Mikroprzedsiębiorco: mija termin na złożenie pierwszego JPK_VAT

Struktura JPK_VAT, którą od 1 stycznia muszą składać także mikroprzedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, jest niczym innym jak wykazem informacji z rejestru sprzedaży i rejestru zakupów. Można powiedzieć, że jest to uzupełnienie deklaracji VAT. Deklaracja VAT zawiera dane liczbowe, a JPK_VAT jest jej uzupełnieniem o szczegółowe dane kontrahentów – uspokaja Aneta Socha, ekspert kadrowo-podatkowy inFakt. I wyjaśnia: – System ten został wprowadzony, aby urzędy miały dokładniejsze dane, szybszą możliwość ich sprawdzenia i łatwiejszy sposób przeprowadzenia kontroli. Oczywiście jest to dodatkowy obowiązek dokumentacyjny, ale dzięki niemu szybciej możemy odnieść się do pytań czy też wątpliwości urzędu. Postępowania wyjaśniające i kontrole będą prawdopodobnie mniej kosztowne i mniej czasochłonne – w większości przypadków będzie można wszystko wyjaśnić telefonicznie lub mailowo, bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie.

Od 1 stycznia 2018 r. mikroprzedsiębiorcy prowadzą elektroniczną ewidencję VAT (czyli rejestr sprzedaży i zakupów VAT) oraz przesyłają ją jako JPK_VAT. Duże przedsiębiorstwa wysyłają JPK_VAT już od 1 lipca 2016 r., a małe i średnie od 1 stycznia 2017 r.

JPK_VAT składa się z danych identyfikujących podatnika (np. nazwa, NIP) oraz danych, które dotyczą dokumentów sprzedażowych i zakupowych. Odzwierciedla dane zawarte w ewidencji zakupu i sprzedaży. Dane wykazane w JPK_VAT powinny być zgodne z danymi ujętymi w deklaracji VAT.

Nowy obowiązek dotyczy każdego kto jest podatnikiem VAT i składa między innymi deklaracje VAT-7 lub VAT-7K. W tym drugim przypadku JPK_VAT trzeba jednak składać także co miesiąc, a nie raz na kwartał.

Są tacy, co nie muszą

A kiedy nie trzeba składać JPK_VAT? W przypadku gdy korzysta się ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, wskazanego w ustawie o VAT. Dotyczy to sytuacji, kiedy albo korzysta się ze zwolnienia przedmiotowego VAT (sprzedaje wyłącznie towary i świadczy usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) lub sprzedaje towary i świadczy usługi, które są opodatkowane VAT, ale obrót był mniejszy niż 200 tys. zł. (zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy).

Jednak trzeba pamiętać, że jeśli obrót jest mniejszy niż 200 tys. zł, ale zrezygnowało się ze zwolnienia podmiotowego lub nie ma się prawa do wyboru tego zwolnienia, to ma się obowiązek złożenia JPK_VAT.

Kalendarz dla JPK_VAT

Informacje o prowadzonej ewidencji w formie JPK_VAT składać należy bez wezwania do 25. dnia po zakończeniu danego miesiąca (chyba że 25. dzień miesiąca wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wtedy jest czas do pierwszego dnia roboczego).

I tak, na początek: do 26 lutego trzeba wysłać JPK_VAT za styczeń (bo 25 lutego to niedziela), do 26 marca wysłać taką informację za luty (bo 25 marca to też niedziela), ale już do 25 kwietnia należy wysłać JPK_VAT za marzec itd.

Jak zdążyć na ostatnią chwilę?

JPK_VAT wysyła się wyłącznie drogą elektroniczną.

Dla tych, którzy zostawili problem na ostatnią chwilę a rozliczają się samodzielnie (nie korzystając np. z usług biura rachunkowego) może to być problem. Trzeba bowiem mieć odpowiednią internetową platformę do wysłania JPK_VAT, narzędzie do podpisania pliku oraz mozliwość sprawdzenia czy plik dotarł pod właściwy adres.

