Raport Specjalny: Wszystko kupuj w sieci
Przetargi jako sposób na redukcję wydatków znane są w samorządach od lat. Od pewnego czasu prowadzone są również na platformie elektronicznej. To rozwiązanie przyjmuje się jeszcze z oporami. Chociaż rezultaty są czasem znakomite.
Mieczysław T. Starkowski
W ostatnich kilku latach można zauważyć wzrost zainteresowania wykorzystaniem środków elektronicznych w procesie zakupów towarów i usług. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw prywatnych, jak i jednostek sektora publicznego. Głównymi powodami są wymierne korzyści, jakie daje zastosowanie platformy aukcyjnej, rozwój regulacji prawnych w zakresie zastosowania narzędzi elektronicznych oraz powszechna dostępność sprzętu umożliwiającego uczestniczenie w aukcjach i licytacjach elektronicznych.
LicytacjaLicytacja elektroniczna jest internetowym narzędziem służącym do wybierania wykonawców i ustalania najlepszej ceny. Jest to rozwiązanie w pełni zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych i może być wykorzystywane jako samodzielny tryb udzielania zamówień. Opiera się na mechanizmie odwróconej licytacji. W ustalonym czasie wykonawcy zaproszeni do udziału uzyskują możliwość składania ofert. Począwszy od ustalonej przez zamawiającego ceny wywoławczej wykonawcy składają coraz lepsze oferty, deklarując, w jakiej cenie oferują zamawiającemu żądany towar lub usługę. |
Choć świadomość możliwości wykorzystania narzędzi elektronicznych w zakupach stale rośnie, wciąż jeszcze aukcje i licytacje elektroniczne są kojarzone przede wszystkim z popularnymi portalami aukcyjnymi B2C (Business to Consumer) – mówi Tomasz Janiszewski, konsultant firmy Otwarty Rynek Elektroniczny S.A., operatora platformy elektronicznej Marketplanet.
Modele B2C charakteryzują się występowaniem jednego sprzedawcy i wielu potencjalnych nabywców, zaś licytuje się cenę w sposób zwyżkowy (kto zapłaci więcej). Aukcja w modelu B2C kończy się o określonej godzinie, bez możliwości jej przedłużenia, czyli zastosowania opcji dogrywek. Modele B2B znacznie się różnią.
Aukcje i licytacje
Wykorzystanie aukcji w przedsiębiorstwach jako narzędzia wspierającego procesy zakupowe daje dużo większe możliwości kombinacji rodzajów aukcji, kierunków, wieloparametrowych formuł matematycznych i opcji widoczności dla dostawcy (wykonawcy), choć w przypadku podmiotów sektora publicznego należy pamiętać, że musimy poruszać się w ramach ustawy prawo zamówień publicznych – podkreśla Tomasz Janiszewski.
Aukcja elektroniczna Jest internetowym narzędziem służącym do wybierania wykonawców. Może być ono wykorzystywane w ramach postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Rozwiązanie opiera się na mechanizmie licytacji wieloparametrowej i jest stosowane w przypadkach, gdy obok ceny istnieją inne kryteria oceny ofert (które można wyrazić liczbami), takie jak wymierne parametry techniczne lub czas gwarancji. |
Zgodnie z ustawą jednostki sektora publicznego mogą przeprowadzać aukcje i licytacje elektroniczne. Aukcja elektroniczna stanowi dogrywkę do tradycyjnego postępowania, natomiast licytacja elektroniczna jest oddzielnym trybem udzielania zamówienia. W przypadku aukcji elektronicznych kolejne postąpienia muszą być opatrzone bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast ustawa nie nakłada takiego obowiązku w przypadku licytacji elektronicznych.
Podczas zakupów w trybie licytacji elektronicznej jedynym kryterium oceny ofert jest cena – wyjaśnia Jacek Barwicki, specjalista ds. analiz elektronicznych procesów zakupowych w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A., operatorze platformy elektronicznej PPP (Polska Platforma Przetargowa). – Jeżeli chodzi o aukcję elektroniczną, bierze się pod uwagę więcej kryteriów, na przykład czas dostawy, okres gwarancji itp.
