Raport Specjalny: Co warto wziąć pod uwagę przy wyborze systemu do zarządzania należnościami?
| Grzegorz Szymański Kierownik produktu Debby w firmie intive SA – systemu do zarządzania należnościami i ryzykiem handlowym |
Jednym z wyzwań, przed jakimi stają firmy obsługujące tysiące kontrahentów, jest usystematyzowanie procesu związanego z windykacją należności. To szereg działań, w którego skład wchodzą m.in. obsługa wewnątrz organizacji, bieżące przekazywanie spraw do firm windykacyjnych, kierowanie wniosków do kancelarii prawnych, a nawet sprzedaż wierzytelności. Bez względu na to czy firma decyduje się na samodzielne odzyskiwanie należności, czy zleca to zewnętrznemu wykonawcy, proces może zostać ulepszony za pomocą odpowiednio dobranych narzędzi informatycznych. Dzięki nim zespół obsługujący czynności windykacyjne może być zredukowany do minimum, a problemem mogą zająć się algorytmy. Nowoczesna technologia może wspierać firmę na wielu płaszczyznach – nie tylko, jak dotychczas, poprzez automatyczną komunikację z dłużnikiem, ale też przez profesjonalny outsourcing zleceń do firm windykacyjnych i nadzorowanie ostatecznego kroku sprzedaży wierzytelności.
Outsourcing (prawie) idealny
W ostatnich latach trendy na rynku finansowym pokazują, że firmy coraz częściej decydują się na outsourcing usług windykacyjnych. To całkiem zrozumiałe, ponieważ podczas gdy inna organizacja odzyskuje zobowiązania, przedsiębiorstwo ma czas na rozwój i kapitał na dalsze inwestycje. Zlecenie windykacji na zewnątrz jest z pewnością rozwiązaniem wysoce ergonomicznym, ale czy na pewno kompleksowym? Mimo iż zlecanie odzyskania zaległych zobowiązań omija wiele wewnątrzfirmowych barier i pośrednio zdejmuje z organizacji ciążący problem, w większości przypadków nie jest to wystarczające do osiągnięcia zadowalających progów ściągalności. Kolejki windykacyjne liczące nawet kilkadziesiąt tysięcy spraw, opieszała komunikacja, problemy z przepływem informacji, raportowaniem wyników i naliczaniem prowizji – z tym wszystkim borykają się zleceniodawcy. A gdyby tak przywrócić firmie kontrolę nad procesem i dać nieograniczony dostęp do informacji o każdej sprawie, jednocześnie nie rezygnując z outsourcingu?
Nieściągalne należności – sprzedaż wierzytelności
Istnieją dłużnicy, których nawet najlepsza firma windykacyjna nie jest w stanie zmotywować do zwrotu należności. Możliwych scenariuszy windykacyjnych jest mnóstwo, a w przypadku, kiedy firma wyczerpie już wszystkie polubowne i sądowe próby odzyskania należności, może się okazać, że pozostaje tylko sprzedaż wierzytelności. Niewiele rozwiązań na rynku oferuje kompleksową obsługę tego procesu, pozwalającą na wygodne i szybkie pozbycie się takich zaległości. Jeśli firma skorzystała z dobrze dobranego narzędzia od początku współpracy z danym klientem, system jest w stanie wygenerować wszystkie wymagane dokumenty, faktury, historię windykacji i inne składniki całego wewnętrznego procesu, przez który przechodził zadłużony klient. Odpowiedni system jest w stanie przedstawić wszystkie najistotniejsze informacje, o których chciałby wiedzieć potencjalny nabywca: szczegółowy charakter windykacji, informacje o egzekucji komorniczej i jej statusie, a nawet komunikat o upadłości. Na tym etapie spójność wcześniejszych działań daje możliwość szybkiego zamknięcia sprawy i niemalże całkowitej automatyzacji procesu sprzedaży.
Cały proces w jednym miejscu
Jak więc powinien wyglądać proces idealny? Idealna procedura to taka, która wyręczy pracowników w wertowaniu dokumentów, zapewni wygodę i poprowadzi proces od a do z. Jeśli organizacja decyduje się na przekazanie windykacji długów zewnętrznej firmie, wcale nie zamyka to jej udziału w procesie. Wręcz przeciwnie: jakość i terminowość przekazywania danych między partnerami decyduje o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Obecnie większość niezbędnych informacji możemy z łatwością pozyskać online, monitorować za pomocą rozbudowanych narzędzi analitycznych i sprawnie zarządzać zasobami w chmurowej bazie danych. Dwustronna, szybka komunikacja, za pomocą wygodnej i przejrzystej platformy, to konieczność. Oczywiście, rozwiązań wspierających przepływ należności jest na rynku mnóstwo. Ciężko wybrać najbardziej odpowiednie, ważne jednak, żeby wiedzieć, jakie parametry brać pod uwagę. Żeby móc dobrze wybrać narzędzie do zarządzania należnościami, warto zdać sobie sprawę z realnych potrzeb firmy. Dostosowując odpowiednie narzędzie, należy mieć na uwadze fakt, że to system powinien wspierać nasze potrzeby oraz dostosować się do norm i procesów panujących w przedsiębiorstwie, nie odwrotnie. Zdecydowanie łatwiej jest dostosować narzędzie niż wieloletnie przyzwyczajenia pracowników i wypracowane procesy organizacji.
System uszyty na miarę
Obsługa wszystkich potrzebnych operacji, jak na przykład zarządzanie informacją, limitami sprzedażowymi i ryzykiem, monitoring i windykacja, komunikacja z kontrahentami i firmami outsourcingowymi, czy raportowanie wewnętrzne może być prowadzona dzięki jednemu, zintegrowanemu narzędziu. Bez wątpienia oszczędność czasu i zasobów daje większą szansę na odzyskanie należności i szybkie zamknięcie formalności. Aby tak było, technologia musi być uszyta na miarę. Narzędzie powinno być elastyczne i korzystać z używanych w firmie platform webowych. Niestety, nie wszystkie dostępne na rynku rozwiązania mają taką możliwość, część z nich wspiera jedynie wycinek działań, który trzeba później integrować z innym narzędziem. Wybór takiego rozwiązania z pewnością będzie wymagał więcej zaangażowania po stronie zespołu wdrożeniowego, może zwiększyć koszty implementacji, jak również konieczność współpracy z kilkoma dostawcami. Istnieje ryzyko, że finalny produkt nie do końca wpasuje się w nasze oczekiwania, będzie wymagał poprawek i integracji z innymi systemami, a przecież nie o to w tym chodzi.
Czy to się opłaca?
Z opisanych rozwiązań informatycznych z powodzeniem korzystają już największe firmy w kraju. Zmniejszenie należności wymagalnych, poprawienie DSO i zwiększenie efektywności pracy to tylko niektóre z wartości, które sprawiają, że tego typu rozwiązania stają się coraz popularniejsze. W przypadku rozbudowanych organizacji, obracających dużym kapitałem i z tysiącami klientów, tylko technologia jest w stanie wyjść naprzeciw wysokim potrzebom. Korzystanie z takich rozwiązań to krok w stronę jeszcze lepszego zarządzania i nieustannego rozwoju. Dobór odpowiedniego narzędzia gwarantuje oszczędność czasu i pieniędzy, a przede wszystkim odpowiada na wymagania współczesnego rynku.
