Jak skuteczniej zarządzać płynnością finansową
Założenie i prowadzenie przedsiębiorstwa jest poważnym wyzwaniem, które nierozerwalnie wiąże się z koniecznością spełniania wielu wymogów formalno-prawnych. Tymczasem przedsiębiorcy często czują się zagubieni w gąszczu przepisów. Aby ich entuzjazm nie opadł, a firma miała szansę utrzymać się na rynku - oprócz wiedzy, zaangażowania i sprzyjających warunków - potrzeba wyjątkowej skrupulatności w planowaniu wydatków i stałej kontroli nad przepływem pieniędzy w firmie. Warto wiedzieć o nowych narzędziach, które mogą to zadanie ułatwić.
Jak wynika z raportu Ministerstwa Gospodarki Przedsiębiorczość w Polsce, liczba firm zarejestrowanych w systemie REGON w 2013 r. po raz pierwszy w historii przekroczyła 4 mln1, przy czym aż trzy czwarte z nich to jednoosobowa działalności gospodarcza. Mikrofirmy, w odróżnieniu od dużych przedsiębiorstw i korporacji, nie mają do dyspozycji sztabu ekspertów czy zaawansowanych narzędzi analitycznych, ułatwiających efektywne funkcjonowanie na rynku. Bez przeszkód mogą natomiast korzystać z nowoczesnych usług, takich jak e-księgowość czy bankowość elektroniczna. Zgodnie z danymi ZBP, w drugim kwartale 2014 r. popularność zdalnego kanału zarządzania firmowymi finansami wzrosła w sektorze MSP o ponad 8 proc. (względem analogicznego okresu roku 2013)2. Oczekiwania przedsiębiorców w stosunku do wykorzystywanych usług nie różnią się znacznie od preferencji konsumentów – dla wszystkich liczy się przede wszystkim bezpieczeństwo i wygoda.
W działalność każdej firmy wpisane są zdarzenia, których nawet w precyzyjnie opracowanym budżecie przewidzieć nie sposób. Płynność finansowa przedsiębiorstwa może zostać zachwiana nie tylko w wyniku braku długofalowego planowania lub błędnego szacowania nakładów inwestycyjnych, ale także z powodu przeterminowanych płatności i związanych z nimi zatorów płatniczych.
Jak pokazuje najnowszy Raport BIG wydany przez BIG InfoMonitor3, aż 72 proc. przedsiębiorców przyznaje, że nieterminowe regulowanie należności to problem znacząco utrudniający funkcjonowanie firmy. – Właśnie w takich sytuacjach istotnym ułatwieniem dla przedsiębiorcy może być informacja o przelewie zleconym przez kontrahenta. Wiedząc, że pieniądze znajdą się na koncie firmowym najpóźniej kolejnego dnia roboczego, właściciel firmy jest w stanie lepiej zaplanować inwestycje czy bieżące wydatki, a tym samym uniknąć np. konieczności zaciągania kredytu czy rezygnacji z zakładanych planów biznesowych – mówi Maja Markiewicz, dyrektor Linii biznesowej usługi Ognivo w KIR.
Wśród nowoczesnych narzędzi wspierających efektywne zarządzanie budżetem firmy znalazła się aplikacja Ognivo, której głównym zadaniem jest wymiana informacji związanych z rozliczeniami pomiędzy bankami – uczestnikami systemów Elixir (dla przelewów w złotych) i Euro Elixir (dla przelewów w euro) oraz podmiotami współpracującymi z bankami. Użytkownikami aplikacji, zbudowanej przez KIR na zasadzie uzupełniających się modułów, są banki (aktualnie bezpośrednimi uczestnikami systemu rozliczeniowego Elixir jest 48 banków, w tym 2 zrzeszenia obejmujące wszystkie banki spółdzielcze) oraz m.in. ZUS, Poczta Polska, izby celne i urzędy miast. – Oferowany bankom w ramach aplikacji Moduł informacji o saldach przychodzących, pozwala na udostępnianie im szczegółowych danych o wybranych transakcjach, które zostały przekazane do systemu rozliczeniowego na daną sesję Elixir. Dzięki Ognivo klient banku, najczęściej przedsiębiorca, może uzyskać informację o przekazanych na jego rachunek środkach zanim zostaną one zaksięgowane na koncie, tj. przed dokonaniem rozrachunku. Jest to szczególnie przydatne w okresach kiedy banki nie pracują – np. w weekendy i w święta – wyjaśnia Maja Markiewicz.
Dotychczasowe sposoby weryfikacji wypłacalności kontrahentów były ograniczone praktycznie do kontrolowania pojedynczych transakcji po zaksięgowaniu pieniędzy na koncie. Tymczasem dostęp do informacji o saldach przychodzących umożliwia przedsiębiorcy swobodne modyfikowanie planu firmowych wydatków i inwestycji, zanim pieniądze fizycznie trafią na rachunek. Sposób korzystania z tego rozwiązania jest niezwykle prosty. Zainteresowany przedsiębiorca kontaktuje się ze swoim bankiem celem uzyskania dostępu do tej usługi. Następnie bank, np. poprzez swoją bankowość elektroniczną uruchamia usługę, w ramach której klient może przesłać zapytanie do banku o jeden lub kilka interesujących go rachunków. Zgłoszenie od banku trafia do KIR (aplikacja Ognivo), pośredniczącego w procesie wymiany informacji. W kolejnym kroku KIR wykonuje analizę plików transakcji zgodnie z otrzymanym zapytaniem, a plik wynikowy przekazuje do banku, którego przedsiębiorca jest klientem. Następnie przedsiębiorca jest informowany o wyniku przeprowadzonych analiz i otrzymuje listę transakcji przed rozrachunkiem, za pośrednictwem preferowanego kanału komunikacji (np. e-mail, SMS). Cały proces odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa przesyłanych danych.
– Usługa została skonstruowana w taki sposób, aby bank miał nieprzerwany dostęp do danych i mógł przekazać je klientowi natychmiast po otrzymaniu zapytania. Z punktu widzenia przedsiębiorców, oznacza to możliwość oszczędności czasu i redukcji kosztów. Są to korzyści nie do przecenienia, szczególnie w przypadku branży transportowej czy handlowo-usługowej, których działalność opiera się na terminowej sprzedaży i dystrybucji towarów. Dotyczy to również rosnącego w szybkim tempie rynku e-commerce – mówi Maja Markiewicz. – Informacja o saldach przychodzących to usługa unikalna na polskim rynku. Ze względu na oferowane korzyści, zarówno dla banków, jak i przedsiębiorców, ma ona potencjał by wkrótce stać się rynkowym standardem – podsumowuje Maja Markiewicz.
Źródło: KIR
(1) Raport Przedsiębiorczość w Polsce, Ministerstwo Gospodarki 2014
(2) Raport NetB@ank, Związek Banków Polskich 2014
(3) Raport BIG, Wskaźnik bezpieczeństwa działalności gospodarczej, BIG InfoMonitor, 2014
