Prezentacja: Częstsza aktualizacja danych kredytowych w BIK wyzwaniem dla bankowości spółdzielczej

Marcin Ledworowski – Dyrektor Operacyjny BIK
Michał Słoniewicz – Dyrektor Departamentu Zasobów Informacyjnych BIK

Geneza ustawy

Projekt i intencja wprowadzenia zmian ustawodawczych miały na celu zwiększenie dostępności i wiarygodności danych dla rynku finansowego. Kierunkiem przewodnim modyfikacji ustawodawczych było wprowadzenie w polskim systemie prawnym regulacji mających na celu zwiększenie poziomu ochrony interesów konsumentów dokonujących czynności prawnych z różnymi instytucjami finansowymi. Jednym z założeń było jednocześnie dążenie do wyeliminowania luk prawnych w obszarze bezpieczeństwa systemu finansowego.

Nowy przepis o aktualizacji danych kredytowych w 7 dni

Nowelizacja dotyczy wszystkich banków, nie tylko spółdzielczych, ale z uwagi na specyficzny model współpracy tej części sektora z BIK, uwzględniający szczególną rolę banków zrzeszających, zagadnienie warte jest osobnego omówienia.

Ryzyko kredytowe, ze względu na potencjalne straty dla instytucji finansowych, podlega od wielu lat szczególnej uwadze regulatora. W tym kontekście nowelizacja przepisów wprowadza obowiązek aktualizacji danych kredytowych klienta w ciągu 7 dni w zewnętrznych rejestrach kredytowych, utworzonych na podstawie art. 105 ust. 4 ustawy – Prawo bankowe, czyli m.in. w BIK.

Oto brzmienie ww. przepisu art. 105, ust. 4, ustawy – Prawo Bankowe:

„Art. 105 ust. 4i. Banki i instytucje, o których mowa w ust. 4 pkt 2 i 3, obowiązane są do in-formowania instytucji utworzonych na podstawie ust. 4 o całkowitej spłacie zobowiązań, ich wygaśnięciu, stwierdzeniu nieistnienia zobowiązania, korekcie jego wysokości oraz o nowo powstałych zobowiązaniach i ich aktualizacji, w terminie 7 dni od wystąpienia okoliczności uzasadniających przekazanie informacji. Instytucja utworzona na podstawie ust. 4 obowiązana jest wprowadzić informacje, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, do zbioru, w którym są one przetwarzane, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia ich otrzymania.”

Wobec nowelizacji art. 105 ust. 4i Prawa bankowego, banki obowiązane są do informowania BIK o każdej zmianie zobowiązania wymagającej aktualizacji w ciągu 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających aktualizację, a w szczególności do przekazania:

• Informacji o nowym zobowiązaniu
• Informacji o całkowitej spłacie zobowiązania
• Informacji o wygaśnięciu zobowiązania
• Informacji o zmniejszeniu zadłużenia wskutek spłaty raty zgodnie z harmonogramem
• Informacji o zmniejszeniu zadłużenia wskutek przedterminowej spłaty znaczącej części zobowiązania
• Informacji o zmianie warunków spłaty (np. kwota raty, data zakończenia)
• Informacji o kondycji zobowiązania (np. status płatności, liczba dni opóźnienia)
• Korekta błędnych danych
• Zmiany adresu klienta, nazwiska itp.

Częstsza aktualizacja danych kredytowych w praktyce oznacza konieczność wprowadzenia zmian po stronie banków spółdzielczych, lecz także – nieuchronne zmiany w funkcjonowaniu rejestru kredytowego. Skoro BIK obowiązany jest wprowadzić informacje kredytowe do swojej bazy danych, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia ich otrzymania, to nowego zaprojektowania wymaga infrastruktura informatyczna. BIK, wychodząc naprzeciw nałożonemu obowiązkowi, wspólnie z bankami rozpoczął prace w celu zaadaptowania systemów informatycznych oraz mocy wydajnościowych do nowych wymagań prawnych. Przyjęto ustalenie umożliwiające bankom i instytucjom pożyczkowym przekazywanie wsadów informacyjnych dwa razy w tygodniu, tak aby w każdym przypadku zmiany danych dotyczących zobowiązania, możliwe było utrzymanie terminu 7 dni na przekazanie danych do BIK.