Licytacja elektroniczna jest internetowym narzędziem służącym do wybierania wykonawców i ustalania najlepszej ceny. Jest to rozwiązanie w pełni zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych i może być wykorzystywane jako samodzielny tryb udzielania zamówień. Opiera się na mechanizmie odwróconej licytacji. W ustalonym czasie wykonawcy zaproszeni do udziału uzyskują możliwość składania ofert. Począwszy od ustalonej przez zamawiającego ceny wywoławczej wykonawcy składają coraz lepsze oferty, deklarując, w jakiej cenie oferują zamawiającemu żądany towar lub usługę. Rozwiązanie zapewnia możliwość ustalenia przez zamawiającego, czy oferty wykonawców muszą być opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Efektem końcowym licytacji elektronicznej jest wyłonienie wykonawcy proponującego najkorzystniejszą dla zamawiającego ofertę – mówi Jacek Barwicki. – Długość trwania licytacji elektronicznej, dzięki mechanizmowi przedłużeń, może być ściśle określona bądź uzależniona od liczby ofert składanych przez wykonawców. Zamawiający może na bieżąco obserwować proces składania ofert przez wykonawców, jednakże nie ma wpływu na końcowy wynik. Ponadto rozwiązanie umożliwia rejestrowaną komunikację z wykonawcami w czasie trwania postępowania.
Natomiast aukcja elektroniczna jest internetowym narzędziem służącym do wyboru wykonawcy oferującego najkorzystniejsze warunki po postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Rozwiązanie opiera się na mechanizmie licytacji wieloparametrowej i jest stosowane w przypadkach, gdy obok ceny istnieją inne kryteria oceny ofert (które można wyrazić liczbami), takie jak wymierne parametry techniczne, czas gwarancji, czas dostawy itd.
Dolnośląski Urząd Wojewódzki Dolnośląski Urząd Wojewódzki (DUW) podejmuje liczne inicjatywy na rzecz budowy nowoczesnego społeczeństwa informacyjnego. W urzędzie funkcjonuje elektroniczne biuro obsługi klienta – Infomat. Na internetowych stronach urzędu znajdują się m.in.: centralny rejestr zezwoleń dla biur podróży, baza informacji inwestycyjnych oraz formularze i pliki, które można pobrać. Praca Centrum Zarządzania Kryzysowego została oparta na elektronicznej łączności ze służbami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo w regionie. Stopniowo wprowadzany jest system internetowej obsługi klienta. Zakończył się pierwszy etap wdrażania podpisu elektronicznego dla kadry kierowniczej. Urząd otrzymał certyfikat ISO PN-EN 9001:2001, który obliguje do stałego podnoszenia jakości obsługi klienta, także drogą elektroniczną. W kwietniu 2005 r. DUW zdecydował się przeprowadzić pierwszą aukcję elektroniczną. Zakupił (20 kwietnia 2005 r.) sprzęt komputerowy w drodze aukcji elektronicznej. Cena wywoławcza za sprzęt, w skład którego wchodziły komputery, monitory, notebooki, drukarki, projektor i skaner, wynosiła 296 069,60 zł brutto. W licytacji udział brało sześciu dostawców z całej Polski. Aukcja miała charakter zlecony, co oznacza, że konsultanci PPP wspierali nabywcę na każdym etapie organizacji aukcji, zwłaszcza w kwestiach technicznych, związanych z konfiguracją aukcji w systemie PPP. W wyniku aukcji uzyskano redukcję ceny o 32,45 proc., co oznacza oszczędność prawie 100 tys. zł. Ostatecznie zakupiono za kwotę 200 tys. zł. |
W ustalonym czasie wykonawcy zaproszeni do udziału w aukcji elektronicznej uzyskują możliwość składania ofert – wyjaśnia Jacek Barwicki. – Począwszy od ustalonych w pierwszej części postępowania przetargowego wartości wywoławczych, składają coraz lepsze oferty. Są one oceniane automatycznie, na podstawie ustalonej formuły matematycznej, wykorzystując podane przez zamawiającego wagi przypisane poszczególnym atrybutom. Mogą być one negocjowane zarówno w górę, jak i w dół.
Wykonawca oraz zamawiający mogą na bieżąco monitorować wyniki każdego z oferentów. Efektem końcowym aukcji jest wyłonienie wykonawcy proponującego najkorzystniejszą dla zamawiającego ofertę. Długość trwania aukcji elektronicznej może być ściśle określona lub uzależniona od liczby ofert składanych przez wykonawców.
