Kraj: Planowanie Rozwoju Instytucjonalnego – szansa czy konieczność?
10 sierpnia w Jachrance k. Warszawy spotkało się grono 70 samorządowców z Mazowsza. Wójtowie, burmistrzowie, starostowie, skarbnicy i sekretarze gmin odpowiedzieli tak licznie na zaproszenie Związku Gmin Wiejskich RP, Związku Miast Polskich oraz Związku Powiatów Polskich. To partnerzy programu realizowanego przez Małopolską Szkołę Administracji Publicznej pod egidą Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji ze środków programu operacyjnego Kapitał Ludzki i Europejskiego Funduszu Społecznego, służącego upowszechnianiu metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI).
Maciej Małek
Cele programu
Metoda PRI została opracowana w krakowskiej uczelni w efekcie dążenia do poprawy funkcjonowania administracji publicznej. Adresowana do samorządów wszystkich szczebli oraz administracji rządowej w województwie, powstała w latach 2001-2004 w ramach koordynowanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji projektu Wzrost efektywności funkcjonowania lokalnej i regionalnej administracji publicznej, by zostać wdrożona w 33 urzędach. W efekcie dopracowano się metody, która w nowatorski sposób pozwala ocenić poziom rozwoju instytucjonalnego jednostek administracji publicznej. Obejmuje nie tylko analizę rozwoju instytucjonalnego, ale również projektowanie – na jej bazie – zmian o charakterze usprawnień instytucjonalnych, ich wdrożenie, monitorowanie i ocenę uzyskanych tą drogą efektów.
Poprawiać permanentnie
Zaletę metody stanowi możliwość dokonania przez kierujących jednostką administracji publicznej samooceny rozwoju instytucjonalnego urzędów w celu poprawy ich potencjału, bez konieczności zatrudniania ekspertów zewnętrznych,. Tak określony cel nic nie traci ze swej aktualności, bez względu na upływ czasu. Odmiennie od uwarunkowań prowadzonej analizy – by wymienić tylko zmiany obowiązującego prawa – zmiany strukturalne w administracji, listę realizowanych zadań, wreszcie źródła ich finansowania. W tym stanie rzeczy partnerzy projektu podjęli zadanie aktualizacji metody PRI w ramach projektu Podniesienie jakości działania urzędów i usług dla mieszkańców poprzez wdrożenie zaktualizowanej Metody PRI w gminach i powiatach.
Adresaci
Wdrożenie zaktualizowanej wersji PRI w zamyśle realizatorów projektu pozwoli poprawić działanie urzędów gmin i starostw powiatowych, co w kontekście zbliżających się wyborów samorządowych ma dodatkowy walor oceny i weryfikacji podejmowanych działań. Wszak każdy program, także ten wyborczy, za punkt wyjścia powinien przyjąć diagnozę aktualnego stanu spraw. Obszary analizy poziomu rozwoju instytucjonalnego obejmują szerokie spektrum zagadnień, poczynając od przywództwa i strategii, zarządzania zasobami i procesami, z którego wydzielono zarządzanie kapitałem ludzkim organizacji po partnerstwo, w tym publiczno-prywatne, oraz zarządzanie usługami publicznymi. Dla każdego z analizowanych obszarów przyjęto kryteria (łącznie 19) adekwatne do przedmiotu analizy.
Etapy realizacji projektu
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, konieczność aktualizacji opisanej metody „wymusiło” samo życie, zatem pierwszym etapem projektu była aktualizacja narzędzi samooceny, które poddano pilotażowi prowadzonemu na reprezentatywnej grupie 18 samorządów – uczestników projektu, reprezentujących gminy wiejskie, miejskie oraz powiaty. Szczebel miejski reprezentował m. in. jako jedyny na Mazowszu, Sochaczew, bogaty doświadczeniem uczestnictwa w PRI od jego zarania. Pilotaż podzielono na trzy segmenty – analizę poziomu rozwoju instytucjonalnego, zaprojektowanie koniecznych usprawnień, wdrożenie i ocenę efektów przeprowadzonych zmian. Kolejnym etapem przedsięwzięcia będzie poprawa funkcjonowania dalszych 60 jednostek samorządu lokalnego przez wdrożenie etapów analizy i projektowania działań rozwojowych urzędów poprzez warsztaty i konferencje regionalne oraz budowanie bazy benchmarkingowej. Wreszcie upowszechnienie metody i informacji o korzyściach płynących z jej stosowania. Obecnie projekt znajduje się w fazie finalizowania etapu analiz rozwoju instytucjonalnego w samorządach, które w nim uczestniczą. Trwają prace nad opracowaniem aplikacji komputerowej mającej za zadanie ułatwienie procesu analizy poziomu rozwoju instytucjonalnego. Promowanie opisanej metody, czego elementem była konferencja w Jachrance, zapoczątkowano w kwietniu 2010, traktując regionalne spotkania samorządowców jako okazję do prezentacji metody, opisu jej zalet i możliwych zastosowań, wraz z materiałami informacyjno-szkoleniowymi.