Optymalne rozwiązanie – przekazywanie wsadów informacyjnych dwa razy w tygodniu

Czy wobec ustawowych 7 dni nie wystarczyłoby przekazywanie wsadów co tydzień? Otóż przekazywanie danych raz w tygodniu byłoby wystarczające w warunkach idealnych, w których każda instytucja przekazująca dane do BIK byłaby w stanie przygotować w konkretnym dniu tygodnia wsad informacyjny, aktualny na koniec dnia poprzedniego i w dodatku ten wsad nie zawierałby błędów w zakresie jakości danych. W praktyce takie warunki będą w stanie spełnić nieliczne instytucje, posiadające niewielkie portfele kredytowe, doskonałą jakość danych oraz bardzo sprawny proces przygotowania wsadów informacyjnych do BIK.

Złożoność tych uwarunkowań najlepiej zilustrować na przykładzie banku, który np. przekazuje wsad informacyjny raz w tygodniu – w poniedziałek, według stanu na koniec poprzedzającej go niedzieli. Otóż wsad z danymi aktualnymi na 14 lutego 2016 r. trafiłby do BIK 15 lutego 2016 r. Kolejny wsad, obejmujący zmiany danych z okresu 15-21 lutego trafiłby do BIK w poniedziałek 22 lutego. Jeżeli w trakcie przetwarzania tego wsadu, któryś z rekordów zawierających zmiany z 15 lutego zostałby odrzucony, omawiany bank praktycznie traci możliwość dotrzymania terminu siedmiu dni, ponieważ nawet uzupełnienie błędnych danych kolejnego dnia, tj. 23 lutego oznaczałoby, że od dnia zajścia zdarzenia do momentu aktualizacji danych w BIK minęłoby co najmniej 8 dni.

Podobnie wyglądałaby sytuacja banku, który potrzebuje np. trzech dni na przygotowanie wsadu informacyjnego. Przy przekazywaniu danych raz w tygodniu – w tym przypadku także znikome byłoby prawdopodobieństwo dotrzymania terminu dla wszystkich zmian.

Dla większości banków spółdzielczych przekazujących informacje do BIK potrzebny jest czas na przygotowanie danych do aktualizacji, przy czym większość banków spółdzielczych przekazuje dane kredytowe za pośrednictwem zrzeszeń. Przygotowanie tzw. wsadu informacyjnego wymaga wykonania pewnych przetworzeń danych z systemów źródłowych w celu konwersji do formatu akceptowalnego przez BIK. Ponadto wymagana jest analiza błędów z poprzednich aktualizacji i ich poprawa. Przekazywanie aktualizacji dwa razy w tygodniu powoduje, że na przygotowanie poszczególnych wsadów banki spółdzielcze będą miały trzy lub cztery dni.

Uzyskanie zdolności do przygotowania wsadu w takim czasie jest bardzo dużym wyzwaniem. Przypomnijmy, że obecnie wszystkie dane banków spółdzielczych aktualizowane są w cyklach miesięcznych i tylko informacje o całkowitej spłacie zobowiązania lub o powstaniu nowego są przekazywane przez nieliczne banki spółdzielcze w cyklach tygodniowych. Proces, który obecnie trwa miesiąc, zostanie skrócony do 3-4 dni.

