Technologie: Bez papierowej wersji

Artur Król

Dotyczy to zwłaszcza zadań o najczęściej powtarzającej się formule, które angażują wiele osób, a przy tym są proste do usprawnienia. Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu EOD trzeba jednak dokładnie zbadać i określić potrzeby firmy oraz rozpoznać jej strukturę wewnętrzną. I, co ważne, odpowiedzieć na podstawowe pytanie – czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów rzeczywiście usprawni i ulepszy pracę, dając przy tym wymierne korzyści? Wciąż bowiem zdarza się, że osoby zarządzające najpierw decydują się na wdrożenie oprogramowania, a dopiero potem przypatrują się co z tego wyniknęło. Ten często popełniany błąd naraża firmę na niepotrzebne wydatki związane z zakupem systemu, który do niczego się jej nie przyda

Analizę potrzeb należy rozpocząć od miejsc, w których dokumenty powstają, następnie zastanowić się nad sposobami ich przetwarzania w każdym z punktów obiegu w organizacji. Zazwyczaj okazuje się, że nie jest to obieg optymalny i przed wdrożeniem oprogramowania należy go usprawnić. Dopiero po wykonaniu tego procesu można myśleć o tym, by nowe, sprawniejsze modele obiegu dokumentów zaimplementować w oprogramowaniu. Zmiany wprowadzone z pominięciem tego etapu z całą pewnością wymuszą konieczność wprowadzenia korekt – a to i kosztuje, i może przełożyć się na spadek wydajności pracy w firmie, o niezadowoleniu pracowników nie wspominając.

Gdzie jest dokument?

W prawidłowo działającym obiegu dokumentów ważne są czas potrzebny do obsługi w każdym punkcie zatrzymania oraz informacja, kto w danej chwili jaki dokument przechowuje. W tradycyjnym modelu było to trudne do prześledzenia. Liczne są przykłady, kiedy to istotny z punktu widzenia interesów firmy dokument był przetrzymywany przez pracownika kilka dni lub nawet tygodni. Po wdrożeniu EOD możliwość powstania takiej sytuacji zdecydowanie maleje, ponieważ rozwiązania te m.in. identyfikują tzw. wąskie gardła. Proces obiegu dokumentów zostaje uproszczony i zoptymalizowany. Usprawnieniu pracy służy choćby ustalenie zastępców danej osoby i automatyczne przekierowanie do nich dokumentów, w przypadku nieobecności pierwotnego adresata. W tradycyjnym układzie jest to praktycznie nie do zrealizowania

Zmiany w organizacji

Każde wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów niesie zmiany. Niestety, największą barierą wdrożenia jest tzw. czynnik ludzki, czyli pracownicy. Nowe rozwiązanie i zwyczaje nie każdemu się spodobają, ponieważ automatyzacja nawet wybranych czynności sprawia, że rośnie poczucie ograniczenia kompetencji oraz tzw. bycia na smyczy. Zmiany wymagają nowej kultury pracy, ale radykalnie przyspieszają i usprawniają obieg dokumentów, umożliwiając przy tym śledzenie postę...