RODO nie pozwoli na podglądanie pracownika przy pracy
Od 25 maja 2018 r, w całej UE w tym w Polsce zacznie obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/ (Dz.Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r.), dalej (RODO). Rozporządzenie to w art. 88 dopuszcza wprowadzenie przez państwo członkowskie przepisów szczególnych dotyczących przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu.
Czytaj także: RODO i prywatny smartfon w firmie
W związku z tym, Ministerstwo Cyfryzacji przygotowując nowelizację kilkudziesięciu ustaw (projekt ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych) postanowiło uregulować w kodeksie pracy instytucje monitoringu, jako szczególną formę przetwarzania danych osobowych pracowników. Do tej pory kwestia ta, choć kamery w miejscu pracy nie należą do rzadkości nie była prawnie unormowana.
Cel monitoringu ściśle określony, ale…
Zgodnie z projektem pracodawca będzie mógł podjąć decyzję o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli uzna to za koniczne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Legalne wdrożenie monitoringu w sytuacji, gdy żadna z tych przesłanek nie wystąpi nie będzie, zatem dozwolone.
Istotne jest też, że monitoring nie będzie mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Do tej pory pracodawcy wykorzystując sytuacje, że kwestie te nie były uregulowane traktowali kamery zainstalowane w miejscach pracy, jako sposób kontroli sposobu i ilości pracy świadczonej przez pracowników.
To, że takie działanie było legalne wynikało też ze stanowiska, jakie w tej materii zajmował Generalny Inspektor Danych Osobowych, według którego pracodawca, co do zasady ma prawo kontrolować pracowników, ale musi przy tym uwzględniać gwarantowane im przepisami Konstytucji RP i Kodeksu cywilnego prawo do prywatności i poszanowania dóbr osobistych, do czego zobowiązuje go m.in. art. 11[1] Kodeksu pracy. Ponad to ma prawo kontrolować, co pracownicy robią w godzinach pracy, w tym, do czego wykorzystują udostępnione im narzędzia.
…trudny do weryfikacji
Po wejściu w życie omawianej nowelizacji kontrola wykonywania obowiązków przez pracownika za pomocą monitoringu wizyjnego nie będzie już jednak możliwa. Przynajmniej teoretycznie. Jak wskazał, bowiem GIODO w swojej opinii do projektu ustawy przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych nie jest jasne, w jaki sposób miałaby być weryfikowana kwestia, czy monitoring wizyjny nie stanowi środka kontroli wykonywania przez pracownika zadań zwłaszcza w sytuacji, gdy wideo nadzór ma na celu zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, cel ten jest, bowiem związany w sposób bezpośredni z właściwą realizacją przez pracownika jego obowiązków.
Strefy bezpieczne
Dodany do Kodeksu pracy przepis (art. 22[4] ) określa także granice gdzie kamery nie będą mogły być montowane. Zgodnie z nim monitoring nie będzie mógł obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w szczególności pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni. To ograniczenie zgodne jest z dotychczasową praktyką stosowaną przez pracodawców, którzy z obawy przed naruszeniem prawa pracownika do prywatności i jego dóbr osobistych ( art. 23 i 24 kc) zwykle nie montowali kamer w takich miejscach.
Konieczne wcześniejsze powiadomienie
Pracodawca, który zdecyduje się na wprowadzenie monitoringu w swoim zakładzie pracy musi także poinformować o tym swoich pracowników w zwyczajowo przyjęty u niego sposób (np. poprzez rozesłanie informacji mailem, czy wywieszenie jej na tablicy ogłoszeń) nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem. W przypadku nowozatrudnionych osób obowiązek poinformowania pracownika o objęciu firmy monitoringiem powinien być spełniony przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Projekt nie przewiduje potrzeby uzyskania zgody pracowników na wprowadzenie monitoringu, co oznacza, że nie będą oni mogli sprzeciwić się jego instalacji.
Wykorzystanie zgodnie z celem
Kolejnym ograniczeniem, z którym muszą liczyć się pracodawcy wynika z przepisu zgodnie, z którym przetwarzanie danych uzyskanych w drodze monitorowania pracowników będzie mogło nastąpić wyłącznie do celów, dla których dane te zostały zebrane. Ich wykorzystywanie będzie możliwe tylko w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Co, jak się wydaje uniemożliwiać będzie wykorzystanie ich np. do udowodnienia prawnikowi, że wadliwie lub niesumiennie wykonuje swoje obowiązki.
Trzeba również pamiętać, iż dane osobowe uzyskane w wyniku zastosowania monitoringu pracodawca będzie mógł przechowywać tylko przez okres niezbędny dla realizacji tych celów. Oznacza to, że to sam pracodawca będzie musiał ustalić w polityce bezpieczeństwa firmy na jak długi okres czasu nagrywania będą przechowywane w przedsiębiorstwie.
Projekt ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych czekają jeszcze na rozpatrzenie przez Radę Ministrów. Zgodnie z zapowiedziami MC powinien zostać uchwalony najpóźniej w kwietniu tego roku.