Nowe zasady aktualizowania informacji w BIK

W kontekście omawianych zmian ustawodawczych, regulator wymaga spójnego podejścia do gromadzenia, przetwarzania i udostępniania danych kredytowych zarówno dotyczących zobowiązań konsumentów (System BIK Klient Indywidualny), jak i przedsiębiorców (System BIK Przedsiębiorca). Opracowany przez BIK harmonogram (rysunek 1) pozwoli bankom wywiązać się z nałożonego przez ustawodawcę terminowego obowiązku przekazania informacji. Oznacza to, że banki będą przekazywać kompletne wsady co najmniej dwa razy w tygodniu, co daje 3 dni na przygotowanie wsadu informacyjnego. We wspomnianym harmonogramie przewidziano ponadto aktualizację danych bankowych w sytuacjach nagłych.

BIK odejdzie ponadto od dotychczasowej praktyki odrzucania całego wsadu z powodu zbyt wysokiego udziału błędnych rekordów w całym zbiorze danych przekazanych do aktualizacji. Było to zasadne w sytuacji, gdy na poprawę danych banki miały kilka tygodni, jednak po wprowadzeniu ustawowego terminu 7 dni na aktualizację danych lepszym rozwiązaniem jest natychmiastowe wprowadzenie do systemów BIK poprawnej części wsadu i ewentualne uzupełnienie aktualizacji błędnych rekordów w najkrótszym możliwym terminie.

Adekwatne zmiany w raportach dla banków

Skutkiem wprowadzenia nowych zasad aktualizacji danych w BIK będą możliwie niewielkie zmiany w raportach dla banków. Raport, podobnie jak dotychczas, zaprezentuje historię spłaty zobowiązania za okres ostatnich 36 miesięcy. Spośród wszystkich aktualizacji przekazanych do BIK, w raporcie zostanie pokazana wyłącznie jedna (najpóźniejsza) aktualizacja danych dla każdego miesiąca historii spłat. Zmiany w raportach nie wpłyną na generowanie ocen punktowych.

Jakość danych w bankach spółdzielczych

Nowelizacja zapisów ustawy, w zakresie omawianym w tym artykule, oznacza dla wszystkich banków spółdzielczych konieczność efektywnego wykorzystania najbliższych miesięcy do poprawy jakości danych. Można tu wyróżnić trzy ściśle powiązane ze sobą obszary.

Pierwszy z nich to jakość danych w systemach źródłowych banków spółdzielczych. Należy zweryfikować wszystkie kartoteki klientów pod kątem poprawności zgromadzonych w nich danych w kontekście reguł walidacji BIK, a następnie wyeliminować możliwie dużo wykrytych błędów lub braków. Chodzi tu zarówno o uzupełnienie brakujących danych, jak i uspójnienie ich formatów i wartości słownikowych zgodnie ze standardami BIK.

W drugiej kolejności należy poddać wnikliwej analizie błędy, które już dziś są zgłaszane przez BIK w trakcie badania poprawności wsadów. Wyeliminowanie tych błędów powinno być priorytetem i w zależności od konkretnej sytuacji, polegać może bądź na poprawie danych źródłowych bądź na wprowadzeniu modyfikacji w algorytmach służących do generowania wsadów z systemów banków spółdzielczych.

Warto także wspomnieć o potrzebie wykonania szczegółowej analizy, udostępnianych przez BIK list rachunków nieaktualizowanych, czyli takich, które figurują w systemach BIK jako jeszcze nie w pełni spłacone, które nie zostały zaktualizowane ostatnim wsadem danego banku spółdzielczego. Przyczyną takiego stanu rzeczy najczęściej są błędy krytyczne lub zduplikowanie zobowiązań, czyli sytuacja, w której na skutek zmian któregoś z parametrów identyfikujących, zobowiązanie figuruje w BIK pod dwoma postaciami, z których tylko jedna jest aktualizowana.

Działając w tych trzech obszarach, warto świadomie korzystać z dostępnych narzędzi, takich jak korekty danych, konsultacje pracowników BIK, również tych działających w terenie i odwiedzających regularnie banki spółdzielcze.