Dlatego najlepiej skorzystać z bezpłatnej aplikacji e-mikrofirma, dostępnej m.in. ze strony internetowej Ministerstwa Finansów oraz podpisać Profilem Zaufanym.

W aplikacji e-mikrofirma można zresztą wystawiać faktury krajowe, zapisywać faktury zakupu i stworzyć ewidencje VAT. Aplikacja generuje, waliduje, szyfruje pliki JPK_VAT oraz umożliwia ich podpisywanie i przesyłanie do systemu Ministerstwa Finansów, a przeznaczona jest przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Do podpisania JPK_VAT można użyć oprócz Kwalifikowanego Podpisu Cyfrowego  także Profilu Zaufanego – bezpłatny podpisu elektronicznego, który można założyć nie tylko niemal w każdym urzędzie, ale, co ważne zwłaszcza w wariancie „na ostatnią chwilę” – także za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Do podpisu wówczas wystarczy kod autoryzacyjny wysłany na kanał autoryzacji.

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dla JPK_VAT podpisanego danymi autoryzującymi i wysłanego przez e-bramkę JPK_VAT można sprawdzić np. przez linkUPO-JPK DA dostępny za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Finansów. Warto też pamiętać, że po podpisaniu JPK_VAT danymi autoryzującymi podatnik otrzymuje na wskazany przez siebie adres e-mail link do pobrania UPO.

Sprawdź przed wysłaniem

Przed wysłaniem jednak warto jeszcze raz sprawdzić dane zawarte w pliku. – Generalną zasadą, o której warto pamiętać przy składaniu plików JPK_VAT jest wymagalna zgodność danych w pliku z danymi przekazanymi w deklaracji VAT-7, dotyczy to również deklaracji kwartalnej VAT-7K. Pliki JPK_VAT podatnicy składają zawsze co miesiąc, niezależnie od uprawnienia do kwartalnego rozliczania podatku – przypomina Bogdan Zatorski, ekspert podatkowy Sage. I dodaje: – W przypadku konieczności złożenia korekty deklaracji VAT, podatnik powinien skorygować również pliki JPK_VAT za ten sam okres. Przed złożeniem JPK_VAT lub deklaracji VAT podatnik powinien zawsze sprawdzić zgodność danych, najlepiej porównując deklaracje (lub jej korektę) z korespondującymi plikami JPK.

Odroczenie terminu lub kara

Jeśli z jakichś ważnych powodów nie da się wysłać pierwszego pliku do północy w poniedziałek 26 lutego, wciąż można jeszcze zwrócić się o odroczenie terminu złożenia JPK_VAT. W tym celu należy wystąpić z umotywowanym wnioskiem, najpóźniej w poniedziałek 26 lutego, do właściwego dla siebie naczelnika urzędu skarbowego.

JPK_VAT ma charakter informacji podatkowej, dlatego niezłożenie go w terminie może spowodować sankcje karno-skarbowe. W zależności od okoliczności może to być wykroczenie lub przestępstwo.

Co wyznacza granicę między nimi? Przede wszystkim wartość uszczuplenia należności podatkowej – jeżeli przekracza ona 10 000 zł, jest to przestępstwo.

Za wykroczenie urząd skarbowy może ukarać mandatem od 210 zł do 4 200 zł, sąd zaś grzywną w wysokości do 42 tys. zł. Za przestępstwa skarbowe, poza grzywną ze strony sądu grożą kary wieloletniego więzienia.

Wkrótce „dogrywka”

Na tym z JPK nie koniec. Od 1 lipca br. wszyscy zobligowani będą również do tworzenia i udostępniania, na żądanie fiskusa, kolejnych ustandaryzowanych plików: ksiąg rachunkowych (JPK_KR), wyciągów bankowych (JPK_WB), magazynu (JPK_MAG), faktur VAT (JPK_FA), podatkowej księgi przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) oraz ewidencji przychodów (JPK_EWP).

By uniknąć nerwówki podobnej do przeżywanej obecnie, warto do tych kolejnych obowiązków przygotować się znacznie wcześniej.