Raport Specjalny | Bankowość Lokalna – Iron Mountain | Digitalizacja działu HR jako wyznacznik nowoczesnego banku spółdzielczego
Krzysztof Piątek
Business Development Manager w Iron Mountain Polska.
Teczka HR to jeden z ważniejszych dokumentów firmowych, a obsługa jej papierowej formy pochłania dużą część czasu pracy działu kadr. Do najczęstszych zadań pracowników HR należy tworzenie nowych teczek, uzupełnianie o kolejne dokumenty już istniejących, regularna aktualizacja spisu zawartości, a także fizyczne umieszczenie teczki w firmowym archiwum. Digitalizacja to proces, dzięki któremu po zeskanowaniu i odpowiednim przetworzeniu dokumenty pracownicze można przechowywać w cyfrowych bazach danych.
Innowacyjni mogą łatwiej zyskiwać pracowników
56% respondentów badania Grupy Pracuj uważa, że innowacyjny pracodawca powinien korzystać z nowoczesnych systemów i narzędzi informatycznych. Dla porównania, jedynie 26% wskazało na rozpoznawalność marki na rynku, a 22% – podejmowane działania CSR1. Oznacza to, że firmy inwestujące w takie rozwiązania mogą liczyć na większe zainteresowanie ze strony kandydatów, dla których nowoczesność i cyfryzacja to synonimy dynamicznego i atrakcyjnego środowiska pracy.
– Tradycyjna obsługa papierowych teczek HR to czasochłonny proces, który obciąża dział kadr, angażując zasoby, które mogłyby być wykorzystane bardziej efektywnie. W obliczu rosnącej konkurencji na rynku pracy, umiejętność przyciągnięcia i utrzymania talentów dzięki nowoczesnym rozwiązaniom staje się nieocenioną przewagą – potwierdziło to też 30% badanych, wskazując docenienie firmy przez inne podmioty na rynku jako wyznacznik progresywności2– podkreśla Krzysztof Piątek, Business Development Manager w Iron Mountain Polska.
Najważniejsze korzyści z digitalizacji teczek kadrowych
Jedną z kluczowych zalet digitalizacji dokumentacji HR jest jej centralizacja. Wszystkie dokumenty pracownicze mogą być przechowywane w jednym, łatwo dostępnym miejscu, co eliminuje problem rozproszenia danych w różnych działach czy lokalizacjach, a także potrzebę wygospodarowania fizycznego archiwum. Digitalizacja umożliwia również szybszy dostęp do potrzebnych informacji, co jest niezwykle istotne w przypadku audytów, kontroli czy bieżącego zarządzania personelem. Dodatkowo dostęp ten jest znacznie łatwiejszy, a digitalizacja dokumentów HR daje możliwość zautomatyzowania m.in. przypominania o terminach końca umów czy konieczności przeprowadzenia szkoleń, zwiększając tym samym efektywność i redukując ryzyko błędów.
– Z mojej perspektywy, jako przedstawiciela firmy Iron Mountain, ważnym aspektem digitalizacji danych osobowych pracowników jest również kwestia bezpieczeństwa. Elektroniczne przechowywanie dokumentacji HR pozwala na wprowadzenie zaawansowanych mechanizmów ochrony, takich jak szyfrowanie danych czy kontrola dostępu. To z kolei minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych informacji, co jest szczególnie istotne w kontekście obowiązujących regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Co więcej, w przypadku incydentów bezpieczeństwa, szybki dostęp do pełnej historii dokumentów umożliwia natychmiastową reakcję i minimalizację potencjalnych strat. Takie kompleksowe podejście wzmacnia również zaufanie zarówno ze strony pracowników, jak i partnerów biznesowych – wyjaśnia Krzysztof Piątek.
Ponadto inwestycja firm w digitalizację swoich zasobów ma pozytywny wpływ na retencję pracowników. Badanie przeprowadzone przez firmę Certes szacuje, że w ciągu dekady pracownicy w krajach europejskich będą przeznaczać około 40% swojego czasu pracy na cyfrowe umiejętności3. Organizacje, które inwestują w digitalizację procesów HR, mogą być postrzegane jako innowacyjne i dbające o wygodę swoich pracowników, co sprzyja ich dłuższemu zatrzymaniu w firmie oraz budowaniu lojalności. W dobie rosnącej konkurencji na rynku pracy, takie działania mogą stanowić istotną przewagę, a aby ją zdobyć, konieczna jest inwestycja w odpowiednie programy lub outsourcing specjalistycznych usług.
1Badanie „Percepcja wizerunku pracodawców w oczach kandydatów”, Pracuj.pl, 2023.
2Tamże
3Raport „Kompetencje Przyszłości 2025”, CERTES, 2022.
o Iron Mountain Polska
Lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej i cyfrowej, jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.
Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.
Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 r. w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na pięciu kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).
Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl.
