Nadchodzi zmierzch epoki kolejek w urzędach

Czy słusznie? I czy tak musi być? Niekoniecznie. Czasy, w których wizyty w urzędach były czynnością nieprzyjemną i czasochłonną powoli odchodzą do lamusa. Coraz powszechniejszym standardem stają się rozwiązania wspierające e-administrację, dzięki którym stale poszerza się zakres spraw możliwych do załatwienia bez wychodzenia z domu.

Z badania „E-Administracja w oczach internautów”, przeprowadzonego przed rokiem na zlecenie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji (MAC) wynika, że rośnie liczba internautów zainteresowanych załatwianiem spraw urzędowych w trybie online. Wyniki sondażu pokazują, że 35 proc. osób korzystających z sieci (wzrost r./r. o 4 pkt. proc.) deklaruje chęć kontaktowania się z urzędami za pośrednictwem Internetu, natomiast aż dwie trzecie badanych (62 proc.) zamierza skorzystać z takiej możliwości w przyszłości. Jedynie 4 proc. uczestników badania preferuje kontakt osobisty i nie ma zamiaru zmieniać swoich przyzwyczajeń. Warto zauważyć, że ponad połowa ankietowanych (53 proc.) oceniła pozytywnie swoje dotychczasowe doświadczenia z e-urzędem. Z danych MAC wynika też, że w ciągu roku liczba urzędów, w których dostępne są usługi elektroniczne znacznie wzrosła. W 2012 r. możliwość załatwienia spraw przez Internet oferował tylko co trzeci urząd, a rok później już prawie co drugi (47 proc.). Można przypuszczać, że w roku bieżącym odsetek ten jeszcze się zwiększy. – Sukcesywnie wydłuża się także lista spraw, które można załatwić bez wizyty w urzędzie – mówi Artur Wojtczuk, dyrektor Linii biznesowej płatności internetowe w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A. – Dlatego, zanim wybierzemy się do urzędu, warto sprawdzić czy taka wizyta będzie w ogóle konieczna. Jest bardzo prawdopodobne, że będziemy mogli zaoszczędzić czas i wykonać wszystkie czynności zdalnie – radzi A. Wojtczuk.

Jak w praktyce wygląda możliwość rozpoczęcia komunikacji z e-urzędem? Są na to dwa proste sposoby. Część urzędów umożliwia klientom założenie indywidualnego konta, niezbędnego do załatwiania spraw drogą elektroniczną bezpośrednio na swoich stronach internetowych, inne proponują kontakt poprzez ogólnopolską elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP). W obu przypadkach procedura nie jest skomplikowana – wystarczy podać imię i nazwisko, czasami również PESEL lub NIP oraz dane adresowe. System automatycznie rejestruje nowego użytkownika i przy kolejnym logowaniu wystarczy już podać wyłącznie login i hasło.

Cyfryzacja administracji publicznej nie dotyczy jedynie składania wniosków czy podań, ale również wnoszenia wszelkich urzędowych opłat, które także można uregulować za pośrednictwem Internetu. Narzędziem, które pozwala na uiszczanie drogą elektroniczną opłat administracyjnych przez całą dobę, a nawet w weekendy, jest PayByNet. To system gwarantowanych i bezpośrednich płatności internetowych, którego operatorem jest Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., dedykowany branży e-commerce i nowoczesnej administracji publicznej świadczącej e-usługi, W porównaniu z innymi rozwiązaniami, pozwalającymi na realizację przelewów za transakcje internetowe, wyjątkowość PayByNet polega na tym, że tylko w tym systemie pieniądze przekazywane są pomiędzy rachunkiem klienta a rachunkiem urzędu bez udziału firmy pośredniczącej.

Jak podkreśla Artur Wojtczuk, usługa PayByNet może przyczynić się do przyspieszenia tempa, a co za tym idzie liczby rozpatrywanych przez urząd spraw, ponieważ moment rozpoczęcia ich realizacji jest uzależniony od potwierdzenia płatności, a nie od chwili zaksięgowania pieniędzy na koncie. Narzędzie to pozwala na skrócenie czasu upływającego pomiędzy złożeniem wniosku a dokonaniem płatności. Decydujący się na skorzystanie z usługi PayByNet klient e-urzędu otrzymuje w serwisie transakcyjnym swojego banku gotowy do zatwierdzenia, wypełniony formularz zawierający wszystkie dane niezbędne do realizacji przelewu. – Automatycznie wypełnione pole tytułu przelewu, zgodne z tabelą urzędu, bez możliwości wprowadzania zmian przez użytkownika, zabezpiecza go przed ewentualnymi błędami, możliwymi przy ręcznym wypełnianiu formularza – wyjaśnia Artur Wojtczuk.

Sposób korzystania z PayByNet jest prosty i intuicyjny. Na stronie internetowej e-urzędu należy wybrać usługę, za którą chcemy zapłacić, a jako formę płatności potwierdzić PayByNet. Po przejściu na stronę systemu, na prezentowanej liście wystarczy wskazać swój bank, aby zostać przekierowanym do serwisu bankowości elektronicznej. Od razu po zalogowaniu system wyświetla gotowy, uzupełniony formularz przelewu, a po akceptacji przelewu przez użytkownika, urząd natychmiast zostaje powiadomiony, że dana osoba dokonała płatności za usługę. – KIR S.A. jako operator systemu rozliczeniowego ELIXIR®, który jest standardowym systemem przetwarzającym informacje o przelewach międzybankowych, gwarantuje urzędowi realizację transakcji. Dzięki temu  po stronie administracji dana sprawa może toczyć się bez zbędnej zwłoki. Jako potwierdzenie dokonania płatności, PayByNet przesyła do urzędu Elektroniczne Poświadczenie Opłaty – tłumaczy Artur Wojtczuk.

Rozwiązanie oferowane przez KIR S.A. jest zintegrowane z ePUAP oraz portalami i platformami zbudowanymi przez jednostki administracji publicznej do elektronicznej obsługi klienta. Z systemu PayByNet korzystają m.in. mieszkańcy Warszawy, Krakowa, Gdańska oraz województw opolskiego i śląskiego. Obecnie jest on dostępny w ponad 250 urzędach. System jest coraz częściej wykorzystywany także przez ośrodki geodezji i kartografii do pobierania opłat za udostępniane zasoby kartograficzne. Warto podkreślić, że nie tylko administracja publiczna wykorzystuje system PayByNet w celu usprawnienia swojej działalności i podniesienia jakości obsługi klientów. Narzędzie to stosowane jest z powodzeniem w branży e-commerce – pozwala na opłacanie zakupów w wielu popularnych sklepach z elektroniką, w księgarniach czy w biurach podróży.

Źródło: Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.

(1) https://mac.gov.pl/files/raport_e-administracja_w_oczach_internautow_2013.pdf