Na platformie Marketplanet prowadzono już aukcje i licytacje dla różnych podmiotów objętych ustawą o zamówieniach publicznych. Obecnie spośród jednostek samorządowych aukcje i licytacje prowadzą między innymi Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, a także Starostwo Powiatowe w Krakowie. Z usług platformy PPP korzysta również kilkanaście jednostek samorządu terytorialnego, między innymi urzędy miejskie w Radomiu, Zakopanem, Kielcach, Świdnicy i Piotrkowie Trybunalskim.
Wiele korzyści
Platforma aukcyjna to dostępna za pośrednictwem protokołu elektronicznego internetowa aplikacja aukcyjna. Stanowi miejsce spotkania w jednym czasie wielu rozproszonych geograficznie potencjalnych dostawców i wykonawców. Umożliwia składanie ofert za pomocą formularza udostępnianego wybranym dostawcom. Uczestniczący w procesie dostawcy lub wykonawcy logują się o wyznaczonej godzinie do systemu, gdzie mają możliwość składania kolejnych postąpień, korzystniejszych z punktu widzenia zamawiającego.
Narzędzia elektroniczne niosą wymierne korzyści zarówno dla zamawiającego, jak i sprzedającego. Główna zaleta przemawiająca za korzystaniem z narzędzi elektronicznych polega na tym, że chodzi o outsourcing części procesu zakupowego bez utraty kontroli nad nim. Zamawiający cały czas ma pieczę nad przygotowywaną aukcją lub licytacją i bezpośredni podgląd w czasie rzeczywistym na to, co się na nich dzieje.
Artur Ślarzyński, kierownik Biura Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Radomiu Biuro Zamówień Publicznych od grudnia 2007 r. do końca marca 2009 r. korzystało z usług Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Odbywało się to na podstawie umowy o świadczenie usług dotyczących przeprowadzania licytacji i aukcji elektronicznych. W czasie jej trwania zostały przeprowadzone trzy aukcje elektroniczne oraz siedem licytacji. Kupowaliśmy niszczarki, herbatę i kawę, wodę mineralną, środki czystości, artykuły biurowe, tonery do drukarek, komputery. Z tych aukcji i licytacji udało się zaoszczędzić około 243 tys. zł w stosunku do szacunkowej wartości zamówień. Przeciętnie w jednym postępowaniu zyskiwaliśmy około 15 tys. zł. Największe oszczędności uzyskaliśmy w aukcji na dostawę komputerów: około 117 tys. zł. W związku z tym, że Urząd Zamówień Publicznych udostępnił pierwszą ogólnopolską bezpłatną platformę przeznaczoną do przeprowadzania licytacji />elektronicznych, zapadła decyzja o nieprzedłużaniu umowy z PWPW. Za pośrednictwem tej nowej platformy nasze biuro przeprowadziło dwukrotnie licytacje, jednak z powodu braku ofert nie doszło do zawarcia umowy. Obecnie nie ma możliwości prowadzenia aukcji za pośrednictwem platformy UZP, gdyż trwają prace dostosowawcze. |
Niesłychanie istotna jest prostota obsługi. Następuje skrócenie czasu realizacji procedur. Powoduje to możliwość uczestnictwa w aukcji większej liczby dostawców (praktycznie nieograniczona liczba oferentów), co potencjalnie zwiększa konkurencyjność składanych ofert.
Obowiązują jasne i przejrzyste reguły identyczne dla wszystkich dostawców (wykonawców). Dzięki przejrzystości procesu wyboru oferty unika się podejrzeń o nieprawidłowości w związku z zaangażowaniem zewnętrznego podmiotu doradczego. Oznacza to usprawnienie i skrócenie procesu przetargowego, a tym samym obniżenie kosztów obsługi poprzez ograniczenie czasu poświęconego na pracę administracyjną.
Przejrzystość ofert, a także ich składanie w czasie rzeczywistym wpływają na dynamikę aukcji i pozwalają na uzyskanie bardziej korzystnych cen – twierdzi Tomasz Janiszewski. -Daje to na przykład możliwość znacznej redukcji cen zakupu towarów i usług. Średnią wielkość osiągniętych oszczędności szacuje się na około 10-20 proc. Natomiast rzeczywiste oszczędności uzyskane podczas aukcji sięgają czasem nawet 50 proc.