Praktyczna weryfikacja metody
Atut profesjonalnie przygotowanych i poprowadzonych prezentacji stanowiły praktyczne warsztaty, podczas której uczestnicy konferencji dokonywali samooceny metodą PRI własnych jednostek samorządowych w kategorii kryteriów – przywództwo i zarządzanie strategiczne. W ramach drugiego z bloków tematycznych przeprowadzono próbę wypracowania i dookreślenia priorytetów, kryteriów ich wyznaczania i narzędzi wdrażających PRI w obszarze zarządzania strategicznego, zarządzania finansami i komunikacji społecznej. W ramach szkolenia zaprezentowano również sposób przygotowania uproszczonej, mowa o metodzie, a nie poziomie merytorycznym, wersji raportu PRI dla własnej jednostki samorządowej, by podsumować interaktywną oceną przebieg oraz rezultaty praktyczne zrealizowanego metodą seminaryjną programu konferencji, którego dopełnieniem było wręczenie przedstawicielom JST certyfikatów uczestnictwa.
Mamy ambicję wdrożyć do stałej praktyki zarządzania myślenie procesowe, służące doskonaleniu funkcjonowania administracji samorządowej, a w efekcie podnoszeniu jakości życia mieszkańców. Elementy edukacyjne naszych działań koncentrujemy na tych obszarach, które wymagają stałego monitorowania i usprawniania. W miarę uzyskiwanych postępów rozszerzamy katalog zagadnień stanowiących przedmiot analizy. Uniwersalność metody PRI wynika z jej przydatności dla wielu obszarów działania stanowiących domenę samorządu.
Wdrożenie metody PRI do praktyki zarządzania sprawami gminy będzie istotnym elementem doskonalenia naszej pracy na rzecz mieszkańców. Propozycję traktuję jako interesującą metodologicznie z racji czytelności i przejrzystości oraz wielości możliwych zastosowań. Od dawna wspomagamy się systemami zarządzania jakością ISO, zatem nowe narzędzia stwarzają szansę szukania nowych dróg rozwiązywania problemów i pytań, które nadal pozostają otwarte.
Wartość dodaną prowadzonych prezentacji stanowi możliwość praktycznej weryfikacji stosowanych metod analizy i narzędzi pomiaru poprzez ich konfrontowanie z praktycznym doświadczeniem i wiedzą uczestników programu, zmagających się w codziennej pracy z koniecznością rozwiązywania organizacyjnych, finansowych, komunikacyjnych i społecznych zadań samorządu, na rzecz lokalnych społeczności. Innymi słowy, te spotkania, stanowiące część misji Związku pozwalają nam uczyć się od siebie nawzajem.
Doświadczenie, a jesteśmy w programie od 2003 roku, podpowiada, że pozwala on na profesjonalizację naszej pracy, tak w sferze optymalizacji procesów zarządczych, jak w diagnozowaniu problemów. Uczestnictwo w obecnym pilotażu stanowi dodatkowy bodziec do jeszcze lepszego rozpoznania potrzeb i oczekiwań mieszkańców naszego miasta. Warunki, w jakich przychodzi nam działać są coraz bardziej złożone, więc każdy sposób na poprawę naszej pracy wymaga uwagi i optymalnego wykorzystania. Także w odniesieniu do stałego doskonalenia wdrażanych metod analizy i zarządzania zmianą.
Analiza doświadczeń i dotychczasowe efekty wdrażania metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego jasno wskazały na potrzebę dostosowania wypracowanych instrumentów i narzędzi, do zmieniających się warunków funkcjonowania samorządu. Temu służy realizowany pilotaż, wdrażanie rozbudowanych kryteriów analizy i nowe definiowanie jej obszarów rozumianych funkcjonalnie i praktycznie.
Mamy ambicję stałego doskonalenia naszej pracy. Procedury w urzędzie wymagają weryfikacji, bowiem od efektów naszych decyzji zależy komfort życia mieszkańców. Oddzielny problem stanowią środki finansowe i efektywne ich wydatkowanie. Dowodem na prawdziwość tej tezy jest udział nakładów inwestycyjnych w budżecie miasta i gminy. Mimo unijnego wsparcia nie dorównuje temu z początku lat 90. Analizy wymagają przyczyny takiego stanu. |
Paweł Tomczak, 
Maria Jolanta Batycka-Wąsik,
Marek Wójcik, 
Jerzy Żelichowski, 
Grzegorz Kubalski, 
Janusz Kobyliński,