Nowe przepisy w praktyce współpracy z BIK

Warunkiem koniecznym, aby bank spółdzielczy mógł sprostać nowym wymaganiom ustawowym, jest przejście na indywidualny tryb dostarczania wsadów do BIK zamiast wykorzystywanego jeszcze przez liczną grupę banków pośrednictwa banku zrzeszającego w przekazaniu wsadu. O ile przy miesięcznych cyklach aktualizacji danych jest czas na przekazanie wsadów przez poszczególne banki do banku zrzeszającego, następnie scalenie tych wsadów w jeden wspólny zbiór przez bank zrzeszający, w dalszej kolejności przekazanie scalonego wsadu do BIK przez zrzeszenie i na koniec redystrybucja wyników przetwarzania do banków spółdzielczych, o tyle przy cyklach 3-4-dniowych będzie to praktycznie niewykonalne.

Do tego, aby indywidualne przekazywanie wsadów przez banki spółdzielcze stało się powszechne, potrzebne jest wdrożenie we wszystkich bankach przygotowanej przez BIK aplikacji (IDM) do zarządzania kontami użytkowników w BIK, a następnie przejście na przekazywanie wsadów kanałem elektronicznym. W BIK prowadzone są prace rozwojowe mające na celu usprawnienie oferowanych bankom spółdzielczym kanałów przekazywania plików w taki sposób, aby były one łatwiejsze i bardziej intuicyjne w użytkowaniu przez pracowników..

Należy wspomnieć, że już dziś wiele banków spółdzielczych przekazuje wsady do BIK bezpośrednio, dotyczy to wszystkich instytucji uczestniczących w Systemie BIK Przedsiębiorca, ale również wiele banków przekazujących dane wyłącznie do SI BIK Kredytobiorcy.

Dostosowanie oprogramowania i aktualizacja procesów

Kluczowym krokiem w celu sprostania wymogom ustawowym, wchodzącym w życie 11 września 2016 r. jest dostosowanie systemów informatycznych banków, ze szczególnym uwzględnieniem modułów odpowiedzialnych za generowanie wsadów, do wytwarzania plików wsadowych dwa razy w tygodniu. W tym celu potrzebna jest koordynacja i współpraca banków zrzeszających z dostawcami systemów informatycznych dla banków spółdzielczych w zakresie dostosowania do nowych regulacji.

Ponadto należy wdrożyć spójny proces aktualizacji danych obejmujący przygotowanie wsadu, jego przekazanie do BIK, odbiór wyników przetwarzania, ich analizę i poprawę błędów w systemie źródłowym oraz w BIK, również z wykorzystaniem udostępnianych przez BIK mechanizmów korekt danych. Warto zwrócić uwagę, że nie wszystkie banki spółdzielcze korzystają z aplikacji Korekty On-line, pozwalającej bankowi na samodzielny dostęp i natychmiastowe skorygowanie danych kredytowych w BIK. Jest to bardzo pomocne narzędzie w zarządzaniu danymi banku w zbiorze BIK.

Wsparcie BIK i trochę optymizmu BIK, w ramach swoich możliwości, wspiera sektor bankowości spółdzielczej na drodze do spełnienia wymagań ustawowych.

Choć nadchodzącym wyzwaniom z pewnością towarzyszy wysiłek organizacyjny i wymagająca nowego podejścia adaptacja do odmiennych warunków działania, to warto wskazać też na korzyści z częstszej aktualizacji danych.

Najistotniejszą korzyścią będzie posiadanie przez sektor bankowy wspólnego rejestru kredytowego z bardziej aktualną informacją o zobowiązaniach kredytowych klientów indywidualnych i przedsiębiorców. Pozwoli to bankom między innymi podejmować decyzje kredytowe na bazie bardziej aktualnej informacji i lepiej monitorować istniejących klientów. Nie bez znaczenia jest też fakt, że zmniejszy się ilość składanych reklamacji klientów do banków, związanych z aktualnością ich danych w bazach BIK.