Narzędzia elektroniczne generują również korzyści dla oferentów biorących udział w takim postępowaniu. Do najważniejszych zalicza się również przejrzystość procesu. Oznacza ona możliwość udziału w większej liczbie przetargów, czyli rywalizacji o pozyskiwanie kontraktów na jasno określonych warunkach. Daje to dostęp do wiarygodnej informacji o konkurencyjności własnej oferty. Zaś taka informacja o jak najbardziej zobiektywizowanej wartości oferowanych dóbr, ustalonej w drodze aukcji lub licytacji, umożliwia zarządzanie marżą. – Na życzenie klientów platformy elektroniczne oferują także rozbudowany wachlarz usług wsparcia – zarówno procesu przygotowania, jak i realizacji zakupów – podkreśla Jacek Barwicki. – Jeśli natomiast są oni gotowi poświęcić więcej czasu, mogą zamówić szerszą analizę. W ramach szczegółowego doradztwa w zakresie procesów zaopatrzeniowych konsultanci analizują i optymalizują rozmaite obszary działalności firmy (instytucji). W grę wchodzą strategia w obszarze zaopatrzenia i zakupów, organizacja procesów zakupowych itd.
Wojciech Murdzek, prezydent Świdnicy Urząd Miejski w Świdnicy jako pierwszy na Dolnym Śląsku i jako jeden z pierwszych w Polsce już w 2004 r. przeprowadził dwa przetargi w formie aukcji internetowej i zapłacił prawie o 20 proc. mniej niż zakładano pierwotnie. I tak jest do dziś. Szacujemy, że dzięki aukcjom elektronicznym udaje nam się zaoszczędzić 20-30 proc. wartości zamówienia. Co roku przynosi nam to około 40 tys. zł oszczędności. Co ważne, przecieraliśmy szlaki na aukcjach internetowych. Korzyści jest wiele. Nam udaje się zaoszczędzić publiczne pieniądze, a lokalnym firmom startującym w aukcjach zdobyć nowe doświadczenie. Teraz, mając przetarte ścieżki, startują w kolejnych przetargach przeprowadzanych w tej formie na terenie całego kraju. Od lat Urząd Miejski w Świdnicy przeprowadza dwa przetargi: na dostawę >materiałów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i faksów. |
Dla każdego
| Średnią wielkość osiągniętych oszczędności szacuje się na około 10-20 proc. Natomiast rzeczywiste oszczędności uzyskane podczas aukcji sięgają czasem nawet 50 proc. |
Nie ma poważnych barier uczestnictwa w aukcjach i licytacjach elektronicznych. Do korzystania z platformy aukcyjnej wystarczy jedynie komputer z przeglądarką internetową i stałym łączem internetowym. W dzisiejszych czasach w zasadzie każdy komputer biurowy spełnia te wymogi.
Dodatkowo do brania udziału w aukcjach elektronicznych potrzebny jest certyfikat kwalifikowany do podpisywania ofert – przypomina Tomasz Janiszewski. – Wymogu takiego nie ma w przypadku trybu licytacji elektronicznej. Wyrobienie takiego certyfikatu, zależnie od wystawcy, kosztuje kilkaset złotych i trwa tylko kilka dni.
Aplikacja jest przyjazna użytkownikowi. Nie powinna sprawić żadnych kłopotów. Dlatego nie ma w zasadzie potrzeby przeprowadzania dodatkowych szkoleń. Gdy kilka lat temu przedsiębiorstwa podejmowały pierwsze próby z elektronicznymi narzędziami wspierania procesów zakupowych, wielu dostawców i wykonawców próbowało bojkotować tę formę zakupów. Przede wszystkim minimalizuje ona ich marżę. Poza tym pojawiła się typowa bariera psychologiczna, a więc i opór przed zmianami w postaci korzystania z nowatorskich rozwiązań.
Dziś coraz więcej przedsiębiorstw prywatnych i jednostek publicznych z powodzeniem wykorzystuje możliwości, jakie stwarzają narzędzia elektroniczne. Dostawcy i wykonawcy traktują tę drogę wyłonienia zwycięzcy przetargu już jako oczywistą i naturalną. Wieloletnie doświadczenia w organizowaniu aukcji i licytacji elektronicznych poparte dobrymi rezultatami utwierdzają w przekonaniu, że jest to skuteczne narzędzie wspierania procesów zakupowych, przyczyniające się do uzyskiwania wymiernych oszczędności.