsiębiorców. Zdaniem autorów programu przeniesienie czynności urzędowych do kanałów cyfrowych pozwoli obywatelom i przedsiębiorcom zaoszczędzić 11,3 mln godzin każdego roku, jednak w pierwszym etapie dostosowanie się do nowych procesów może nastręczyć przedsiębiorcom sporo trudności. Przykładem może być stosunkowo duża liczba omyłek w sprawozdawczości podatkowej podmiotów większych niż mikroprzedsiębiorcy, którzy już obecnie zobowiązani są do rozliczania się z fiskusem przy wykorzystaniu Jednolitego Pliku Kontrolnego. Należy również pamiętać, że korzystanie z wielu instrumentów cyfrowego państwa związane będzie z koniecznością nabycia odpowiednich narzędzi teleinformatycznych lub zleceniem obsługi tych procedur przez podmiot zewnętrzny. I tutaj w sukurs rodzimym „mikrusom” zamierza przyjść sektor bankowy.

Buntownik czy rewolucjonista?

Już w najbliższym czasie słynne „jedno okienko” do zakładania działalności gospodarczej może stać się okienkiem w bankowym systemie transakcyjnym. Takie rozwiązanie zamierza wdrożyć PKO Bank Polski. Obecnie, aby zarejestrować nową jednoosobową firmę, należy odwiedzić portal Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz posiadać aktywny Profil Zaufany celem uwierzytelnienia złożonego wniosku. Profil Zaufany już od pewnego czasu aktywować można w wybranych bankach, jednak zdaniem osób odpowiedzialnych za produkty dla mikrofirm w największej polskiej instytucji finansowej proces zakładania nowego przedsiębiorstwa wciąż jest zbytnio złożony i czasochłonny. Nowy projekt PKO BP przewiduje możliwość złożenia wniosku rejestracyjnego z wykorzystaniem systemu bankowości elektronicznej i jego autentykację z użyciem instrumentów służących do potwierdzania operacji bankowych. Świeżo upieczony przedsiębiorca skorzysta zatem podwójnie – nie tylko wydatnie oszczędzając czas podczas rejestracji firmy, ale również przekazując bankowi wszelkie informacje niezbędne do przekształcenia dotychczasowego rachunku w konto firmowe lub założenia odrębnego rachunku na potrzeby prowadzonej działalności.

Daleko posuniętą integrację własnego środowiska z e-usługami publicznymi dla małych firm zakłada również ogłoszona niedawno strategia Alior Banku, realizowana pod hasłem „Cyfrowy buntownik”. Niedawny startup, a dziś członek dominującej grupy kapitałowej na polskim rynku finansowym zamierza między innymi wykorzystać Jednolity Plik Kontrolny jako źródło do analizy kondycji finansowej posiadaczy kont firmowych. Wdrożenie tego tylko rozwiązania umożliwiłoby podejmowanie decyzji kredytowych w czasie rzeczywistym, bez konieczności dostarczania jakichkolwiek dodatkowych dokumentów w rodzaju bilansów, rachunków zysków i strat spółki lub chociażby rocznego PIT-a w przypadku osób prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów. To nie jedyna propozycja Alior Banku dla mikrofirm. Podobnie jak PKO BP, również ta instytucja zamierza integrować bankowość elektroniczną z systemem e-PUAP, tak by rejestracja firmy, jej wyrejestrowanie czy zmiana danych objętych wnioskiem mogła być dokonywana z poziomu systemu transakcyjnego.

Produktem dedykowanym inwestorom, eksporterom i innym podmiotom dokonującym transakcji na dużą skalę są z kolei e-gwarancje, oferowane przez coraz liczniejsze grono polskich banków. Zaletą gwarancji bankowej wystawianej w formie cyfrowej jest nie tylko skrócony czas oczekiwania na dokument. Klient może zlecić bankowi wysyłkę uwierzytelnionego podpisem elektronicznym formularza bezpośrednio do kontrahenta, dzięki czemu nie musi poświęcać czasu na wykonywanie kolejnej operacji.

QLIPSiem zapłacisz jednym klikiem

Sprawozdawczość podatkowa czy procedury administracyjne związane z prowadzeniem firmy to nie jedyny obszar, w którym nowoczesne systemy bankowe pozwolą zaoszczędzić małym firmom sporo czasu. Rozwiązaniem wprost dedykowanym najmniejszym firmom jest tzw. e-faktura, czyli ujednolicony system dokumentu księgowego pozwalającego na dokonanie kontrahentowi zapłaty jednym kliknięciem, bez konieczności każdorazowego wprowadzania danych do przelewu. Taki instrument udostępnił w lipcu tego roku Związek Banków Polskich we współpracy z Krajową Izbą Rozliczeniową. Dokonanie płatności faktury wystawionej z użyciem QLIPSA – bo taką nazwę zyskało nowe rozwiązanie na rynku płatniczym – nie wymaga aktywacji polecenia zapłaty ani też przesyłania jakichkolwiek dokumentów dostawcy towaru czy usługi. Jeżeli bank płatnika jest uczestnikiem systemu, do jego bankowości elektronicznej trafi dokument zawierający komplet danych niezbędnych do wykonania przelewu. Wybór poszczególnych dokumentów oraz zatwierdzenie płatności dokonywane będzie przy użyciu jednego przycisku. Dodatkowo odbiorca nie będzie musiał w żaden sposób aktywować usługi QLIPS, gdyż jego rachunek bankowy zostanie wyszukany za pośrednictwem KIR na podstawie numeru PESEL.

Twórcy QLIPSA zakładają, że nowy instrument docelowo powinien objąć wszystkie instytucje finansowe w Polsce. Jeśli ten zamiar dojdzie do skutku, wówczas niewielkie firmy oszczędzą naprawdę sporo czasu na wypełnianiu dziesiątek czy nawet setek formularzy przelewu każdego miesiąca. Biorąc pod uwagę równoległą informatyzację administracji publicznej i postępującą w imponującym tempie automatyzację usług publicznych i bankowych, coraz bardziej realna wydaje się rzeczywistość, w której wszelkie czynności o charakterze backoffice’owym dokonywać się będą bez jakiegokolwiek zaangażowania właściciela mikrofirmy.